Вы закончили отчет. Он готов к работе. Вы перетаскиваете его в окно создания электронного письма, и панель вложений становится красной — 34 МБ, что превышает лимит. Или оно отправляет, но через двадцать минут вы получаете уведомление о возврате. Вам нужен файл меньшего размера, и он вам нужен сейчас. Вот самый быстрый путь от негабаритного товара к отправке.
Самый быстрый способ: сжать файл
Для большинства документов PDF Сжатие является самым быстрым способом. Перейдите в WukongPDF по адресу www.wukongpdf.com, загрузите файл, выберите среднее сжатие и загрузите результат. Для типичного отчета размером 20–30 МБ с диаграммами и изображениями среднее сжатие надежно позволяет получить размер 2–5 МБ — в пределах любого ограничения электронной почты — без видимых изменений качества.
If medium compression isn't enough, try high compression. Проверьте результат, увеличив изображения в сжатом формате PDF — если текст по-прежнему четкий, а изображения читаются в нормальном размере, можно отправлять. If images look obviously degraded, the document might need a different approach.
Самый быстрый способ: сжать файл
Понимание того, что делает файл большим, определяет, какой запас сжатия у вас есть. Текст легко сжимается и не ухудшается. Изображения являются основной причиной потери размера и потенциальной потери качества.
- Документ с большим количеством текста (контракт, отчет, письмо): уже маленький или значительно сожмется без изменения качества. Если размер файла превышает 5 МБ и в основном текст, значит, его раздувает что-то другое — шрифты, метаданные или данные, оставшиеся от редактирования.
- Документ с большим количеством изображений (презентация, брошюра, фотоотчет): большой запас по сжатию. Среднее сжатие будет иметь существенное значение.
- Отсканированный документ: обычно очень сжимаемый — сканеры по умолчанию используют гораздо более высокое разрешение, чем необходимо для чтения с экрана или электронной почты.
Когда одного сжатия недостаточно
Некоторые файлы PDF уже сильно сжаты и не будут сжиматься дальше без неприемлемой потери качества. Если вы находитесь именно там, есть еще несколько вариантов:
- Отправляйте только соответствующие страницы: если получателю нужны только определенные разделы, извлеките эти страницы с помощью инструмента разделения и отправьте файл меньшего размера. 5-страничный отрывок из 40-страничного отчета — это лишь малая часть его объема.
- Поделиться через ссылку в облаке: загрузите на Google Drive, Dropbox или OneDrive и вставьте ссылку для общего доступа в тело электронного письма. Никаких ограничений по вложениям, мгновенная доставка и получатель получает полноценную версию.
- Вернитесь к источнику: если исходный файл доступен (Word, PowerPoint), уменьшите разрешение изображения перед повторным экспортом. В Word сжимайте изображения перед сохранением; в PowerPoint проверьте Файл > Сжать СМИ. При повторном экспорте из оптимизированного источника получается гораздо меньший по размеру PDF, чем при сжатии уже экспортированного.
Проверка реальности ограничения размера электронного письма
Ограничение Gmail составляет 25 МБ. Outlook.com занимает 20 МБ. Но это ограничения на отправку — сервер получателя может установить более низкие ограничения. Корпоративные почтовые системы часто ограничивают размер входящих вложений 10 МБ или меньше. А кодирование Base64 (способ передачи двоичных файлов по электронной почте) добавляет примерно 33% накладных расходов, поэтому PDF размером 19 МБ при передаче становится примерно 25 МБ.
Практическая цель для надежной доставки электронной почты — менее 10 МБ — с учетом накладных расходов на кодирование и возможности того, что у получателя более строгие ограничения, чем у вас. Если вы можете получить результат Reduce PDF Size менее 10 МБ, он без проблем дойдет практически до любого почтового ящика.