Обработка пакета PDF-файлов редко предполагает применение одной и той же операции к каждому файлу. Десять PDF-файлов оказываются на вашем столе. Трем необходимо сжатие электронной почты. Двум необходимо преобразовать в Word для редактирования. Четыре необходимо объединить в один документ. Чтобы стать доступным для поиска, необходимо OCR. Для каждого файла требуется отдельный инструмент или отдельная операция, а переключение между инструментами, интерфейсами и мысленными контекстами для каждого файла занимает больше времени, чем фактическая обработка.
Накладные расходы не связаны с обработкой. Именно в постоянном переключении контекста между инструментами.
Обработка нескольких PDF-файлов с различными требованиями в одном сеансе означает организацию пакета по типу операции, постановку файлов в очередь для каждого инструмента и запуск каждой очереди как пакета, а не обработку файлов по одному в любом порядке их поступления. Инструменты PDF Batch WukongPDF и возможности Split PDF эффективно обрабатывают объемы, а описанный ниже метод организации сеанса работает независимо от того, какие конкретные инструменты вы используете.
Сортировка входящего пакета по типу операции
Прежде чем прикасаться к какому-либо файлу, отсортируйте весь пакет по операции, необходимой для каждого файла. Создавайте стопки, физические папки на рабочем столе или мысленные категории: сжимайте, конвертируйте, объединяйте, распознавайте, подписывайте и другие. Переместите каждый файл в соответствующую стопку. Две минуты сортировки пакета из 50 файлов экономят 20 минут переключения контекста во время обработки. Все файлы в одной стопке обрабатываются вместе с помощью одного инструмента с одним набором настроек перед переходом к следующему.
Файлы с несколькими операциями проходят через стопки последовательно. Файл, нуждающийся в распознавании и последующем сжатии, сначала помещается в стопку OCR, а затем переходит к сжатию. Вся стопка OCR обрабатывается до продвижения любого файла. Эта пакетная дисциплина означает, что ваш мозг одновременно работает в одном рабочем режиме: режиме сжатия для всех файлов сжатия, режиме преобразования для всех файлов преобразования. Ментальное переключение контекста происходит один раз для каждого типа операции, а не один раз для каждого файла. Эффективность достигается за счет сокращения количества переключений, а не за счет более быстрой обработки отдельных файлов.
Настройка каждого инструмента один раз для всей очереди
Откройте инструмент для первого типа операции и один раз настройте его с настройками, необходимыми для всех файлов в этой очереди. Все файлы сжатия требуют среднего качества при разрешении 150 точек на дюйм? Установите эти параметры и оставьте их. Обработайте каждый файл с этими настройками. Не выполняйте настройку для каждого файла, если для конкретного файла действительно не требуются другие параметры. Индивидуальные настройки снижают эффективность пакетной обработки.
Порядок очереди имеет значение для воспринимаемой скорости. Сначала обрабатывайте самые маленькие файлы. Они завершаются быстро и обеспечивают ранние победы, которые придают импульс. Большие файлы обрабатываются медленно и, если они обрабатываются в первую очередь, создают период ожидания в начале сеанса, который кажется непродуктивным. Сначала небольшие файлы означают, что очередь ускоряется по мере прохождения сеанса, а самые большие файлы удаляются, пока вы устанавливаете следующую очередь. Сеанс заканчивается удовлетворительным ритмом обработки последних нескольких файлов, а не ожиданием одного гигантского файла после того, как все остальное будет сделано.
Обработка файлов с несколькими операциями без потери трека
Файлы с несколькими операциями требуют отслеживания, даже если система представляет собой простой текстовый файл. Перечислите каждый файл с несколькими операциями и последовательность его операций. Отмечайте каждую операцию по мере ее завершения. Когда все операции проверены, файл перемещается в выходную папку. Этот контрольный список предотвращает наиболее распространенную пакетную ошибку: файл получает первую и третью операции, но пропускает вторую операцию, потому что вы потеряли контроль над тем, какие файлы находились в середине конвейера.
Четко назовите промежуточные результаты. Такое соглашение, как имя_файла-step1.pdf, имя_файла-step2.pdf, позволяет идентифицировать каждый этап обработки. В случае сбоя третьего шага перезапустите выходные данные второго шага, не запуская повторно первый шаг. Удаляйте промежуточные элементы только после того, как конечный результат пройдет проверку. Дисковое пространство стоит копейки. Время повторной обработки стоит долларов или, точнее, минут, которые вы не можете вернуть.
| Размер партии | Метод организации | Инструмент слежения |
|---|---|---|
| Менее 10 файлов | Папки рабочего стола, названные по операции | Ментальный контрольный список или заметка |
| 10-50 файлов | Папки + соглашение об именах для промежуточных элементов | Простой текстовый файл или таблица |
| 50-200 файлов | Структурированная иерархия папок + единообразное именование | Таблица со столбцами статуса |
| 200+ файлов | Специальный сценарий или инструмент пакетной обработки | Инструмент базы данных или управления проектами |
Управление проверками качества с помощью различных инструментов
Пакетные проверки качества с помощью инструмента, как и при обработке. После завершения очереди сжатия проверьте все сжатые файлы вместе, рядом с масштабом 200 процентов, сканируя их на наличие артефактов. После очереди преобразования проверьте все преобразованные файлы, проверив точность форматирования. При групповой проверке по типу операции применяется тот же принцип пакетной эффективности, что и при групповой обработке.
Выборочно проверьте процент каждой партии. Пять из 50 сжатых файлов, выбранных случайным образом, выявляют систематические проблемы, не проверяя все 50. Выборочная проверка на чистоту означает, что пакет, вероятно, чист. Проблемы при выборочной проверке подразумевают увеличение частоты проверок и изучение необходимости корректировки настроек. Статистическая выборка сочетает тщательность с тем фактом, что ни у кого нет времени проверять каждый файл в большой партии.
Восстановление при сбое файла в середине пакета
Немедленно переместите сбои в папку повторов, не останавливая очередь. Продолжайте со следующим файлом. После завершения очереди снова внимательно посетите папку повторов. Иногда сбой был временным, из-за тайм-аута сервера или сбоя памяти, и повторная обработка завершалась успешно. В других случаях сбой является внутренним, поврежденным источником или неподдерживаемой функцией, и файл требует ручного вмешательства.
Регистрируйте каждый сбой: имя файла, операцию, сообщение об ошибке, если таковое имеется, и время. Этот журнал выявляет закономерности. Если один и тот же тип файла не выполняет одну и ту же операцию в разных инструментах, это указывает на то, что проблема заключается в типе файла. Разные файлы, выходящие из строя одного и того же инструмента в одно и то же время, указывают на проблемы с надежностью инструмента. Журнал превращает отдельные сбои из изолированных неприятностей в данные для принятия более эффективных решений по инструментам и рабочим процессам.
Архивирование сеанса для дальнейшего использования
После сеанса заархивируйте детали пакета: какие файлы, какие операции, какие настройки, куда отправлялись выходные данные. Это служит двум целям. Если позже файл будет подвергнут сомнению, архив точно отслеживает, что и когда было сделано. Если аналогичная партия поступит в следующем месяце, архив обеспечит воспроизводимый рабочий процесс без перепланирования.
Простая электронная таблица с именем файла, операцией, инструментом, настройками и местом вывода фиксирует все. Две минуты его заполнения экономят 20 минут на перепланирование при повторении одного и того же шаблона партии. Многоразовые составы документации рабочего процесса. Каждая задокументированная партия ускоряет последующую партию того же типа. Инвестиции осуществляются на начальном этапе, но прибыль является постоянной.