Вы тратите двадцать минут на создание подробной структуры закладок в PDF-файле, организацию глав, разделов и подразделов в удобную для навигации структуру. Вы вносите небольшое изменение в документ, исправляете опечатку или поворачиваете страницу, сохраняете его, и все закладки исчезают. Панель контура пуста. Построенная вами навигационная структура исчезла. Исчезновение закладок после редактирования — одна из самых частых проблем на форумах пользователей PDF, и это связано с тем, как разные PDF-редакторы обрабатывают структуру документа во время операций сохранения.
Закладки PDF, технически называемые структурой документа, хранятся в виде отдельной структуры в файле PDF. Они не являются частью какой-либо отдельной страницы. Они существуют в древовидной структуре, которая ссылается на страницы по номерам объектов. Когда операция редактирования изменяет структуру документа, ссылки на закладки могут быть нарушены, и редакторы обрабатывают эти неработающие ссылки различными способами: от сохранения закладок с исправленными ссылками до их полного удаления без уведомления.
Как хранятся PDF-закладки и почему они ломаются
За кулисами Закладки PDF представляют собой записи в дереве структуры документа. Каждая закладка хранит строку заголовка, пункт назначения, указывающий на определенную страницу и позицию, а также дополнительные свойства, такие как цвет текста и полужирный шрифт или курсив. В пункте назначения не указан номер страницы, который представляет собой удобочитаемую этикетку. Он ссылается на номер объекта страницы, который является внутренним идентификатором, присваиваемым при создании PDF-файла.
При редактировании PDF-файла такие операции, как добавление страниц, удаление страниц или поворот страниц, могут изменить внутреннюю нумерацию объектов страницы. Закладка, указывающая на объект страницы 15, может обнаружить, что объект страницы 15 теперь является другой страницей или что исходная целевая страница была перенумерована. Место назначения закладки теперь указывает на неправильное место. Хорошо продуманный PDF Editor обновляет все места назначения закладок в соответствии с новой нумерацией страниц. Менее способный редактор сохраняет старые места назначения, создавая неработающие закладки или полностью удаляя закладки.
Эта структурная хрупкость застает большинство пользователей врасплох, когда это происходит в первый раз.
Операция редактирования, которая чаще всего приводит к потере закладок, — это удаление страницы. При удалении страницы все последующие страницы сдвигаются вперед. Закладка, указывающая на страницу 20, теперь должна указывать на страницу 19, а каждая закладка после нее должна уменьшаться на единицу. Если редактор не обновляет полностью все места назначения закладок, те, которые указывают на страницы после удаления, становятся смещенными. Некоторые редакторы реагируют на эту сложность удалением структурного дерева во время любой операции на уровне страницы.
Аналогичная проблема возникает, когда закладки ссылаются на страницы, которые больше не существуют. Если вы создали закладку на странице 12, а затем удалили эту страницу, место назначения закладки останется потерянным. Редактор может оставить потерянную закладку, которая теперь никуда не указывает, или удалить все закладки в качестве меры безопасности, чтобы не оставить в документе неработающие элементы навигации.
Попробуйте редактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.
Поведения, специфичные для редактора, которые приводят к потере закладок
Разные PDF-редакторы обращаются с контурным деревом с совершенно разной степенью тщательности. Adobe Acrobat, эталонная реализация спецификации PDF, сохраняет закладки при большинстве операций редактирования и обновляет места назначения при добавлении, удалении или изменении порядка страниц. Сторонние редакторы сильно различаются. Некоторые сохраняют закладки только для простого редактирования текста, но удаляют их при любых структурных изменениях. Другие сохраняют закладки, но не обновляют места назначения, в результате чего закладка все еще отображается на панели, но ведет на неверную страницу.
Редакторы PDF на основе браузера представляют собой дополнительный фактор. Эти редакторы обычно работают с упрощенным внутренним представлением PDF-файла. Когда они сохраняют отредактированный файл, они перестраивают структуру PDF с нуля, а не изменяют существующую структуру на месте. В этом процессе восстановления часто не учитывается структурное дерево, поскольку для восстановления закладок с правильными местами назначения редактору необходимо отслеживать, как номер объекта каждой страницы изменился во время редактирования.
Формат PDF также позволяет закладкам выполнять другие действия, помимо навигации по страницам. Закладка может вызвать действие JavaScript, открыть веб-ссылку или воспроизвести звук. Закладки с нестандартными действиями с большей вероятностью будут удалены во время редактирования, поскольку многие редакторы понимают и сохраняют только действия закладок типа навигации по страницам.
Как предотвратить потерю закладок во время редактирования
Самый надежный способ сохранить закладки — создать их на последнем этапе документооборота. Сначала завершите все редактирование контента, расположение страниц и форматирование. Добавляйте водяные знаки, верхние и нижние колонтитулы и номера страниц. Только когда содержимое документа будет окончательным, создайте структуру закладок. Такая последовательность исключает риск того, что операция редактирования уничтожит вашу работу с закладками.
Если вам необходимо отредактировать документ, в котором уже есть закладки, сначала проверьте редактирование на копии. Выполните запланированное редактирование копии и проверьте, сохранились ли закладки. Если этого не произошло, вы потеряли только копию. Если да, то вы можете с уверенностью приступить к редактированию оригинала. Этот этап тестирования занимает секунды и экономит час, который потребовался бы для воссоздания сложной структуры закладок.
WukongPDF обеспечивает редактирование PDF-файлов через браузер, но поскольку редакторы на основе браузера перестраивают структуру PDF-файла во время сохранения, сохранение закладок не гарантируется для всех типов редактирования. Для документов с важной структурой закладок создавайте закладки после завершения всех остальных изменений и приведения файла в окончательную форму.
Восстановление закладок после их исчезновения
Если закладки утеряны и у вас нет резервной копии, могут помочь несколько способов восстановления. Если исходный исходный документ все еще существует, повторно экспортируйте его в PDF с включенным созданием закладок. Большинство текстовых процессоров могут автоматически создавать закладки PDF на основе стилей заголовков. В Microsoft Word параметр «Сохранить как PDF» включает флажок для создания закладок с использованием заголовков. Это автоматическое создание воссоздает структуру закладок за считанные секунды.
Если PDF-файл был создан из отсканированного документа и исходный файл не существует, восстановление закладок является более трудоемким. Некоторые расширенные инструменты PDF могут автоматически определять заголовки на основе размера шрифта и шаблонов текста и создавать соответствующие закладки. Качество автоматически обнаруженных закладок зависит от того, насколько последовательно в документе используется форматирование для обозначения иерархии заголовков.
Альтернативные методы навигации при сбое закладок
Если закладки недоступны, PDF Навигация по документу использует другие инструменты. Функция поиска позволяет найти определенные разделы по ключевым словам. Миниатюры страниц на боковой панели обеспечивают визуальную навигацию, если вы примерно знаете, где находится тот или иной раздел. Внутренние ссылки внутри документа, если они есть, обеспечивают интерактивную навигацию между разделами.
Для часто используемых длинных документов рассмотрите возможность добавления кликабельного оглавления как части содержимого страницы. В отличие от закладок, которые хранятся в структурном дереве, внутристраничное оглавление с гиперссылками сохраняется как содержимое страницы и выдерживает большинство операций редактирования. Ссылки сохраняются как часть текста страницы, а не как отдельная структура, которую редактор может отбросить.
Потеря закладок во время слияния — связанная, но отдельная проблема. Когда два PDF-файла объединяются, каждый из них создает свое собственное дерево структуры. Инструмент слияния должен решить, следует ли объединить два контурных дерева в одно, сохранить только контур из первого файла или отказаться от обоих. Поведение по умолчанию варьируется в зависимости от инструмента, и в результате часто получается объединенный PDF-файл без закладок, даже если они есть в обоих исходных файлах.
Размер и сложность структуры закладок могут влиять на то, выдержит ли она редактирование. Документ с пятью закладками верхнего уровня и без вложенных дочерних элементов с меньшей вероятностью вызовет механизм безопасности редактора, удаляющий закладки. Документ с сотней закладок, организованных на пять уровней, представляет собой сложную структуру данных, которую редактор должен тщательно поддерживать при каждой операции сохранения.
Когда закладки имеют решающее значение для удобства использования документа, как в 300-страничном справочном руководстве, где читатели используют панель закладок для поиска определенных разделов, рассмотрите возможность хранения структуры закладок во внешнем мире. Экспортируйте заголовки закладок и номера страниц в электронную таблицу или текстовый файл перед редактированием PDF-файла. Этот экспортированный список служит руководством по восстановлению, если закладки утеряны.
Спецификация PDF продолжает развиваться, и в новых версиях структурное дерево обрабатывается более тщательно, чем в старых версиях. PDF 2.0, опубликованный в 2017 году и обновленный в 2020 году, разъяснил требования к обработке структуры во время изменения документа. В документах, созданных в соответствии со спецификацией PDF 2.0, вероятность потери закладок во время редактирования меньше, чем в документах, созданных в более ранних версиях.
Пользователи, которые регулярно создают PDF-файлы со сложной структурой закладок, документируют исходный документ и настройки экспорта PDF. Воссоздание закладок из исходного документа Word со стилями заголовков занимает секунды. Их воссоздание вручную в редакторе PDF занимает несколько часов. Исходный документ — это резервная копия вашей закладки, даже если вы об этом не думаете.
Для PDF-файлов, которые служат справочными материалами, распространяемыми среди многих пользователей, проверьте функциональность закладок в программах просмотра PDF-файлов, которые фактически использует ваша аудитория. Закладки, работающие в Adobe Acrobat, могут не отображаться в браузерном средстве просмотра или мобильном приложении PDF. Знание среды просмотра вашей аудитории поможет вам решить, сколько усилий вложить в создание закладок и стоит ли дополнять закладки внутристраничными навигационными ссылками.
Практическая привычка, которая защитит вашу работу с закладками, — экспортировать закладки PDF в текстовый файл сразу после их создания. Некоторые инструменты PDF могут экспортировать структурное дерево в виде структурированного текстового файла, и этот экспорт занимает несколько секунд. Если закладки впоследствии будут утеряны, у вас будет полная запись названия каждой закладки и номера ее страницы для быстрого восстановления.
| Операция редактирования | Риск для закладок | Профилактика |
|---|---|---|
| Редактирование текста (исправление опечатки) | Низкий: закладки обычно сохраняются. | Сначала сохраните копию; проверить после |
| Удаление страницы | Высокий: пункты назначения смещаются. | Удаляйте страницы перед созданием закладок |
| Изменение порядка страниц | Высокий: все направления меняются. | Измените порядок страниц перед созданием закладок |
| Объединить с другим PDF-файлом | Очень высокий: контурное дерево часто отбрасывается. | Используйте портфолио PDF вместо объединения |
| Сохранить в браузерном редакторе | Высокий: структура перестроена с нуля. | Создавайте закладки только в качестве последнего шага |
Попробуйте редактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.