На рабочем компьютере часто действуют ограниченные политики установки программного обеспечения. Вы не можете загрузить Adobe Acrobat Pro, запустить установщик и добавить расширения браузера без одобрения ИТ-специалиста. Вам все равно придется отправить защищенный паролем PDF-файл внешнему клиенту или партнеру. Вопрос в том, существует ли какой-либо путь к PDF Security, который не требует установки программного обеспечения или запроса исключения у ИТ-отдела.
Ответ — да, через два основных канала: онлайн-инструменты защиты PDF-файлов на базе браузера, которые полностью работают в Интернете без локальной установки, и встроенные функции операционной системы, которые могут создавать PDF-файлы, защищенные паролем, через диалоговое окно печати в PDF. Ни один из подходов не требует прав администратора или установки программного обеспечения, и оба создают PDF-файлы, защищенные стандартным шифрованием AES, которое соблюдает любая современная программа для чтения PDF-файлов.
Инструмент Protect PDF WukongPDF добавляет защиту паролем к PDF-файлам непосредственно в браузере. Загрузите файл, установите пароль и скачайте защищенную версию, ничего не устанавливая на рабочий компьютер.
Как работает защита PDF-файлов паролем без локального программного обеспечения
Защита паролем PDF основана на алгоритмах шифрования, встроенных в саму спецификацию PDF. Когда вы устанавливаете открытый пароль для PDF-файла, его содержимое шифруется с помощью AES, и пароль становится ключом дешифрования. Программа чтения PDF-файлов, открывающая файл, прозрачно выполняет расшифровку после того, как пользователь вводит правильный пароль. Этап шифрования и установки пароля может происходить где угодно. На локальном компьютере с Acrobat Pro, на веб-сервере с помощью онлайн-инструмента или с помощью встроенной функции ОС. Полученный защищенный PDF-файл идентичен независимо от того, где было выполнено шифрование.
На практике ключевым моментом безопасности при использовании инструментов на основе браузера является то, что незашифрованный PDF-файл необходимо загрузить на удаленный сервер для обработки. Для документов, содержащих конфиденциальную информацию, этот шаг загрузки создает риск раскрытия данных, которого нет при использовании локально установленного программного обеспечения. Авторитетные онлайн-сервисы PDF указывают свои методы обработки данных в политике конфиденциальности и удаляют загруженные файлы после обработки. Прежде чем загружать конфиденциальный рабочий документ в любую онлайн-службу, убедитесь, что политики хранения и удаления данных службы соответствуют требованиям информационной безопасности вашей организации.
Метод 1: Онлайн-инструменты защиты PDF-файлов на основе браузера
Откройте веб-браузер и перейдите к онлайн-сервису защиты PDF-файлов. Загрузите PDF-файл, перетащив его в окно браузера или воспользовавшись средством выбора файлов. Введите пароль в соответствующее поле. Большинство служб также предлагают отдельный пароль разрешений, который ограничивает редактирование, печать или копирование независимо от открытого пароля. Для простой защиты установите только открытый пароль. Нажмите «Защитить» или «Зашифровать», и служба обработает файл. Загрузите защищенный PDF-файл немедленно.
Проверьте защищенный PDF-файл, открыв его в программе чтения PDF-файлов. Читатель должен запросить пароль перед отображением любого контента. Введите установленный вами пароль и убедитесь, что документ открывается правильно. Без пароля программа чтения должна отображать пустую страницу или запрос пароля, в зависимости от программы чтения. Многие онлайн-инструменты устанавливают ограничение на размер файла для бесплатной обработки, обычно от 25 до 100 МБ. Для файлов большего размера сначала разделите PDF-файл с помощью инструмента разделения, защитите каждую часть отдельно или используйте метод печати в PDF, описанный ниже.
Метод 2: печать в PDF с помощью встроенных функций ОС
И Windows, и macOS включают опцию Microsoft Print to PDF или Save as PDF в диалоговом окне печати любого приложения. Полученный PDF-файл по умолчанию не защищен паролем, но путь печати можно комбинировать с другими встроенными инструментами для обеспечения защиты. В Windows принтер Microsoft Print to PDF не поддерживает защиту паролем. Обходной путь — использовать Microsoft Word, если он уже установлен, что часто бывает на рабочих компьютерах. Откройте PDF-файл в Word, который преобразует его в редактируемый документ, затем выберите «Файл», «Сохранить как», выберите «PDF», нажмите «Параметры» и установите флажок «Зашифровать документ паролем».
В macOS встроенное приложение предварительного просмотра может экспортировать PDF-файл с шифрованием. Откройте PDF-файл в режиме «Просмотр», выберите «Файл», затем «Экспорт». В диалоговом окне экспорта установите флажок «Шифровать», введите пароль и сохраните. Предварительная версия применяет 128-битное шифрование AES. Эта функция доступна на каждом Mac без установки какого-либо дополнительного программного обеспечения. Для пользователей Windows без Word метод с использованием браузера является наиболее надежным вариантом без установки.
Метод 3: мобильные приложения для сканирования PDF на рабочем телефоне
Если установка программного обеспечения на рабочий компьютер ограничена, но рабочий телефон разрешает установку приложений, мобильный PDF-сканер или приложение-редактор могут добавить защиту паролем к PDF-файлу. Перенесите PDF-файл на телефон по электронной почте или через приложение облачного хранилища. Откройте его в приложении PDF, поддерживающем защиту паролем, например в Adobe Acrobat Reader для мобильных устройств или Microsoft 365. Примените пароль и сохраните защищенную копию. Перенесите защищенный PDF-файл обратно на рабочий компьютер по электронной почте или в облачное хранилище.
Защита на мобильных устройствах хорошо работает при периодическом использовании отдельных документов. Он не масштабируется для пакетной обработки большого количества файлов. Подход с использованием мобильных приложений также позволяет избежать проблемы раскрытия данных, связанной с загрузкой конфиденциальных документов в онлайн-сервис, поскольку обработка происходит на телефоне, а не на удаленном сервере. Для конфиденциальных документов на заблокированном рабочем компьютере обходной путь с мобильного телефона обеспечивает практичный способ защиты.
| Метод | Требуется установка? | Стойкость шифрования |
|---|---|---|
| Онлайн-инструмент защиты PDF-файлов | Нет, запускается в браузере | 128-битный или 256-битный AES, в зависимости от сервиса. |
| Встроенный PDF-принтер ОС. | Нет, уже установлен | Варьируется, часто 128-битный AES |
| Мобильное приложение для сканирования PDF-файлов | Установка приложения, права администратора не требуются | Типичный 128-битный AES |
Рекомендации по использованию паролей для защищенных PDF-файлов
Шифрование настолько надежно, насколько надежен пароль. PDF-файл с 256-битным шифрованием AES и паролем 1234 практически не обеспечивает никакой защиты. Используйте пароль длиной не менее 12 символов, сочетая прописные и строчные буквы, цифры и символы. Сообщите пароль получателю по каналу, отличному от самого PDF-файла. Если вы отправляете защищенный PDF-файл по электронной почте, отправьте пароль текстовым сообщением, телефонным звонком или отдельным электронным письмом с другой темой. Такое разделение гарантирует, что злоумышленник, перехвативший электронное письмо, не будет иметь ни файла, ни ключа.
Не храните пароль в имени файла PDF или в теле того же электронного письма. Эти методы противоречат цели защиты паролем. Запишите пароль в менеджере паролей, чтобы позже можно было передать его получателю и восстановить при необходимости. Защита PDF-файла паролем на заблокированном рабочем компьютере занимает несколько минут с помощью инструмента на базе браузера или встроенной функции ОС. Обеспечиваемая им защита реальна, а рабочий процесс работает без нарушений ИТ-политики.
Что делать, если онлайн-инструмент блокирует ваш PDF-файл
Некоторые онлайн-инструменты защиты PDF-файлов отклоняют файлы, размер которых превышает предельный размер, содержит обнаруживаемые шаблоны конфиденциального содержимого или исходят из определенных диапазонов IP-адресов. Если ваш PDF-файл отклонен, попробуйте другой сервис. Базовая технология шифрования стандартизирована, поэтому выходные данные любого надежного сервиса функционально идентичны. Если несколько служб отклоняют файл, скорее всего, проблема в размере файла. Разделите PDF-файл на более мелкие части с помощью бесплатного онлайн-инструмента разделения, защитите каждую часть по отдельности и отправьте получателю набор защищенных файлов вместе с инструкциями по их объединению после разблокировки. Хотя это добавляет дополнительные действия для получателя, оно сохраняет возможность защитить паролем большой документ без установленного программного обеспечения.
Для периодических потребностей в защите на заблокированном компьютере добавьте в закладки надежную онлайн-службу защиты PDF-файлов в своем браузере. Сервисы, которые работают уже несколько лет и имеют четкую политику конфиденциальности с четкими сроками удаления данных, являются более безопасным выбором, чем совершенно новые сервисы с минимальной документацией. Служба, которая сообщает, что загруженные файлы удаляются в течение одного часа после обработки, обеспечивает разумный период раскрытия данных для большинства деловых документов.
Шифрование PDF-файлов на Chromebook или общедоступном компьютере
Для большинства инструментов сценарий блокировки распространяется на Chromebook и компьютеры общего доступа, где установка программного обеспечения еще более ограничена. На Chromebook основным вариантом являются инструменты онлайн-защиты на основе браузера. ChromeOS поддерживает те же веб-инструменты, что и любая операционная система Chrome. Загрузите PDF-файл в онлайн-сервис, установите пароль и загрузите защищенную версию в локальное хранилище или на Google Диск.
Компьютеры в публичных библиотеках усложняют учетные записи на основе сеансов, когда файлы рабочего стола стираются при выходе из системы. После защиты PDF-файла в Интернете сохраните его на USB-накопитель или отправьте себе по электронной почте. Не вводите конфиденциальные пароли на общедоступных компьютерах, на которых могут быть установлены кейлоггеры. Ограничьте защиту PDF-файлов на общедоступных компьютерах файлами без особо конфиденциального содержимого, поскольку окружающая среда создает риски, которые ни один онлайн-инструмент не может полностью снизить. Рабочий процесс защиты PDF-файлов на основе браузера заполняет особый пробел для пользователей, которым нужна безопасность документов на заблокированных устройствах, и для этого случая использования он предоставляет практическое решение, при котором альтернативой является отправка документа незащищенным.
Удобство защиты PDF-файлов с помощью браузера предполагает необходимость выбора службы с прозрачными методами обработки данных. Прежде чем загружать рабочий документ, даже неконфиденциальный, ознакомьтесь с политикой конфиденциальности службы по трем конкретным пунктам: как долго хранятся загруженные файлы, доступен ли доступ к содержимому файла для каких-либо целей, кроме обработки, и использует ли соединение шифрование HTTPS. Служба, которая удаляет файлы в течение часа, не имеет доступа к содержимому, кроме обработки, и использует HTTPS для всех передач, соответствует минимальному стандарту защиты деловых документов на заблокированном компьютере.