Презентации PowerPoint созданы для прямой трансляции. Анимации показывают пункты по одному. Переходы перемещаются между слайдами визуально. Встроенное видео воспроизводится по клику. При экспорте в PDF весь динамический контент преобразуется в статические страницы. Анимация, в которой последовательно отображались три пункта списка, теперь показывает все три на одном слайде, поскольку PDF-файл фиксирует конечное состояние каждой анимации, а не последовательность.
PDF-файл не может воспроизводить анимацию. Но он может документировать то, что должны были делать эти анимации.
Экспорт файла PPT в PDF с сохранением записи анимации означает либо запись каждого шага анимации в виде отдельной страницы PDF, либо добавление аннотаций, описывающих последовательность анимации на экспортированном слайде. Инструменты PDF Export WukongPDF выполняют базовое преобразование. Приведенная ниже документация по анимации превращает ограничение формата PDF в функцию.
Что происходит с элементами PowerPoint во время экспорта PDF
Статический контент, текст, изображения, фигуры, диаграммы преобразуются непосредственно в PDF с сохранением форматирования. Анимации не поддерживаются форматом PDF и сводятся к минимуму. PDF-файл показывает окончательное состояние каждого анимированного элемента. Маркированный список, который отображается по одному элементу, отображает все элементы одновременно. Диаграмма, на которой строятся серии за сериями, отображает все серии одновременно. Изображение, которое исчезает, отображается с полной непрозрачностью.
Заметки докладчика, скрытые слайды и комментарии — это другие элементы, на которые влияет экспорт. По умолчанию большинство инструментов экспорта исключают заметки докладчика и скрытые слайды. Вы можете включить их включение в настройках экспорта, обычно в разделе «Параметры» или «Настройки» диалогового окна «Сохранить как PDF». Включение заметок докладчика добавляет раздел примечаний под каждым слайдом. Включение скрытых слайдов добавляет их в PDF-файл как обычные слайды, что может быть желательно или нежелательно в зависимости от того, почему слайды были скрыты.
Захват анимационных последовательностей как отдельных страниц PDF
Для важных презентаций, в которых последовательность анимации является частью сообщения, экспортируйте каждый шаг анимации как отдельную страницу PDF. При таком подходе слайд дублируется один раз для каждого шага анимации, фиксируя постепенное состояние. Слайд с тремя анимированными маркерами экспортируется в виде трех страниц PDF: на первой странице отображается первый маркер, на второй странице — первый и второй, на третьей — все три. Программа чтения PDF-файлов видит, что пункты списка появляются по одному при прокрутке страниц.
Этот подход с использованием нескольких страниц на слайде встроен в функцию создания раздаточных материалов PowerPoint в некоторых версиях и может быть автоматизирован с помощью макроса, который пошагово проходит через каждое состояние анимации и экспортирует. Для презентаций со многими этапами анимации результирующий PDF-файл может быть длинным. Презентация из 20 слайдов, в среднем состоящая из 3 шагов анимации на слайд, превращается в 60-страничный PDF-файл. Включите номера страниц в формате номер слайда.номер шага, чтобы читатели могли перейти к определенной последовательности анимации слайда.
Добавление аннотаций к описаниям анимации
Если многостраничный экспорт нецелесообразен, добавьте к экспортированному PDF-файлу аннотации, описывающие анимацию. Текстовое поле или заметка на каждом слайде, в котором используется анимация, может описывать: этот слайд состоит из трех этапов анимации: первый маркер, затем второй маркер, затем третий маркер, каждый из которых выполняется по щелчку мыши. Аннотация сохраняет намерение представления, даже если PDF-файл не может его выполнить.
Аннотирование каждого слайда занимает несколько секунд и превращает статический PDF-файл в полезный справочник для всех, кому необходимо создать презентацию из PDF-файла. Докладчик, который получает только PDF-файл, все равно может понять предполагаемый ход, даже если ему придется вручную переходить к пунктам списка, которые одновременно появляются на странице. Аннотации устраняют разрыв между тем, что показано в PDF-файле, и тем, для чего предназначена живая презентация.
| Элемент PowerPoint | Поведение PDF | Обходной путь |
|---|---|---|
| Входная анимация | Все элементы видны одновременно в конечном состоянии | Экспортируйте каждый шаг как отдельную страницу или добавляйте аннотации. |
| Переходы между слайдами | Игнорируется, слайды отображаются последовательно | Нет обходного пути; переходы по своей сути доступны только в реальном времени |
| Встроенное видео/аудио | Показывает рамку плаката или статический заполнитель. | Добавьте гиперссылку на исходное местоположение медиафайла. |
| Заметки докладчика | Скрыто по умолчанию, может быть включено с помощью параметров экспорта. | Включить в настройках экспорта; распечатки под слайдом |
| Скрытые слайды | Скрыто по умолчанию, может быть включено с помощью параметров экспорта. | Включать только в том случае, если скрытые слайды являются контекстом, а не просто пропущенным содержимым. |
Включение заметок докладчика в экспортированный PDF-файл
Заметки докладчика содержат тезисы для обсуждения, ссылки на данные и подсказки, которые делают презентацию доставляемой. Включение их в экспорт PDF превращает файл в комплексный пакет презентаций: слайды показывают то, что видит аудитория, а примечания показывают, что говорит докладчик. Большинство диалоговых окон экспорта включают опцию «Опубликовать что» с выбором страниц заметок.
Заметки докладчика увеличивают количество страниц PDF, но приносят непропорциональную ценность. Презентация из 30 слайдов с примечаниями превращается в 30-страничный PDF-файл с разделами примечаний, что примерно вдвое превышает размер файла версии, состоящей только из слайдов, но гораздо более полезно в качестве отдельного документа. Для презентаций, которыми поделились коллеги, которые проведут их позже, включение примечаний не является обязательным. В этом разница между предоставлением кому-либо слайдов и представлением ему презентации.
Создание раздаточного материала для докладчика из PDF-файла
PDF-файл, экспортированный с заметками докладчика, может служить в качестве раздаточного материала для докладчика — документа, в котором визуальные слайды сочетаются с тезисами для обсуждения. Распечатайте PDF-файл с макетом «Страницы заметок», в котором каждый слайд размещается вверху страницы, а заметки докладчика — под ним. Докладчик может хранить распечатанный раздаточный материал во время презентации в качестве резервной копии на случай, если слайды не удастся, или раздать его аудитории в качестве вывода, включающего как визуальные эффекты, так и ключевые сообщения.
Для раздаточных материалов для аудитории рассмотрите возможность экспорта без заметок докладчика, если заметки содержат внутренние темы для обсуждения, не предназначенные для внешнего распространения. Отдельный экспорт с заметками для докладчика и без заметок для аудитории занимает несколько дополнительных секунд и позволяет избежать затруднений при обмене внутренними заметками о доставке с клиентами. Подход с двумя экспортами ничего не стоит и исключает целую категорию утечек информации.
Проверка экспортированного PDF-файла перед отправкой
Откройте экспортированный PDF-файл и прокрутите каждый слайд. Убедитесь, что форматирование текста сохранилось при экспорте, что шрифты отображаются правильно, а изображения и диаграммы присутствуют и правильно расположены. Обратите особое внимание на слайды со сложным макетом, перекрывающимися элементами или пользовательскими шрифтами. Это слайды, которые, скорее всего, будут иметь артефакты экспорта.
Если PDF-файл будет распечатан, распечатайте один тестовый слайд. Цветовые сдвиги между экраном и печатью являются обычным явлением, поскольку PowerPoint использует цвета RGB, а для печати PDF — CMYK. Синий цвет, который на экране выглядит профессионально, может быть напечатан как мутно-фиолетовый. Отрегулируйте исходные цвета PowerPoint, если распечатанный результат не соответствует ожиданиям. Тест печати выявляет проблемы с цветопередачей, которые не удается выявить при просмотре на экране.