PDF/A отображается в настройках документа, диалоговых окнах экспорта и контрольных списках соответствия — часто без особого объяснения того, что это на самом деле и почему оно существует. Если вам когда-либо предлагали отправлять документы в формате PDF/A, и вы понятия не имели, что это значит, или если вы видели эту опцию в своем программном обеспечении и задавались вопросом, использовать ли ее, вот объяснение.
Что такое PDF/A на самом деле
PDF/A — это версия формата PDF, специально разработанная для долгосрочного архивирования. "А"; означает Архив. Это стандарт ISO (ISO 19005), который определяет ограниченное подмножество функций PDF. Цель состоит в том, чтобы файл PDF/A мог точно читаться любым совместимым средством просмотра в любой системе и в любой момент в будущем.
Обычные PDF могут зависеть от внешних ресурсов — шрифтов, размещенных где-то еще, контента, полученного из Интернета, JavaScript, который запускается при открытии, шифрования, требующего ключа, которого может не быть у зрителя. PDF/A устраняет все это. Все, что документ должен правильно отображать, должно быть встроено в сам файл, и не допускается ничего, что могло бы сделать файл зависимым от внешних систем или версий программного обеспечения.
Что не разрешает PDF/A
Ограничения PDF/A делают его пригодным для архивирования. По сравнению со стандартным PDF, PDF/A запрещает:
- Шифрование и защита паролем — доступ к архивному документу должен быть возможен без учетных данных.
- Ссылки на внешний контент — все должно быть самодостаточным
- JavaScript и исполняемый код — ничего, что запускается или ведет себя по-разному в зависимости от среды.
- Аудио- и видеоконтент — медиа, зависящее от кодеков, которых через двадцать лет может не быть.
- Шрифты, которые не встроены полностью — если шрифта нет в файле, его нет в архиве.
Компромисс заключается в том, что файлы PDF/A имеют тенденцию быть больше, чем эквивалентные стандартные файлы PDF, поскольку все, что раньше было необязательным (например, полное внедрение шрифтов), теперь является обязательным.
PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3: в чем разница?
Существует три основные версии стандарта, каждая из которых основана на предыдущей:
- PDF/A-1 — самый строгий. Основанный на PDF 1.4, он запрещает эффекты прозрачности и имеет наибольшее количество ограничений. Используйте его, когда требуется максимальная совместимость со старыми системами.
- PDF/A-2 обеспечивает прозрачность, сжатие JPEG 2000 и цифровые подписи. Это наиболее часто используемая версия для современного архивирования.
- PDF/A-3 добавляет возможность встраивания файлов любого типа в качестве вложения, что полезно для включения исходных данных в документ презентации. Используется в специализированных контекстах, таких как стандарты электронного выставления счетов.
В каждой версии также существуют уровни соответствия (A и B, иногда U), которые определяют, насколько строго соблюдаются требования к метаданным и тегам. Для большинства целей PDF/A-2b (соответствие уровня B) является разумным вариантом по умолчанию, если ваше программное обеспечение предлагает такой выбор.
Кому на самом деле нужен PDF/A
PDF/A требуется или настоятельно рекомендуется в определенных контекстах:
- Документы правительства и государственного сектора — многие национальные архивы и правительственные учреждения требуют PDF/A для подачи официальных документов и долгосрочного хранения документов.
- Юридические и судебные документы — в некоторых юрисдикциях требуется PDF/A для документов, представляемых в суды или регулирующие органы.
- Медицинские записи — записи пациентов, хранящиеся в течение длительного периода времени, часто используют PDF/A, чтобы обеспечить удобочитаемость в будущем.
- Финансовая и нормативная документация — регулируемые отрасли с требованиями к длительному хранению документов используют PDF/A, чтобы обеспечить доступность записей.
Вам это действительно нужно?
Для большинства повседневных деловых задач — контрактов, отчетов, предложений, счетов — вполне достаточно стандартного PDF. PDF/A добавляет размер файла и ограничения (без шифрования, без интерактивных элементов), которые создают ненужные компромиссы для документов, которые не поддерживаются десятилетиями.
Используйте PDF/A, когда:
- От вас явно требуется система подачи заявок, правительственный портал или система обеспечения соответствия.
- Документ должен быть надежно читаемым через 20+ лет без зависимости от какого-либо текущего программного обеспечения.
- Вы создаете официальную систему управления записями для организации с долгосрочными обязательствами по хранению.
Пропустите его, если документ предназначен для немедленного использования, будет опубликован, а затем удален или ему необходимы функции, запрещенные PDF/A, например защита паролем или встроенный носитель. Для преобразования документов в стандартный PDF для повседневного обмена инструмент WukongPDF Word в PDF на www.wukongpdf.com обрабатывает его без накладных расходов, связанных с требованиями к архивному формату.