Что такое заполняемый PDF-файл и чем он отличается от обычного PDF
Fillable PDF — это PDF-документ, содержащий поля интерактивной формы, в которых можно вводить текст, выбирать параметры из раскрывающихся списков, устанавливать флажки и выбирать переключатели. В отличие от обычного статического PDF-файла, который можно только читать и распечатывать, заполняемый PDF-файл позволяет вводить информацию непосредственно в документ с помощью клавиатуры и мыши или пальца на сенсорном экране.
Функция PDF Forms в заполняемых PDF-файлах преобразует бумажные формы в цифровые рабочие процессы. Форму заявления, которая раньше требовала распечатки, рукописного ввода и сканирования, теперь можно полностью заполнить на компьютере или телефоне. Заполненную форму можно сохранить, отправить по электронной почте или отправить в электронном виде, даже не прикасаясь к бумаге.
Интерактивные формы PDF также могут включать в себя возможности вычислений. Заполняемая форма заказа может автоматически умножать количество на цену за единицу и отображать общую сумму строки. Заполняемый отчет о расходах может суммировать все записи о расходах и отображать общую сумму. Эти расчеты происходят в режиме реального времени по мере того, как пользователь вводит данные, что уменьшает количество ошибок и избавляет от необходимости вручную складывать цифры.
Заполняемый PDF-файл преобразует статическую форму в интерактивный документ, который получатели могут заполнить полностью на своих устройствах.
Добавляемые вами поля формы определяют, как пользователи будут взаимодействовать с документом и какие данные они могут вводить.
Заполняемый PDF-файл при печати выглядит как обычный PDF-файл, но на экране поля формы отображаются как выделенные области, которые реагируют на щелчки мыши и ввод с клавиатуры. Поля могут иметь метки, инструкции и текст-заполнитель, которые помогут пользователю выполнить процесс заполнения формы. Когда форма заполнена и сохранена, введенные данные становятся частью PDF-файла и появляются при открытии или печати документа.
Попробуйте редактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.
Как создать заполняемую форму PDF
Adobe Acrobat Pro включает в себя инструмент создания форм, который может преобразовать статический PDF-файл в заполняемую форму. Откройте PDF-файл и выберите «Подготовить форму» в меню «Инструменты». Acrobat автоматически определяет потенциальные поля формы на основе макета документа. Он ищет линии, обозначающие области ввода текста, поля, обозначающие флажки, и круги, обозначающие переключатели.
Просмотрите автоматически обнаруженные поля и исправьте те, которые были определены неправильно. Добавьте поля, которые были пропущены при автоматическом обнаружении. Удалите поля, которые на самом деле не являются полями формы. Задайте свойства поля, включая имя поля, тип поля, обязательность поля и любые правила проверки введенных данных.
Сохраните подготовленную форму в виде заполняемого PDF-файла. Поля формы теперь активны. Любой, кто откроет PDF-файл в совместимом средстве просмотра, может щелкнуть поля и ввести данные. Форма может быть распространена в электронном виде, заполнена получателем и возвращена. Данные, введенные в форму, могут быть извлечены и обработаны автоматически.
Для пользователей, у которых нет Acrobat Pro, инструменты создания форм WukongPDF могут добавлять заполняемые поля в PDF-файлы через интерфейс на основе браузера. Загрузите PDF-файл, добавьте текстовые поля, флажки и другие элементы формы и загрузите заполняемую версию. Подход на основе браузера делает создание форм доступным без приобретения профессионального программного обеспечения PDF.
Microsoft Word также может создавать заполняемые формы и экспортировать их в PDF с сохранением полей формы. Используйте вкладку «Разработчик» Word для вставки элементов управления формой, включая текстовые поля, флажки и раскрывающиеся списки. Защитите документ, чтобы ограничить редактирование только полями формы. Экспортируйте в PDF, и поля формы останутся интерактивными.
Типы полей форм, доступные в заполняемых PDF-файлах
Текстовые поля — наиболее распространенный элемент формы. Они принимают набранный текст от пользователя. Вы можете настроить текстовые поля для приема определенных форматов, таких как даты, числа, адреса электронной почты или номера телефонов. Вы можете установить максимальную длину символов. Вы можете отображать текст-заполнитель, который показывает пользователю, что вводить.
Флажки используются для двоичного выбора. В соглашении об условиях использования используется один флажок. В списке опций, где разрешен множественный выбор, используется несколько флажков. Каждый флажок независим. Проверка одного не влияет на остальные.
Радиокнопки используются для взаимоисключающего выбора. Группа переключателей имеет общее имя. Выбор одного переключателя в группе автоматически отменяет выбор всех остальных в той же группе. Радиокнопки подходят, когда можно выбрать только один вариант.
Раскрывающиеся списки представляют собой меню опций, из которых пользователь может выбрать одну. Раскрывающиеся списки подходят, когда список опций достаточно длинный и отображение их всех в виде переключателей заняло бы слишком много места в форме.
Поля цифровой подписи позволяют пользователю применять свою цифровую подпись к форме в указанном месте. Поле подписи можно настроить на блокировку формы после подписания, предотвращая дальнейшее изменение заполненных данных. Поля подписи используются для форм, требующих сертификации или авторизации пользователя.
Поля вычислений выполняют арифметические действия над значениями, введенными в другие поля. Форма заказа с полями количества и цены за единицу может включать поле расчета, в котором отображается общая сумма строки. Расчет обновляется автоматически при изменении входных значений.
Распространение и сбор данных из заполняемых PDF-файлов
Распространяйте заполняемый PDF-файл по электронной почте, через общий доступ к файлам или по ссылке для скачивания в Интернете. Получатель открывает PDF-файл в любой совместимой программе просмотра, заполняет поля формы, сохраняет заполненную форму и возвращает ее. Большинство программ просмотра PDF-файлов, включая бесплатные программы, такие как Adobe Acrobat Reader, поддерживают заполнение форм.
Соберите заполненные формы и извлеките данные. Adobe Acrobat Pro может экспортировать данные форм из нескольких завершенных PDF-файлов в электронную таблицу. Каждая заполненная форма становится строкой в электронной таблице. Каждое поле формы становится столбцом. Такое извлечение данных автоматизирует то, что в противном случае было бы ручным вводом данных из бумажных форм.
Для форм, распространяемых большому числу получателей, рассмотрите возможность использования службы онлайн-форм, предоставляющей веб-интерфейс, вместо распространения PDF-файлов. Такие сервисы, как Google Forms, Microsoft Forms и специальные платформы для опросов, собирают данные через веб-формы и обеспечивают автоматическую компиляцию данных. Использование веб-формы избавляет получателей от необходимости иметь программное обеспечение PDF.
После сбора данных формы проверьте данные на полноту и точность. Проверьте, чтобы обязательные поля были заполнены.
Убедитесь, что данные в отформатированных полях, таких как даты и номера телефонов, соответствуют ожидаемому формату. Свяжитесь с респондентом, чтобы исправить любые проблемы, прежде чем данные попадут в вашу систему обработки.
Переход от бумажных форм к заполняемым PDF-файлам представляет собой одно из наиболее значительных улучшений производительности при обработке документов. То, что раньше требовало печати, рукописного ввода, отправки по почте и ручного ввода данных, теперь происходит полностью в цифровой сфере. Форма распространяется по электронной почте, заполняется на компьютере или телефоне и возвращается в электронном виде. Данные автоматически извлекаются в базу данных.
При разработке заполняемой формы PDF учитывайте удобство ее заполнения пользователем. Размещайте поля в логическом порядке, чтобы пользователь мог переходить от одного поля к другому в естественной последовательности чтения. Четко обозначайте поля. Используйте соответствующие типы полей для ожидаемых данных. Поле даты должно принимать даты. Поле номера телефона не должно принимать буквы. Хороший дизайн формы уменьшает количество ошибок и ускоряет завершение.
Тщательно проверьте заполняемую форму перед ее распространением. Заполните форму самостоятельно, используя различные программы просмотра PDF.
Попробуйте ввести неожиданные данные, чтобы проверить, правильно ли работает проверка. Проверьте форму на телефоне и компьютере. Многие получатели будут заполнять форму на мобильном устройстве, и форма должна корректно работать на обеих платформах.
Доступность заполняемых PDF-файлов является важным фактором проектирования. Поля формы должны включать описательные метки, которые могут оповещать программы чтения с экрана. Порядок табуляции должен следовать логической последовательности форм. Обязательные поля должны быть отмечены как обязательные как визуально, так и программно. Доступная форма гарантирует, что все пользователи смогут заполнить ее независимо от того, как они взаимодействуют с документом.
Заполняемые PDF-файлы можно сохранять со встроенными заполненными данными, что позволяет получателю сохранить заполненную копию формы. Это полезно, когда форма служит записью, например заявлением или соглашением. Сохраненная копия показывает, что именно было отправлено, включая все введенные данные и дату завершения.
Для форм, которые будут заполняться множеством разных людей, распространяйте пустую форму как шаблон, а не как заполняемый PDF-файл, который уже содержит данные. Шаблон представляет собой заполняемый PDF-файл со всеми пустыми полями, готовый для того, чтобы каждый получатель мог заполнить свою информацию. Распространение предварительно заполненной формы создает путаницу и может привести к тому, что получатели отправят формы с чужими данными.
Заполняемые PDF-файлы поддерживают несколько языков в метках полей формы и инструкциях. Форма, предназначенная для международной аудитории, может включать метки полей на нескольких языках, причем соответствующая метка отображается в зависимости от настроек языка пользователя.
Для форм, требующих подписей, объедините заполняемые поля для печатной информации с полями подписи для цифровых подписей. Заполненная форма содержит как введенные данные, так и проставленные подписи в одном документе.
Данные, собранные из заполняемых PDF-файлов, могут передаваться непосредственно в базы данных, электронные таблицы и другие системы обработки. Такой прямой поток данных исключает ручной ввод данных и связанные с этим ошибки. Данные, извлеченные из заполненной формы, соответствуют именно тем, которые ввел респондент.
Переход от бумажных форм к заполняемым PDF-файлам — одно из наиболее значительных улучшений документооборота, доступных любой организации. Время, сэкономленное за счет устранения необходимости печати, написания вручную, сканирования и ввода данных в каждой обрабатываемой форме.
Попробуйте редактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.