季度财务报表以 PDF 形式提供。这是 12 页的密集表格：按产品线划分的收入、按类别划分的支出、资产负债表项目、现金流量变动。您需要将关键数据提取到分析电子表格中：总收入、总支出、净收入以及每个主要类别的小计。您不需要 200 个单独的事务行。您需要讲述故事的摘要数据。
从PDF 到Excel 财务报表中提取汇总级数据比转换整个表格更有针对性。您正在寻找特定的数字，这些数字通常标有“总计”、“小计”、“净额”或“总和”等术语，并且您需要它们采用可以分析的结构化格式。
识别 PDF 中的摘要行
在提取之前，扫描 PDF 以识别哪些行包含摘要数据。摘要行通常具有独特的格式：粗体文本、上方一行、不同的背景颜色或“总计”、“小计”、“净额”、“总额”、“总和”或“余额”等标签。这些视觉提示可以帮助您找到 PDF 中的行，也可以帮助提取引擎识别它们。一些提取工具可以配置为专门查找与这些模式匹配的行。
请注意显示摘要行的页码。财务报表通常在开头放置汇总表，例如一页损益表汇总，然后在接下来的几页中添加详细的交易表。您想要的摘要行可能集中在 12 页中的 2 或 3 页。您可以通过仅提取这些页面而不是整个文档来节省处理时间。
将汇总数据提取到 Excel
PDF-to-Excel 工具可以从特定页面提取数据。上传 PDF 并指定包含汇总表的页面。该工具检测表结构、提取数据并将其导出到 Excel 电子表格。打开电子表格并找到摘要行。它们应以与 PDF 中相同的相对顺序出现，行标签位于一列中，值位于另一列中。
如果提取工具不支持特定于页面的提取，请提取所有页面，然后在 Excel 中过滤结果。扫描提取的电子表格中包含汇总标签（例如总计或净额）的行。将这些行复制到单独的摘要表中。从工作表中删除详细的交易行或将其保留在单独的选项卡中以供参考。
清理提取的财务数据
从 PDF 中提取的财务数据在到达 Excel 时通常会出现格式问题。货币符号、美元符号、欧元符号与数字嵌入在同一单元格中，使 Excel 将值视为文本。负数可以显示在括号 (1,234) 中，而不是带有减号 -1,234，Excel 不会将负号识别为负数。日期可能会以不一致的格式显示。
使用 Excel 函数清理数据。对于存储为文本的货币值，请使用 =VALUE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A1,"$",""),",","")) 去除美元符号和逗号，然后转换为数字。对于括号中的负数，请使用 =IF(LEFT(A1,1)="(", -VALUE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A1,"(",""),")",""),",","")), VALUE(SUBSTITUTE(A1,",",""))) 来检测括号，将其删除并应用负号。这些公式处理最常见的财务格式模式，然后将它们应用到第一行并向下拖动以清理整个列。
清理后，通过与原始 PDF 交叉检查来验证总数。对提取的行项目求和并与 PDF 中规定的总数进行比较。如果数字在舍入公差范围内匹配，则提取是准确的。如果它们不匹配，请扫描电子表格以查找丢失或未对齐的行。
处理多期财务报表
季度或年度财务报表通常在同一张表中并排显示多个期间：第一季度、第二季度、第三季度、第四季度、全年。提取工具必须正确检测列结构以将值分配给正确的时间段。仔细检查提取的电子表格。确保 Q2 数字位于 Q2 列中，而不是移入 Q1 或 Q3 列中。
如果 PDF 报表是扫描的而不是数字创建的，请在提取之前运行 OCR。扫描的财务报表是图像的集合。从图像中提取 PDF 数据 需要 OCR 首先识别文本，然后提取以将识别的数字拉入 Excel。 WukongPDF 的 OCR 和提取工具按顺序工作：OCR 首先使文本变得机器可读，然后提取以将特定数据点拉入电子表格中。
对于定期财务报告，构建一个模板，将提取的数据自动映射到分析电子表格中。请注意提取的 Excel 文件中的哪一行对应于哪个财务指标。在分析电子表格中创建引用这些特定单元格的公式。下个季度，提取新报告，将数据粘贴到模板中的相同位置，公式会自动更新。这种模板投资会在两个报告周期内收回成本，并消除会引入错误的手动转录。 WukongPDF的PDF转换器支持定期报告的批处理，让您通过一次操作从多个期间提取相同的汇总字段。
从财务报表中提取数据进行分析时，请考虑在工作流程中构建对账步骤。将提取的数字导入分析电子表格后，添加一个检查列，将每个提取的值与原始 PDF 进行比较。标记提取值与 PDF 的差异超过舍入公差的任何单元格。这种调节可以在提取错误流入财务模型或报告之前捕获它们。每个语句的检查需要几分钟的时间，并提供审计跟踪文档，表明提取的数据已根据源进行验证。对于 CFO 级别的报告，此验证步骤不是可选的。
财务数据提取的一个实际区别：在 PDF 中以粗体或双下划线显示的汇总总计比使用与常规行项目相同格式的小计更可靠地提取。独特的格式有助于提取引擎将它们识别为具有结构重要性。如果您的提取始终遗漏某些小计，请检查这些小计在 PDF 中是否在视觉上不同。看起来与常规行项目相同的小计是最有可能被错过的。如果您控制 PDF 创建过程，请在导出之前明确设置摘要行的格式。粗体文本、顶部边框线或阴影背景都向人类读者和提取引擎发出信号，表明这些行具有特殊意义。