Документ Word размером 500 КБ после экспорта превращается в PDF размером 5 МБ, кажется нелогичным — можно было бы ожидать, что PDF будет такого же размера или меньше. Но PDF и DOCX хранят информацию по-разному, и некоторые вещи, происходящие во время экспорта, могут сделать PDF значительно больше исходного. Понимание того, почему указывает на исправление.
Внедрение шрифтов увеличивает размер
Документы Word ссылаются на шрифты по имени и полагаются на шрифты, установленные в системе читателя. PDFs встраивает данные шрифта в файл для автономного рендеринга. Встраивание шрифтов добавляет данные файла шрифта в PDF — полный файл шрифта может занимать несколько сотен килобайт, и если в документе используется пять разных шрифтов, это потенциально 1–2 МБ данных шрифта, добавленных в файл, которого не было в документе Word.
Современный экспорт PDF использует поднабор шрифтов — встраивание только символов, фактически используемых в документе, а не всего шрифта. Это значительно снижает накладные расходы, связанные со шрифтами. Если поднабор шрифтов не применяется (настройка в параметрах экспорта), встраиваются полные файлы шрифтов, и увеличение размера становится более существенным.
Изображения хранятся по-разному
Word сохраняет изображения в исходном формате с любым сжатием, которое было у изображения при вставке. Изображение JPEG, вставленное в Word, остается сжатым в формате JPEG. Процесс экспорта PDF может перекодировать эти изображения по-другому — иногда более эффективно, иногда менее. Если при экспорте изображения JPEG преобразуются в несжатый промежуточный формат перед повторным кодированием, данные изображения могут значительно расшириться.
Программа Word «Сжать изображения»; Функция («Формат изображения» → «Сжать изображения») уменьшает размер файла изображения в документе перед экспортом. Если изображения не были сжаты и имеют полное разрешение, PDF может наследовать большие размеры изображений, которые Word эффективно сохранял за счет сжатия JPEG, но экспорт PDF перекодировал менее эффективно.
Метод экспорта PDF имеет значение
Печать в PDF (с использованием виртуального принтера) и прямой экспорт (Файл → Сохранить как → PDF) могут создавать файлы значительно разных размеров из одного и того же документа Word. Путь печати отображает документ так, как он будет выглядеть на физическом принтере, а затем фиксирует полученные выходные данные. Это позволяет растрировать векторное содержимое и создавать большие данные изображения, источником которых является компактный векторный текст.
Прямой экспорт из Word (Файл → Сохранить как → PDF или Файл → Экспорт → Создать PDF/XPS) обычно создает PDF меньшего размера и более высокого качества, чем печать в PDF, поскольку он работает с внутренней структурой документа, а не с рендерингом на изображение принтера. Если вы использовали печать в PDF, переключение на прямой экспорт часто решает проблемы с слишком большим размером PDF.
Скрытый контент и отслеживаемые изменения
Документы Word с отслеживаемыми изменениями, комментариями или скрытым содержимым можно экспортировать в более крупные файлы PDF в зависимости от настроек экспорта. Если экспорт включает историю изменений или показывает разметку, эти данные увеличивают размер PDF. Прежде чем экспортировать окончательный PDF из документа Word с историей изменений, примите или отклоните все изменения, удалите все комментарии и очистите весь скрытый текст, которого не должно быть в окончательном документе.
Исправление слишком большого PDF
Если PDF уже создан и слишком велик, самым быстрым решением будет запуск его с помощью инструмента PDF Compression. Сжатие повторно обрабатывает изображения с помощью эффективного кодирования, поднаборов шрифтов, если их еще не было, и устраняет накладные расходы — обычно уменьшая неоправданно большой PDF на 50–80 % без видимой потери качества при просмотре на экране.
Для документов, которые вы экспортируете регулярно, настройка параметров экспорта в Word позволяет решить проблему на более высоком уровне. В параметрах экспорта PDF в Word установите флажок «Растровый текст, если шрифты не могут быть встроены». флажок снят, установите качество изображения на разумный уровень (не максимальный) и убедитесь, что поднабор шрифтов включен. Эти настройки обычно создают PDF, размер которого сопоставим с исходным документом Word или меньше.