PDF-файлы могут содержать встроенные вложения файлов, электронные таблицы, изображения или дополнительные документы, спрятанные внутри их структуры, как вложения электронной почты в сообщении электронной почты. Когда вам нужно удалить конфиденциальную информацию из PDF-файла, видимый текст и изображения на страницах документа являются очевидной и непосредственной целью. Скрытый контент, скрытый внутри прикрепленных файлов, опасно легко не заметить, а усилия по редактированию, которые тщательно очищают каждую видимую страницу, но оставляют неотредактированную электронную таблицу, все еще прикрепленную к файлу, не принесли ровно ничего.
Ранее эта оплошность уже приводила к судебным санкциям.
Как вложения PDF-файлов хранят данные за пределами видимой страницы
Проверка вложений никогда не является факультативной в регламентированной работе.
Спецификация PDF позволяет встраивать вложения файлов на уровне документа посредством встроенных файловых потоков, которые представляют собой отдельные контейнеры данных во внутренней объектной структуре PDF. Эти потоки полностью отделены от потоков содержимого страницы, которые определяют, что визуально отображается на каждой странице документа. Операция PDF Redaction, которая обрабатывает и очищает потоки содержимого страницы, никогда не проникает во встроенные потоки файлов, поскольку они находятся в совершенно другом разделе внутренней иерархии объектов PDF.
Вложения гораздо чаще встречаются в деловых и юридических PDF-файлах, чем думает большинство пользователей. Журналы изменений имеют такой же вес, как и сами изменения. Юридические контракты часто включают прилагаемые приложения и графики в виде отдельных встроенных файлов, а не в виде дополнительных пронумерованных страниц. Финансовые отчеты и презентации для инвесторов часто включают исходную таблицу в каждую диаграмму и график. Пакеты технической документации обычно включают в себя чертежи САПР, листы спецификаций и дополнительные справочные данные в виде вложений в формате PDF.
Проблема выходит далеко за рамки явно преднамеренных вложений и касается автоматически создаваемых случайных файлов. Инструменты экспорта данных могут прикреплять файлы метаданных обработки, журналы аудита или отчеты об исходных данных, которые создатель документа намеренно не добавлял и не проверял. Утилиты преобразования электронной почты в PDF иногда прикрепляют исходные заголовки электронных писем и информацию о маршрутизации в виде отдельного встроенного файла. Эти случайные вложения могут содержать контактные данные, временные метки, пути к серверу и информацию о маршрутизации, которые должны были быть отредактированы вместе с видимым содержимым страницы.
Попробуйте Редактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.
Идентификация прикрепленных файлов перед началом редактирования
Прежде чем начинать какие-либо работы по редактированию, выполните полную инвентаризацию каждого встроенного файла в PDF. Большинство профессиональных инструментов PDF предоставляют панель вложений, на которой перечислены все встроенные файлы с указанием их имен, размеров и типов.
| Инструмент | Панель крепления | Показывает скрытое? | Пакетный экспорт |
|---|---|---|---|
| Adobe Акробат Про | Левая боковая панель > Вложения | Да | Да; экспортировать все |
| Браузерные средства просмотра | Обычно не доступен | Нет | Не поддерживается |
| Командная строка (pdfdetach) | Перечисляет и извлекает все файлы | Да | Да; программируемый |
| WukongPDF | Свойства документа > Вложения | Да | Да |
Если на панели вложений нет записей, не думайте, что документ не содержит вложений. Некоторые инструменты создания PDF-файлов используют нестандартные методы внедрения, которые не обнаруживаются стандартными анализаторами вложений. Выполните полную инвентаризацию объектов документа с помощью инструмента предполетного анализа, который проверяет каждый объект в файле, чтобы окончательно подтвердить отсутствие встроенных файловых потоков, прежде чем сертифицировать документ как чистый.
Редактирование содержимого во вложениях без их удаления
Идеальный результат редактирования — сохранить структуру контейнера вложений, удаляя при этом только конфиденциальное содержимое из каждого прикрепленного файла. Такой избирательный подход сохраняет организационную целостность документа, одновременно достигая цели защиты конфиденциальности. Точный метод зависит от типа вложенного файла.
Для вложений электронных таблиц извлеките встроенный файл, откройте его в собственном редакторе, отредактируйте конфиденциальные ячейки или целые листы и повторно прикрепите очищенную версию. Структура электронной таблицы, формулы в неотредактированных ячейках и правила именования листов — все это сохраняется. Для вложенных изображений извлеките их, выполните редактирование на уровне пикселей в редакторе изображений и снова прикрепите. Для вложений документов, таких как файлы Word, извлекайте и редактируйте их в собственном редакторе, где отслеживаемые изменения, комментарии и метаданные также можно очистить за один проход.
Для вложений, которые невозможно безопасно отредактировать в их собственном формате, таких как собственные файлы баз данных или зашифрованные архивные контейнеры, правильным подходом будет полное удаление вложения и явное документирование удаления в журнале аудита редактирования. Обязательство PDF Privacy заключается в том, чтобы гарантировать, что никакие конфиденциальные данные не уйдут из-под вашего контроля, а не в сохранении каждого вложения любой ценой.
Проверка и контрольный журнал редактирования
После редактирования как видимых страниц, так и всех встроенных вложений проверка должна полностью охватывать оба уровня. Визуальной выборочной проверки выбранных страниц недостаточно. Извлеките все вложения из отредактированного выходного PDF-файла и откройте каждое из них по отдельности, прокручивая каждый лист, вкладку, раздел и страницу, чтобы убедиться, что изменения полны и последовательны. Этот этап проверки на уровне вложения часто выявляет элементы, которые пропускают визуальные проверки на уровне страницы.
Задокументируйте весь объем работ по редактированию в официальном журнале редактирования, в котором записаны, какие вложения были отредактированы и как, какие вложения были удалены и почему удаление было необходимо, а также какие вложения были признаны чистыми и оставлены нетронутыми. В регулируемых отраслях, в которых предусмотрены обязательства по аудиту и раскрытию информации, журнал изменений имеет такой же вес, как и сами исправления. Для PDF Security в юридическом, финансовом и медицинском контексте редактирование на уровне вложений является обязательным требованием, а не дополнительным дополнительным шагом.
Предотвращение недосмотра вложений в рабочих процессах группового редактирования
Командам, которые распределяют обязанности по редактированию между несколькими людьми, нужен стандартизированный контрольный список рабочего процесса, который явно включает проверку вложений в качестве обязательного шага. Наиболее распространенный вариант сбоя при совместном редактировании — один из членов команды редактирует видимое содержимое страницы и передает файл второму человеку для окончательной проверки, при этом ни один из них не проверяет вложения, поскольку каждый ошибочно предполагает, что другой уже обработал его.
Автоматизированные предварительные сценарии, которые обнаруживают наличие встроенных файловых потоков и поднимают предупреждающий флаг, прежде чем рабочий процесс редактирования может быть помечен как завершенный, обеспечивают систематическую защиту от этой ошибки координации действий человека. Правило предварительной проверки, которое автоматически проверяет объекты вложений и требует явного подтверждения со стороны человека, заставляет проверяющего обращаться к каждому вложению, а не полагаться на ошибочную память для проверки панели вложений.
Риск раскрытия данных на уровне прикрепления не является гипотетическим. Во многих задокументированных судебных делах стороны создавали PDF-файлы во время обнаружения с тщательно отредактированными видимыми страницами, но полностью неповрежденными, неотредактированными исходными таблицами, все еще прикрепленными к документам. Юридическая команда разработчика просмотрела каждую видимую страницу, но не проверила панель вложений, а встроенные таблицы содержали точные финансовые данные и личную информацию, которую должны были защитить изменения на уровне страниц. Суды налагают санкции, начиная от исключения доказательств и заканчивая денежными штрафами за нераскрытие информации на уровне приложения.
Систематический аудит вложений должен быть интегрирован в стандартный рабочий процесс редактирования каждого документа, а не рассматриваться как необязательный дополнительный шаг для особо конфиденциальных файлов. Аудит состоит из трех действий, выполняемых последовательно для каждого найденного вложения. Сначала извлеките вложение и откройте его в родном приложении, чтобы оценить объем конфиденциального контента. Во-вторых, отнесите вложение к одной из трех категорий: полностью редактируемое в собственном формате, требующее полного удаления с документацией или подтвержденное как не содержащее конфиденциального содержимого, которое можно безопасно оставить нетронутым. В-третьих, примените соответствующее действие и задокументируйте решение о классификации в журнале аудита редактирования вместе с именем вложенного файла и датой проверки.
Для регулируемых отраслей, на которые распространяются специальные механизмы защиты данных, включая HIPAA для данных о здравоохранении, GDPR для персональных данных жителей ЕС и Федеральные правила гражданского судопроизводства для раскрытия судебных дел, редактирование на уровне вложений является не лучшей рекомендацией, а требованием соответствия. Каждая из этих структур налагает обязательства по защите определенных категорий информации, где бы они ни появлялись в создаваемых документах, в том числе во встроенных файлах и вложениях. Организация, которая может продемонстрировать документированный, последовательно применяемый процесс аудита и редактирования вложений, находится в значительно более сильной позиции во время проверки или аудита соответствия.
Членов группы по обучению проверке панели приложений следует подкреплять периодическими проверками выполненной работы по редактированию. Каждый квартал случайным образом выбирайте десять процентов завершенных проектов редактирования и выполняйте тщательную проверку на уровне вложений для каждого отобранного проекта. Отслеживайте уровень нарушений привязанностей с течением времени и используйте данные о тенденциях, чтобы определить, нуждается ли обучение в усилении или адекватны ли текущие средства управления рабочим процессом. Команда, в которой уровень надзора за привязанностями снижается ежеквартально, имеет эффективный процесс. Команда, уровень надзора которой остается неизменным или увеличивается, нуждается в дополнительных средствах контроля рабочего процесса, помимо одного лишь обучения.
Технический процесс повторного прикрепления очищенного файла после редактирования его содержимого требует внимания к деталям, чтобы избежать случайного повторного использования исходной неотредактированной версии. После извлечения вложения создайте его рабочую копию в отдельном каталоге и выполняйте все работы по редактированию с этой копией, а не с исходным извлеченным файлом. Прежде чем повторно присоединить очищенную версию, вычислите и запишите криптографический хэш как исходного извлеченного вложения, так и отредактированной версии. Эта хеш-пара обеспечивает проверяемую цепочку доказательств того, что файл, прикрепленный к окончательному PDF-файлу, определенно является отредактированной версией, а не оригиналом. В целях дополнительной безопасности удалите исходное извлеченное вложение и рабочую копию из вашей локальной системы после проверки соответствия хеша повторно прикрепленного файла в окончательном PDF-файле хешу отредактированной версии.
Если редактирование включает вложения, которые сами содержат вложенные вложения или внедренные объекты, проверка должна повторяться на каждом уровне вложенности. Вложение PDF может представлять собой ZIP-архив, содержащий электронные таблицы со встроенными диаграммами, связанными с внешними источниками данных. На каждом уровне иерархии вложенности появляются новые места, где конфиденциальные данные могут сохраняться после завершения редактирования верхнего уровня. Рекурсивная проверка вложений требует больших ресурсов, но это единственный способ добиться уверенности в том, что во вложенной структуре содержимого документа не останется никаких остаточных конфиденциальных данных.
Попробуйте Редактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.