Большой PDF-файл, который необходимо редактировать нескольким людям одновременно, не может редактироваться группой. Один человек открывает файл, вносит изменения и сохраняет. Следующий человек открывает сохраненную версию, вносит изменения и сохраняет снова. Последовательное редактирование происходит медленно, если изменения независимы друг от друга. Инструменты Split PDF решают эту проблему, разделяя документ на разделы, которые каждый член группы может редактировать параллельно, с этапом рекомбинации в конце, который собирает все отредактированные разделы обратно в один документ.
Параллельное редактирование посредством разделения PDF-файлов работает лучше всего, когда изменения касаются конкретных разделов. Редактору, назначенному на главу 3, не обязательно видеть главу 7. Редактору, исправляющему таблицы, нужны только страницы с таблицами. Разделение изолирует рабочую область каждого редактора, а рекомбинация объединяет независимо отредактированные разделы без конфликтов, поскольку разделы не перекрываются.
PDF Workflow и инструменты разделения WukongPDF разделяют документ на отдельные файлы страниц или пользовательские диапазоны страниц. После того, как каждый редактор завершает свой раздел, инструмент слияния снова собирает части в окончательный объединенный документ.
Планирование разделения для параллельного редактирования
Перед разделением сопоставьте документ с редакторами. Определите, за какие разделы или диапазоны страниц отвечает каждый человек, и убедитесь, что границы редактирования не пересекаются. Перекрывающиеся назначения создают конфликты слияния, когда два редактора изменяют одну и ту же страницу. В отличие от конфликтов слияния кода в системах контроля версий, конфликты слияния PDF не могут быть решены автоматически. Две отредактированные версии одной и той же страницы необходимо вручную сравнить и согласовать.
Назначьте одного человека координатором слияния. Этот человек не редактирует контент на параллельном этапе. Их роль — получать все отредактированные разделы, проверять, был ли каждый из них возвращен, проверять согласованность форматирования между разделами и выполнять окончательное объединение. Роль координатора занимает меньше времени, чем редактирование, но она необходима для создания согласованного итогового документа. Ротируйте роль координатора в разных проектах, чтобы ни один человек не был всегда исключен из редактирования контента.
Разделение PDF-файла по разделам или диапазонам страниц
В Adobe Acrobat Pro откройте PDF-файл и выберите «Инструменты», «Упорядочить страницы». Выберите страницы, принадлежащие разделу, назначенному редактором, щелкнув их миниатюры, затем нажмите «Извлечь». В диалоговом окне извлечения установите флажок «Извлечь страницы как отдельные файлы», чтобы создать один PDF-файл для каждой извлеченной страницы, или оставьте этот флажок снятым, чтобы создать один PDF-файл, содержащий все выбранные страницы. Четко назовите каждый извлеченный файл раздела, указав имя редактора и диапазон страниц, например Раздел_Ch3_p22-35_Alex.pdf.
Для разделения по типу контента, а не по диапазону страниц, используйте поиск или выбор на основе тегов, если PDF-файл помечен тегами. Выберите все страницы, содержащие таблицы, и извлеките их в один файл. Выделите все текстовые страницы в другую. Этот подход работает, когда изменения зависят от типа контента, например, дизайнер настраивает все изображения в документе, а редактор работает над всем текстом. После редактирования разделы типов контента должны быть чередованы обратно в порядок страниц во время рекомбинации.
Координация изменений в рамках всей команды
Установите четкий срок для каждого редактора, чтобы вернуть отредактированный раздел. Включите в инструкции стандарты форматирования: семейства шрифтов, размеры шрифтов, стили заголовков и значения цветов, которые будут использоваться. Независимые редакторы, работающие без стандартов форматирования, создают разделы, которые при объединении выглядят немного по-разному, создавая непоследовательный окончательный документ, требующий дополнительной очистки форматирования.
Предоставьте редакторам исходный PDF-файл в качестве справочника по форматированию. Включите краткое руководство по стилю, в котором перечислены точные спецификации форматирования для каждого типа элемента в документе. Редакторы, которые следуют руководству по стилю, создают разделы, которые объединяются с минимальными отклонениями в форматировании. Шаг очистки форматирования, выполняемый координатором в конце, должен представлять собой легкий проход, подтверждающий согласованность, а не тяжелое переформатирование разделов, в которых использовались разные шрифты и интервалы.
Объединение отредактированных разделов в итоговый документ
После того как все редакторы вернут свои разделы, координатор открывает инструмент слияния. В Acrobat Pro перейдите в «Инструменты», «Объединить файлы», добавьте все отредактированные файлы разделов, расположите их в правильном порядке страниц и нажмите «Объединить». Перед окончательным объединением быстро откройте каждый раздел и убедитесь, что он содержит ожидаемое количество страниц и что первая и последняя страницы соответствуют границам раздела. Раздел, который был случайно обрезан во время редактирования, создаст разрыв страницы в объединенном документе.
| Стратегия разделения | Наилучший вариант для | Рекомбинационный подход |
|---|---|---|
| По главе или разделу | Документы с четкими границами разделов | Объединить в исходном порядке глав |
| По диапазону страниц для каждого редактора | Назначение определенного количества страниц членам команды | Объединить последовательность страниц, устранить перекрытия |
| По типу контента (текст, таблицы, изображения) | Специализированные редакторы работают с конкретным контентом. | Многоуровневое слияние, сборка для конкретного типа контента |
Обработка правок, выходящих за границы раздела
Редактирование, затрагивающее текст, перемещающийся снизу страницы 35 в начало страницы 36, где страница 35 находится в разделе одного редактора, а страница 36 — в другом, нарушает модель границ раздела. Определите эти трансграничные изменения перед разделением и назначьте обе страницы одному редактору. Дополнительная страница, назначенная разделу редактора, — это небольшая плата за то, чтобы избежать сложностей, связанных с координацией разделения редактирования между двумя людьми.
Когда дело доходит до документооборота, для документов с большим количеством перекрестных ссылок, таких как юридические контракты или технические руководства, где изменения в одном разделе влияют на формулировку в другом, параллельное редактирование менее подходит. Накладные расходы на координацию, связанные с обеспечением единообразия перекрестных ссылок в независимо редактируемых разделах, перевешивают время, сэкономленное за счет параллелизма. Для этих документов последовательное редактирование с включенным отслеживанием изменений является более надежным подходом. Зарезервируйте параллельное разделение для документов, разделы которых функционально независимы.
Параллельное редактирование PDF-файлов посредством разделения разделов преобразует последовательное узкое место в параллельный рабочий процесс. Этапы планирования, разделения, координации и рекомбинации увеличивают накладные расходы по сравнению с последовательным редактированием одним человеком, но когда документ достаточно велик и крайний срок достаточно короткий, выгода от параллелизма намного превышает накладные расходы.
Отслеживание изменений в редактируемых разделах
Когда несколько редакторов работают над разными разделами одного и того же документа, отслеживание изменений в каждом разделе помогает координатору слияния убедиться, что все запрошенные изменения были выполнены. Попросите каждого редактора предоставить краткий журнал изменений вместе с отредактированным разделом с указанием страниц, которые они изменили, и однострочным описанием каждого изменения. Журнал изменений не обязательно должен быть формальным. Маркированного списка в теле письма вполне достаточно.
Для документов, в которых отслеживание изменений имеет решающее значение, рассмотрите возможность преобразования каждого раздела в формат, поддерживающий отслеживание изменений, например Word DOCX, перед отправкой редакторам. Редактор вносит изменения с включенной функцией отслеживания изменений, возвращает DOCX, а координатор просматривает отслеживаемые изменения перед преобразованием обратно в PDF для слияния. Преобразование формата добавляет этап в рабочий процесс, но обеспечивает подробный контрольный журнал каждого редактирования, что ценно для документов, отвечающих юридическим требованиям, требованиям и контролю качества.
Контрольный список обеспечения качества после слияния
После повторного объединения отредактированных разделов проведите проверку качества перед распространением. Убедитесь, что все номера страниц идут последовательно, без пробелов и дубликатов. Убедитесь, что перекрестные ссылки, такие как раздел 3, по-прежнему указывают на правильные разделы после того, как изменения изменили содержимое. Запустите проверку орфографии для всего объединенного документа, чтобы выявить несоответствия, возникшие во время параллельного редактирования.
Распечатайте одну копию для окончательного визуального просмотра. Ошибки, которые легко не заметить на экране, такие как несогласованные поля между разделами, замены шрифтов и сдвиги выравнивания изображений, становятся очевидными на бумаге. При проверке документа выявляются несоответствия форматирования, которые выдерживают проверку на экране, и обеспечивается соответствие документа ожидаемому профессиональному стандарту.
Параллельное редактирование PDF-файлов посредством разделения разделов — это шаблон рабочего процесса, который увеличивает производительность команды при работе с большими документами. Затраты на координацию реальны, но ограничены. После того как команда выполнила цикл разделения-редактирования-слияния один раз, последующие циклы выполняются быстрее, поскольку установлены роли, инструменты и стандарты форматирования. Для документов, в которых сроки сжаты и разделы независимы, разделение обеспечивает скорость работы, которую невозможно достичь при последовательном редактировании.
Параллельное редактирование сокращает критический путь от черновика до окончательной версии, если структура документа поддерживает это. Цикл «разделение плана-редактирование-объединение» добавляет этапы координации, но устраняет узкое место последовательного редактирования. Для команд, сталкивающихся с жесткими сроками работы над длинными документами, компромисс очевиден.
Параллельное редактирование PDF-файлов посредством разделения разделов снижает затраты на координацию для повышения пропускной способности. Цикл разделения-редактирования-слияния работает лучше всего, если команда уже выполнила его раньше, а структура документа поддерживает независимое редактирование разделов. Для больших документов, ориентированных на сроки, выгода от параллелизма намного превышает затраты на планирование и рекомбинацию.