Контракт требует подписей четырех человек. Первым подписывает директор по продажам. Потом юридический обозреватель. Потом клиент. Затем генеральный директор дает окончательное одобрение. Каждая подпись должна быть нанесена в правильной последовательности. Каждый подписывающий должен видеть документ в том виде, в каком он существовал после предыдущих подписей. В окончательном документе должны быть указаны все четыре подписи, каждая из которых поддается независимой проверке, каждая из которых применяется к документу в том порядке, который требуется для рабочего процесса. Это последовательное подписание, и это стандартный рабочий процесс для контрактов, утверждений и любого документа, который требует подписания несколькими сторонами в определенном порядке.
Инструменты подписи PDF-файлов на основе браузера поддерживают последовательное подписание, позволяя добавлять дополнительные подписи к уже подписанному документу. Каждая новая подпись применяется к документу в том виде, в каком он существует на данный момент. Предыдущие подписи остаются действительными до тех пор, пока содержание документа, который они охватывали, не изменилось. Порядок подписи сохраняется на панели подписи. В этом руководстве описано, как настроить и выполнить рабочий процесс последовательного подписания.
Последовательный рабочий процесс Sign PDF представляет собой цифровой эквивалент передачи бумажного документа по столу. Каждый человек подписывает по очереди. Каждая подпись дополняет историю документа. Процесс линейный. Аудиторский след завершен.
Как работает последовательное подписание в PDF
PDF-файл может содержать несколько полей цифровой подписи, каждое из которых применяется независимо. Когда подписывает первое подписывающее лицо, подпись покрывает все содержимое документа на данный момент. Когда второе подписывающее лицо подписывает, его подпись охватывает документ в том виде, в котором он существует после первой подписи, включая саму первую подпись. Каждая последующая подпись создает криптографический снимок документа в его текущем состоянии. Подписи образуют цепочку, каждая из которых опирается на предыдущую. Если содержимое документа, покрытое подписью, позднее будет изменено, эта конкретная подпись станет недействительной, но это также может повлиять на более поздние подписи, которые покрывали измененное содержимое.
На панели «Цифровая подпись» программы чтения PDF-файлов все подписи перечислены в хронологическом порядке. В каждой записи указано имя подписывающего лица, время подписания и статус действия. Действительная цепочка подписей подтверждает, что каждый подписавший утвердил документ в правильной последовательности.
Настройка последовательности подписания
Прежде чем применять первую подпись, определите порядок подписи. Порядок должен соответствовать бизнес-логике документа. Контракт может потребовать, чтобы сначала его подписал продавец, а затем покупатель. Внутреннее одобрение может потребовать от инициатора, затем от менеджера, а затем от руководителя. Сообщите последовательность всем подписывающим сторонам. Каждый подписывающий должен знать, кто подписывает до него и кто подписывает после него. Последовательный подход не позволяет подписывающей стороне выйти из строя и нарушить рабочий процесс.
Последовательность подписания PDF Security должна быть задокументирована вместе с документом. Достаточно простой сопроводительной записки с перечислением необходимых подписантов по порядку. WukongPDF поддерживает рабочий процесс подписи. Владелец документа управляет последовательностью подписания.
Сравнение типов подписей для последовательных рабочих процессов
| Тип подписи | Последовательная поддержка | Наилучший вариант для |
|---|---|---|
| Электронный (нарисованный или напечатанный) | Можно применять последовательно. Каждая подпись независима. Нет криптографической зависимости между подписями | Внутренние утверждения, рутинные документы, где проверка личности не имеет решающего значения. |
| Цифровой (на основе сертификата) | Предназначен для последовательного подписания. Каждая подпись криптографически отражает состояние документа, включая предыдущие подписи. | Контракты, нормативные документы и юридические документы, требующие проверяемой последовательности подписания |
Обработка ошибок порядка подписания
Если подписывающее лицо подписывает документ не по порядку, возможно, потребуется перезапустить документ с места ошибки. Подпись, применяемая до того, как подписывающее лицо, которое должно было поставить подпись первым, создает документ, порядок подписания которого не отражает намеченную последовательность. Юридические или процедурные последствия зависят от типа документа и ожиданий получателя. Для внутренних документов порядок подписания может быть ориентировочным. Для внешних контрактов порядок подписания может быть указан в контракте.
Последовательный рабочий процесс Sign PDF обеспечивается процессом, а не форматом PDF. Формат допускает любую подпись в любое время. Владелец документа контролирует последовательность, распределяя документ среди подписывающих лиц в правильном порядке.
Отслеживание статуса подписи во время процесса последовательного подписания
По мере прохождения документа через последовательность подписания отслеживайте, кто подписал, а кто ожидает. Простой лист отслеживания, в котором перечислены все подписывающие стороны, их ожидаемая дата подписания и фактическая дата подписания, обеспечивает наглядность. Отслеживание не позволяет документу оставаться в чьем-либо почтовом ящике, пока процесс останавливается.
Лист отслеживания Sign PDF отделен от документа. На панели подписи PDF показано, кто подписал. В листе отслеживания указано, кто еще не подписал. Вместе они обеспечивают полное представление о процессе подписания.
Что происходит, когда подписывающая сторона отказывается подписывать
Подписывающее лицо в последовательности может отказаться подписывать. Прежде чем документ будет утвержден, возможно, потребуются изменения. Или они могут полностью отклонить документ. Процесс подписания останавливается на этом подписывающем лице. Последующие подписывающие стороны не могут подписать документ, поскольку документ не прошел точку отказа.
Верните документ составителю с комментариями отказавшегося подписавшего. При необходимости отредактируйте документ. Перезапустите последовательность подписания с начала с исправленной версией. Процесс последовательного подписания PDF Security не допускает пропуска. Каждое подписывающее лицо в определенной последовательности должно подписать.
Управление внешним видом подписей для нескольких подписывающих сторон
Каждый внешний вид подписи подписывающего лица, визуальное представление на странице, можно настроить. Один подписывающий может предпочесть машинописную подпись. Другой может захотеть нарисовать подпись. Третьему может потребоваться официальная печать. Внешний вид подписи настраивается для каждого подписывающего лица в момент подписания. В документе могут отображаться разные стили подписей от разных подписывающих лиц.
Однако единообразное форматирование подписей всех подписывающих сторон выглядит более профессионально. Если возможно, согласуйте стандартный формат подписи до начала процесса подписания. Согласованность внешнего вида Sign PDF — это профессиональное решение, а не техническое требование.
Архивирование полностью подписанного документа с полным контрольным журналом
После применения всех подписей заархивируйте подписанный документ с полной панелью подписей. Панель подписей — это контрольный журнал. Это доказывает, кто подписал, когда и в каком порядке. Если документ позже преобразуется в другой формат или обрабатывается с помощью инструмента, удаляющего подписи, контрольный журнал теряется.
Сохраните подписанный PDF-файл как окончательную запись. Любые копии или преобразования являются производными. Архив PDF Security подписанного оригинала сохраняет свидетельства процесса подписания.
Обработка отклонения подписи и пересмотра документа в середине последовательности
Подписывающее лицо в середине последовательности может запросить изменения перед подписанием. Документ необходимо доработать, но предыдущие подписи сейчас стоят на устаревшей версии. Перезапустите последовательность подписания с самого начала с исправленным документом. Предыдущие подписи в старой версии архивируются как часть истории документа.
Задокументируйте версию и причину перезапуска последовательности. Журнал аудита Sign PDF должен включать историю изменений, показывающую, что документ был изменен по запросу конкретного подписывающего лица и процесс подписания был перезапущен.
Использование полей подписи и размещение подписи в произвольной форме
Поля для подписи — это определенные области на странице, где ожидаются подписи. Они направляют подписывающих лиц в нужное место. Размещение в свободной форме позволяет подписывающим сторонам размещать свою подпись в любом месте страницы. При последовательном подписании несколькими подписывающими сторонами поля подписи предотвращают перекрытие подписей и гарантируют, что каждая подписывающая сторона подписывает свою подпись в отведенной для нее области.
Разместите поля подписи для каждого подписывающего лица до того, как будет применена первая подпись. Назовите каждое поле предполагаемым именем или ролью подписывающего лица. Структура поля «Цифровая подпись» визуально сообщает последовательность подписания каждому участнику.