Что такое PDF/A и почему он был создан
PDF/A — это версия формата PDF, разработанная специально для долгосрочного хранения документов. A означает Архив. Файл PDF/A является автономным. Все шрифты встроены. Все цвета определяются в цветовом пространстве, независимом от устройства. Никаких внешних ссылок не существует. Документ представляет собой полный автономный пакет, корректная обработка которого не зависит от каких-либо внешних ресурсов.
PDF/A устраняет внешние зависимости, обеспечивая читаемость документа спустя десятилетия после его создания.
Автономный характер PDF/A является одновременно его самой сильной стороной и причиной большего размера файла.
Стандарт PDF для архивирования был разработан потому, что организации накапливали миллионы PDF-файлов без гарантии того, что документы останутся читаемыми десятилетия спустя. PDF-файл, созданный сегодня, может опираться на шрифты, установленные на компьютере создателя, на цветовые профили, специфичные для конкретного принтера, или на внешний контент, связанный с Интернетом. Эти зависимости могут исчезнуть через 20 или 50 лет. PDF/A устраняет все внешние зависимости.
Спецификация PDF Format для архивирования устанавливает требования, которые делают документ независимым от среды его создания. Шифрование запрещено, поскольку для зашифрованных документов требуются ключи, которые могут быть потеряны. Ссылки на внешний контент запрещены, поскольку упомянутый контент может исчезнуть. JavaScript и исполняемый контент запрещены, поскольку будущие зрители могут не поддерживать их. Эти запреты гарантируют, что документ будет самостоятельным.
Правительства, суды, библиотеки и регулируемые отрасли приняли PDF/A в качестве требуемого формата для подачи и архивирования документов. Когда Национальный архив США получает доступ к электронным записям, ему требуется PDF/A. Когда европейские суды принимают электронные документы, они указывают PDF/A. Этот формат стал глобальным стандартом для документов, которые должны выжить на протяжении поколений технологий.
Попробуйте редактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.
Ключевые различия между стандартным PDF и PDF/A
Стандартный PDF-файл может ссылаться на внешние шрифты, которые установлены на компьютере создателя, но не встроены в файл. PDF/A должен включать все шрифты, используемые в документе. Это требование к внедрению гарантирует, что текст будет корректно отображаться в любой будущей системе независимо от того, какие шрифты установлены.
Стандартный PDF-файл может содержать JavaScript, поля форм для вычисления значений, мультимедийный контент и интерактивные элементы. PDF/A запрещает исполняемый контент. JavaScript не разрешен. Мультимедиа не допускается. Документ должен быть статичным и автономным. Этот запрет гарантирует, что будущим зрителям не потребуется поддерживать сценарии или мультимедийные возможности, которых может не быть в архивном будущем.
Стандартный PDF-файл может ссылаться на внешние изображения, связанный контент и онлайн-ресурсы. PDF/A должен содержать все содержимое файла. Никакие внешние ссылки не допускаются. Каждое изображение, графика и фрагмент контента должны быть встроены. Такая автономия гарантирует, что документ не зависит от постоянной доступности какого-либо внешнего ресурса.
Стандартный PDF-файл может использовать шифрование и защиту паролем. PDF/A запрещает шифрование. Зашифрованный документ невозможно открыть без ключа или пароля, которые со временем могут быть утеряны. Незашифрованный документ всегда можно открыть, сохранив доступ к содержимому для будущих поколений.
Стандартный PDF-файл может использовать цветовые пространства, зависящие от устройства, которые зависят от характеристик конкретного принтера или дисплея. Для PDF/A требуются характеристики цвета, независимые от устройства. Цвета должны быть определены таким образом, чтобы не зависеть от какого-либо конкретного устройства вывода. Такая независимость цвета обеспечивает единообразную визуализацию на разных дисплеях и принтерах.
Когда использовать PDF/A и когда достаточно стандартного PDF
Используйте PDF/A для документов, которые должны оставаться читабельными в течение многих лет или десятилетий. Юридические документы, правительственные отчеты, данные научных исследований, корпоративные архивы и исторические документы — все это можно использовать в формате PDF/A. Незначительные дополнительные усилия по преобразованию в PDF/A во время создания оправданы гарантией долговременной читаемости.
Используйте стандартный PDF-файл для документов, не требующих длительного хранения. Проект отчета, который сегодня распространяется на рассмотрение и отклоняется на следующей неделе, не нуждается в формате PDF/A.
Презентация, которая будет опубликована для предстоящей встречи, не требует PDF/A. Стандартного формата PDF достаточно для документов с коротким жизненным циклом.
Используйте PDF/A для любого документа, который согласно нормативным актам или контракту требуется отправлять в архивном формате. Проверьте требования к подаче принимающей организации. Если они указывают PDF/A, отправьте в PDF/A. Отправка в стандартном PDF-файле, когда требуется PDF/A, приведет к отклонению.
Используйте стандартный PDF-файл, если документ содержит функции, запрещенные PDF/A, и эти функции необходимы для целей документа. Интерактивная форма, которую должны заполнить получатели, не может быть PDF/A. Мультимедийная презентация со встроенным видео не может быть PDF/A. Если интерактивные функции необходимы, используйте стандартный PDF и признайте, что документ не оптимизирован для долгосрочного хранения.
Как конвертировать стандартный PDF в PDF/A
Adobe Acrobat Pro включает преобразование PDF/A. Откройте PDF-файл, выберите инструмент PDF/A на панели «Печать» или «Стандарты» и выберите нужную версию PDF/A. Acrobat анализирует документ на наличие проблем соответствия, сообщает о любых проблемах и преобразует документ после устранения всех проблем.
Большинство текстовых процессоров и офисных приложений могут экспортировать файлы непосредственно в PDF/A. В Microsoft Word параметры «Сохранить как PDF» включают флажок «Совместимость с PDF/A». В LibreOffice диалоговое окно экспорта PDF включает опцию PDF/A. Экспорт непосредственно в PDF/A из исходного приложения является наиболее надежным методом, поскольку приложение может гарантировать соответствие требованиям с самого начала.
Инструменты преобразования WukongPDF могут конвертировать стандартные PDF-файлы в формат PDF/A через любой браузер.
Загрузите PDF-файл, выберите вариант преобразования PDF/A и загрузите соответствующий документ. Браузерный подход делает преобразование PDF/A доступным без приобретения профессионального программного обеспечения.
После преобразования в PDF/A убедитесь, что преобразование прошло успешно. Большинство программ просмотра PDF отображают статус соответствия PDF/A в свойствах документа. Откройте преобразованный PDF-файл и убедитесь, что он определен как совместимый с PDF/A. Убедитесь, что весь контент, включая изображения и шрифты, отображается правильно. Преобразование не должно изменить внешний вид документа.
Стандарт PDF/A развивался в нескольких версиях. PDF/A-1 основан на PDF 1.4 и является наиболее широко поддерживаемым архивным форматом. PDF/A-2 основан на PDF 1.7 и добавляет поддержку эффектов сжатия и прозрачности JPEG 2000. PDF/A-3 основан на PDF 1.7 и позволяет включать в архивный пакет встроенные файлы в других форматах, например исходный исходный документ.
Для документов, которые будут представлены в суды или государственные учреждения, перед преобразованием проверьте конкретную версию PDF/A. Отправка PDF/A-3, когда принимающая система ожидает PDF/A-1, приведет к отклонению. Большинство систем принимают PDF/A-1 или PDF/A-2. PDF/A-3 требуется реже и его следует использовать только при наличии специального запроса.
Преобразование в PDF/A может повлиять на внешний вид документа, если исходный PDF-файл использует функции, запрещенные PDF/A. Эффекты прозрачности могут быть сглажены. Цветовые пространства могут быть преобразованы. Шрифты, которые не удалось встроить, можно заменить. После преобразования внимательно просмотрите вывод PDF/A, чтобы убедиться, что визуальные изменения приемлемы.
Инструменты проверки PDF/A могут проверить, соответствует ли PDF-файл требованиям соответствия PDF/A. Эти инструменты сообщают о конкретных проблемах соответствия, таких как невстроенные шрифты или неподдерживаемые цветовые пространства. Запуск проверки перед отправкой документа PDF/A выявляет проблемы соответствия, которые могут привести к отклонению.
Долгосрочную ценность PDF/A демонстрируют документы, созданные десятилетия назад, которые остаются читабельными и сегодня. Документ PDF/A, созданный в 2010 году, корректно открывается в любой современной программе просмотра PDF. Стандартный PDF-файл той же эпохи может открываться правильно, а может и нет, в зависимости от того, как он был создан и какие функции в нем использовались.
Для организаций, планирующих крупномасштабные проекты по оцифровке документов, выходным форматом должен быть PDF/A. Сканирование бумажных документов в PDF/A гарантирует, что цифровые версии останутся доступными в течение всего необходимого срока хранения, который для многих правительственных и юридических документов измеряется десятилетиями.
Для документов, в которых стандартные страницы PDF сочетаются с требованиями PDF/A, подумайте, должен ли весь документ быть PDF/A. Архивный стандарт можно применять к конкретным страницам или разделам, оставляя другие страницы в стандартном формате PDF, хотя такой смешанный подход необычен.
Процесс преобразования PDF/A может увеличить размер файла, поскольку все шрифты и цветовые профили должны быть встроены. Стандартный PDF-файл со ссылкой на системные шрифты меньше, чем тот же документ, преобразованный в PDF/A со всеми полностью встроенными шрифтами. Увеличение размера файла — это цена самодостаточности.
Организации, которые работают как со стандартными, так и с архивными PDF-файлами, должны разработать четкие соглашения об именах, которые различают эти два формата. Имя файла, включающее индикатор PDF/A, сообщает будущим пользователям, что документ подготовлен для архивирования и с ним следует обращаться соответствующим образом.
Для организаций, разрабатывающих стратегии управления документами, понимание разницы между PDF и PDF/A помогает принимать решения о том, какой формат использовать для тех или иных типов документов на протяжении всего жизненного цикла документа, от создания до архивирования.
Формат PDF/A — один из нескольких специализированных стандартов PDF, наряду с PDF/X для печати и PDF/E для проектирования. Каждый стандарт рассматривает определенный набор требований. Понимание того, какой стандарт применим к вашему типу документа, позволит вам использовать правильный инструмент для правильной цели.
Решение между PDF и PDF/A должно приниматься во время создания документа, а не спустя годы, когда документ необходимо извлечь из архива и он оказывается нечитаемым. Правильный выбор формата во время создания сохраняет возможности на будущее.
Понимание компромиссов между стандартным PDF и PDF/A помогает вам принимать обоснованные решения о формате для каждого документа, который вы создаете или архивируете, гарантируя, что каждый документ имеет правильный формат для его предполагаемой цели и ожидаемого срока службы.
Попробуйте редактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.