PDF-файлы не блокируются почтовыми клиентами так часто, как исполняемые файлы, но это случается, и когда это происходит, в сообщении об ошибке обычно не очень понятно, почему. Причины делятся на две категории: файл действительно подозрительный или сервер или клиент имеет необычную политику безопасности, которая перехватила обычный файл. У каждого свое исправление.
Ограничения размера вложений
Самая распространенная причина, по которой электронное письмо не доставляется с вложением PDF, — это не безопасность, а размер. Gmail ограничивает размер вложений до 25 МБ. Многие корпоративные почтовые серверы устанавливают ограничения в 10 МБ или даже ниже. Когда электронное письмо возвращается или вложение удаляется, иногда появляется сообщение об ошибке: «Вложение заблокировано». даже если реальная проблема заключается в размере файла.
Проверьте размер файла, прежде чем предполагать проблему безопасности. Если он превышает 10 МБ, первым шагом является сжатие. Инструмент PDF Compression компании WukongPDF обычно уменьшает размер файла на 50–80 % без видимой потери качества. PDF размером 25 МБ, который сжимается до 4 МБ, снимает ограничение размера практически любого почтового сервера.
Файл PDF содержит встроенные исполняемые файлы или JavaScript
PDF технически могут содержать встроенный JavaScript, исполняемые вложения и другой активный контент. Эти функции являются законными в некоторых контекстах (интерактивные формы, доставка встроенного контента), но также используются в фишинговых атаках и распространении вредоносного ПО. Корпоративные системы безопасности электронной почты и спам-фильтры сканируют вложения PDF на наличие этих элементов и блокируют файлы, которые их содержат.
Если ваш PDF был создан с помощью сложного инструмента проектирования, экспортирован из веб-приложения или содержит интерактивные функции, он может включать JavaScript, который запускает фильтры безопасности, даже если файл является законным. Запуск PDF с помощью инструмента сжатия или оптимизации удаляет многие из этих активных элементов содержимого, часто создавая более чистый файл, который проходит проверку безопасности.
Корпоративная политика безопасности электронной почты
Некоторые корпоративные почтовые среды используют платформы безопасности электронной почты, которые сканируют каждое вложение и помещают в карантин все, что соответствует определенным шаблонам — не только вредоносное ПО, но и файлы из определенных источников, файлы определенного размера, файлы с определенными метаданными или файлы, отправленные с доменов, не включенных в список одобренных. Эти политики сильно различаются в разных организациях.
Если получатель сообщает вам, что ваш PDF заблокирован, но другие вложения проходят, узнайте в его ИТ-отделе, какова политика. Иногда исправить это так же просто, как внести ваш домен электронной почты в белый список. В других случаях получатель может получить доступ к файлу через интерфейс проверки карантина своей платформы безопасности.
Защищенные паролем PDF-файлы и сканеры безопасности
По иронии судьбы, защита PDF паролем может привести к его блокировке некоторыми системами безопасности электронной почты. Сканер не может открыть и проверить зашифрованное содержимое, поэтому он считает файл потенциально подозрительным и помещает его в карантин. По этой причине некоторые корпоративные политики безопасности явно блокируют зашифрованные вложения.
Если ваш защищенный паролем PDF блокируется, поделитесь им через ссылку на облачное хранилище — Google Drive, Dropbox или OneDrive — и отправьте ссылку по электронной почте. Сама ссылка не является вложением и обходит проверку вложений. Поделитесь паролем через отдельный канал.
Обходные пути, если электронная почта продолжает блокировать файл
Если доставка вложений электронной почты постоянно не удается конкретному получателю или организации, ссылка для обмена файлами является наиболее надежной альтернативой. Загрузите на Google Диск или Dropbox и поделитесь ссылкой. Получатель скачивает напрямую из облачного сервиса; Электронная почта — это всего лишь средство передачи ссылки, а не сам файл.
Для больших объемов заблокированных PDF-файлов, отправляемых в одну и ту же организацию, стоит потратить время на прямой разговор с их ИТ-отделом, чтобы понять их конкретную политику. Запись в белый список для вашего домена или исключение для определенных шаблонов файлов решают проблему навсегда, а не требуют каждый раз обходного пути.