Создание Цифровой подписи для PDF-файла — это однократный процесс настройки. Использование одной и той же подписи в десятках или сотнях последующих PDF-файлов без ее повторного создания каждый раз — вот что делает цифровую подпись практичной для рабочих процессов бизнеса. Подпись, будь то цифровая подпись на основе сертификата или сохраненное изображение рукописной подписи, сохраняется как удостоверение многократного использования, которое вы выбираете из списка, а не перестраиваете с нуля для каждого документа.
Метод повторного использования подписи зависит от того, работаете ли вы с цифровыми подписями на основе сертификатов, которые обеспечивают гарантии криптографической целостности, или с изображениями электронных подписей, которые обеспечивают визуальную маркировку без криптографической привязки. Оба типа можно хранить и использовать повторно, но механизм хранения и переносимость этих двух типов различаются.
Инструменты Sign PDF WukongPDF поддерживают сохраненные подписи, которые можно применять к нескольким документам за один сеанс. Загрузив свою подпись один раз, ее применение к каждому последующему документу занимает один клик.
Хранение и повторное использование подписей в Adobe Acrobat Pro
Acrobat Pro хранит цифровые идентификаторы в хранилище сертификатов системного уровня или в зашифрованном файле. Чтобы создать многоразовое цифровое удостоверение, откройте Acrobat Pro, выберите «Правка», затем «Настройки» и выберите «Подписи». В разделе «Идентификаторы и доверенные сертификаты» нажмите «Дополнительно». В диалоговом окне «Настройки цифрового удостоверения» нажмите «Добавить удостоверение» и выберите «Новое цифровое удостоверение, которое я хочу создать сейчас». Следуйте инструкциям, чтобы ввести свое имя и контактную информацию. Выберите сохранение идентификатора в хранилище сертификатов Windows, если вы хотите, чтобы другие приложения Windows имели к нему доступ, или выберите файл PKCS#12, если вы планируете экспортировать идентификатор для использования на других компьютерах.
После создания цифрового удостоверения оно появляется в диалоговом окне «Подписание» каждый раз, когда вы подписываете PDF-файл. Выберите идентификатор в раскрывающемся списке «Войти как», введите пароль и нажмите «Подписать». Подпись применяется с использованием сохраненного сертификата. Создание цифрового удостоверения в первый раз занимает около двух минут. Каждое последующее подписание занимает менее 30 секунд. Экспортированный файл PKCS#12 с расширением .pfx или .p12 можно импортировать в Acrobat Pro на другом компьютере или в совместимое стороннее средство подписи PDF.
Для электронных подписей без сертификатов Acrobat Pro сохраняет изображения рукописных подписей или стили печатных подписей как часть инструмента «Заполнить и подписать». После того, как изображение подписи было нарисовано или загружено один раз, Acrobat запоминает его и предлагает для повторного использования при каждом открытии инструмента «Заполнить и подписать». Эта сохраненная подпись создает электронную метку без криптографических гарантий цифровой подписи на основе сертификата, но ее достаточно для большинства потребностей в деловой подписи.
Использование служб облачных подписей для повторного использования на нескольких устройствах
Облачные службы подписи PDF Workflow хранят ваш профиль подписи на своих серверах, что делает его доступным с любого устройства, на котором вы входите в систему. Такие службы, как DocuSign, Adobe Acrobat Sign и Dropbox Sign, поддерживают профиль подписи, который включает ваше напечатанное имя, рукописное изображение подписи и цифровой сертификат, если вы его загрузили. Когда вы подписываете документ через сервис, ваша сохраненная подпись применяется автоматически.
На практике подход к облачному хранилищу решает проблему переносимости. Ваша подпись доступна независимо от того, находитесь ли вы на рабочем столе в офисе, на домашнем ноутбуке или на телефоне. Компромисс заключается в том, что профиль подписи, включая любой закрытый ключ цифрового сертификата, хранится на серверах службы. Авторитетные службы шифруют закрытый ключ паролем, который известен только вам. Это означает, что служба не может подписывать документы от вашего имени без вашего пароля. Для организаций, которые ежедневно подписывают сотни документов между несколькими подписывающими сторонами, профили облачных подписей являются стандартным подходом, поскольку они централизуют управление идентификацией и исключают настройку подписи для каждого компьютера.
Экспорт и импорт цифровых сертификатов
Если вам необходимо использовать одно и то же удостоверение Sign PDF на основе сертификата на нескольких компьютерах или поделиться им с коллегой, который подписывает от вашего имени, экспортируйте цифровое удостоверение в виде файла PKCS#12. В Acrobat Pro перейдите в «Правка», «Настройки», «Подписи», нажмите «Еще» для «Идентификаторы», выберите свой цифровой идентификатор и выберите «Экспорт». Сохраните файл с надежным паролем. Перенесите файл на целевой компьютер, откройте Acrobat Pro, перейдите в то же диалоговое окно и выберите «Добавить идентификатор», затем выберите файл, содержащий мой цифровой идентификатор. Импортируйте файл .pfx и введите пароль.
Переносимость сертификатов необходима профессионалам, которые подписывают документы с нескольких рабочих станций, например юристам, которые работают как в офисе, так и дома, или руководителям, которые подписывают документы как с настольного компьютера, так и с ноутбука. Экспортированный файл сертификата следует рассматривать как конфиденциальные учетные данные. Храните его в менеджере паролей или зашифрованном USB-накопителе, а не в незашифрованном вложении электронной почты или в облачной папке. Любой, у кого есть доступ к файлу .pfx и его паролю, может применить вашу цифровую подпись к любому PDF-файлу.
| Метод хранения | Мобильность | Скорость подписи |
|---|---|---|
| Сохраненная идентификационная информация в Acrobat Pro | Привязан к одному компьютеру | Два клика, чтобы подписать после установки |
| Профиль службы облачных подписей | Любое устройство с логином | Один клик, чтобы подписать после загрузки |
| Файл цифрового сертификата (.pfx) | Переносной файл, любое совместимое программное обеспечение | Импортируйте сертификат, затем подпишите |
Управление несколькими подписями для разных ролей
Профессионалу, который подписывает документы в различных качестве, например, лично для отдельных контрактов и от имени компании для деловых соглашений, необходимы два отдельных удостоверения личности для подписи. Создайте один цифровой идентификатор для личного статуса и второй для роли компании. Присвойте каждому идентификатору описательное имя, которое позволит легко выбрать правильный идентификатор в раскрывающемся списке «Подписать как». Случайное подписание личного документа подписью компании или наоборот создает путаницу и, в регулируемых контекстах, потенциальные юридические проблемы.
Службы облачных подписей выполняют несколько ролей посредством переключения учетных записей или профилей рабочей области. Пользователь DocuSign может принадлежать нескольким учетным записям, каждая из которых имеет собственный профиль подписи и брендинг компании. Переключение между учетными записями осуществляется одним щелчком мыши в меню учетной записи. Разделение четкое и предотвращает ошибки межролевой подписи, которые возможны, когда несколько цифровых идентификаторов хранятся в одном локальном хранилище сертификатов без четкой маркировки.
Повторное использование цифровой подписи в нескольких PDF-файлах — это вопрос однократного сохранения удостоверения подписи и выбора его из списка для каждого последующего подписания. Пятиминутные инвестиции в настройку сохраненного цифрового удостоверения или профиля облачной подписи окупаются в течение первой недели после регулярного подписания. Для профессионалов, которые ежедневно подписывают документы, повторное использование подписи превращает подписание из повторяющейся задачи настройки в этап подтверждения одним щелчком мыши.
Защита сохраненных подписей от несанкционированного использования
В большинстве случаев сохраненная цифровая подпись, будь то в локальном хранилище сертификатов или в облачном профиле, представляет собой учетные данные, которые необходимо защищать. Установите надежный пароль для цифрового удостоверения, который отличается от пароля для входа в систему вашего компьютера и пароля электронной почты. Если кто-то получит доступ к вашему разблокированному компьютеру, он не сможет подписывать документы от вашего имени без отдельного ввода пароля цифрового удостоверения. В Acrobat Pro настройте цифровой идентификатор так, чтобы он требовал пароль для каждого сеанса подписи, а не только для первоначального создания.
Когда дело доходит до рабочих процессов с документами, для облачных профилей подписи включите многофакторную аутентификацию в учетной записи службы. Профиль подписи, хранящийся на серверах службы, зашифрован с использованием учетных данных вашей учетной записи, а MFA добавляет второй этап проверки, который предотвращает неправильное использование подписи, даже если ваш пароль скомпрометирован. Периодически просматривайте список устройств, вошедших в вашу учетную запись облачной подписи, и отзывайте доступ для всех устройств, которые вы больше не используете. Эти меры безопасности защищают сохраненную подпись так же серьезно, как и любой другой законный орган подписи.
Автоматизация применения подписи в пакетах документов
Для организаций, которые неоднократно отправляют на подпись один и тот же тип документов, Acrobat Pro поддерживает пакетную цифровую подпись с помощью Action Wizard. Создайте действие, которое открывает папку PDF-файлов, применяет к каждому указанный цифровой идентификатор и сохраняет подписанные копии в выходную папку. Действие выполняется автоматически, обрабатывая сотни документов за время, необходимое для подписания одного из них вручную.
Службы облачной подписи предлагают конечные точки API для автоматической подписи. Сценарий загружает PDF-файл, указывает личность подписывающего лица и получает обратно подписанный PDF-файл. API интегрируется в конвейеры создания документов, где система создает PDF-файл, отправляет его на подпись и архивирует подписанную копию без вмешательства человека. Для сценариев большого объема, таких как автоматическое создание счетов или выдача сертификатов, подписание на основе API является единственным практическим подходом. Приложение для автоматизации подписи превращает цифровое подписание из этапа, выполняемого вручную для каждого документа, в фоновый процесс, позволяя подписывать тома, которые было бы невозможно обработать вручную.
Многоразовая цифровая подпись повышает производительность для всех, кто подписывает более нескольких PDF-файлов в неделю. Настройка занимает пять минут, каждое последующее подписание занимает секунды, а совокупная экономия времени за год значительна. Настройка занимает пять минут. Каждое последующее подписание занимает секунды. За год регулярного подписания время, сэкономленное по сравнению с созданием новой подписи для каждого документа, превращается в часы восстановленного продуктивного времени. Подход с использованием сохраненной подписи является стандартной практикой среди профессионалов, которые ежедневно подписывают документы.
Подход с использованием хранимой цифровой подписи в равной степени применим как к специалистам-одиночкам, подписывающим несколько клиентских соглашений каждую неделю, так и к корпоративным командам, обрабатывающим сотни документов с помощью конвейеров автоматической подписи. Первоначальные инвестиции в установку (пять минут) окупаются на протяжении всего срока службы подписи.