归档 PDF 与保存 PDF 不同。保存的 PDF 以其上次使用时的状态保存在您的硬盘上。存档的 PDF 经过清理、压缩和格式化，以便长期存储：几十年后仍可读，没有不必要的膨胀，并且经过组织，以便在需要时可以找到正确的文档。区别在于现在几分钟的准备和之后几个小时的沮丧。
归档的清理过程针对三个目标：文件大小、高效存储。元数据和结构，用于可发现性。并符合格式要求，以供将来阅读。每个目标都有特定的步骤来准备 PDF 以实现长期存储。
下表概述了清理步骤、其目的以及建议的顺序。
| 步骤 | 行动 | 目的 | 所需工具 |
|---|---|---|---|
| 1 | 压缩至存档质量：无损压缩可保留所有内容，但通过结构优化来减小文件大小 | 减少存储占用空间而不牺牲可读性 | 压缩工具 |
| 2 | 添加或更新元数据：标题、作者、主题、关键字和创建日期 | 使文件可通过搜索发现；向多年后发现该文件的人解释该文件的含义 | PDF编辑器 |
| 3 | 删除隐藏数据：旧元数据、修订历史记录、嵌入缩略图、未使用的对象 | 删除与存档版本无关的信息；减小文件大小 | 元数据清理工具 |
| 4 | 如果文档超过 10 页，请添加书签 | 使存档文件可导航，无需滚动浏览每一页 | PDF编辑器 |
| 5 | 如果文档包含扫描页面，则进行 OCR | 使扫描内容可搜索；如果没有 OCR，扫描的页面对于搜索工具来说是不可见的 | 光学字符识别工具 |
| 6 | 使用一致的档案命名约定重命名 | 使文件可以仅通过文件名来识别；包括日期、文档类型和描述 | 文件管理器 |
选择正确的存档格式
标准 PDF 足以满足大多数归档需求。 PDF/A 是一种专门的存档格式，它嵌入所有字体、禁止外部依赖性并限制将来可能变得不可读的功能，例如 JavaScript 和外部文件引用。许多司法管辖区的政府和法律档案都需要 PDF/A。对于个人和商业归档，经过精心准备的标准 PDF 就足够了。
标准 PDF 和 PDF/A 之间的PDF Archive 决定取决于所需的寿命。您五年内需要阅读的文档可以放心地使用标准 PDF。三十年后必须可读的文档应该使用 PDF/A。该格式将渲染所需的所有内容嵌入到文件本身中，使其独立且能够适应未来字体可用性和渲染技术的变化。
整理存档的 PDF 以供将来检索
如果三年后你找不到它，那么完美的 PDF 就毫无用处。命名约定、元数据和文件夹结构一起作为一个检索系统。文件名告诉您该文档是什么。元数据告诉搜索工具文档包含什么。文件夹结构对相关文档进行分组，因此浏览与搜索一样有效。
WukongPDF 的PDF 压缩 和编辑工具处理准备 PDF 存档的清理步骤。压缩以减小大小，添加元数据以提高可发现性，并添加 OCR 扫描内容以提高可搜索性。准备好的文件可以长期存储在您用来管理存档文档的任何系统中。
测试存档文件的未来可读性
每年一次，打开一些随机选择的存档 PDF 并验证它们仍然可读。软件更改、操作系统更新和默认 PDF 阅读器发生变化。三年前完美打开的文件可能在当前版本的 PDF 阅读器中无法正确呈现。对存档进行抽查可以发现格式损坏，以免影响重要文档。如果文件无法打开，您仍然有时间在转换工具消失之前对其进行转换。