Преобразование файлов Excel в PDF — это то, что большинство людей делают регулярно: чтобы поделиться электронной таблицей без разрешения на редактирование, создать отчет для печати или отправить данные кому-то, у кого не установлен Excel. Выбранный вами метод влияет на то, насколько хорошо макет электронной таблицы преобразуется в документ с фиксированной страницей.
Как конвертировать Excel в PDF в Microsoft Excel
Откройте таблицу в Excel. Откройте Файл > Сохранить как и выбрать PDF из списка форматов файлов. Перед сохранением нажмите «Параметры», чтобы указать, следует ли экспортировать активный лист, всю книгу или выбранный диапазон ячеек. Вы также можете указать, включать ли в лист области печати, определенные вами.
Либо откройте Файл > Экспортировать > Создайте PDF/XPS, который откроет немного другое диалоговое окно с опциями стандартного или минимального качества. Стандартный — правильный выбор для большинства целей совместного использования; минимальный размер сжимает изображения более агрессивно.
Управление макетом перед экспортом
Самая большая проблема при преобразовании Excel в PDF — это макет. Электронные таблицы предназначены для экранов с неограниченным пространством по горизонтали; Страницы PDF имеют фиксированные размеры. Широкие листы часто обрезаются по правому краю, а столбцы сжимаются до нечитаемых размеров.
Перед экспортом перейдите в раздел «Макет страницы» в Excel и проверьте ориентацию, масштаб и область печати. Переключение на альбомную ориентацию и использование параметра «По размеру листа на одной странице» в разделе «Масштабировать по размеру» обеспечивает печать всей электронной таблицы на каждой странице PDF. Для очень широких листов рассмотрите возможность скрытия менее важных столбцов или разделения экспорта на несколько разделов.
Как конвертировать Excel в PDF онлайн
Если у вас не установлен Microsoft Excel, конвертер Excel в PDF компании WukongPDF обрабатывает файлы .xlsx и .xls непосредственно в браузере. Загрузите файл, преобразуйте его и загрузите PDF. Это также полезно для быстрого преобразования файлов без открытия Excel — особенно на устройствах, где Excel недоступен.
Google Sheets — еще один путь для пользователей без Excel. Загрузите файл .xlsx на Google Диск, откройте его с помощью Google Таблиц и перейдите в раздел «Файл» > Скачать > PDF Документ. В диалоговом окне загрузки отображаются параметры ориентации, размера бумаги, масштабирования и разрыва страницы перед созданием PDF.
Преобразование нескольких листов в один PDF
Параметр Excel «Сохранить как PDF» позволяет экспортировать всю книгу, при которой каждый лист помещается в отдельный набор страниц в одном PDF. Листы отображаются в том же порядке табуляции, что и в книге. Если вам нужны только определенные листы, удерживайте клавишу Ctrl и щелкните нужные вкладки листов перед экспортом — Excel экспортирует только выбранные листы.
Если вы экспортировали листы по отдельности и вам необходимо их объединить, инструмент Excel в PDF WukongPDF в сочетании с шагом слияния легко справится с этой задачей — преобразуйте каждый лист в PDF, а затем используйте инструмент «Объединить PDF», чтобы объединить их в правильном порядке.