Объединение нескольких документов Word в один PDF возникает часто — при сборе отчета из отдельно написанных разделов, упаковке предложения с приложениями или подготовке пакета документов к отправке. Существует несколько подходов, и какой из них работает лучше всего, зависит от того, хотите ли вы сделать это полностью в Word или потом использовать этап слияния.
Вариант 1. Сначала объедините документы Word, затем экспортируйте в PDF
Самый простой подход к созданию идеального окончательного документа — объединить все в Word перед преобразованием. Откройте первый документ, поместите курсор в конец, перейдите в «Вставка» → «Объект» → «Текст из файла» и выберите следующий документ Word. Word вставляет свое содержимое в позицию курсора. Повторите эти действия для каждого дополнительного документа. Как только все будет в одном файле Word, убедитесь, что стили, нумерация страниц, а также верхние и нижние колонтитулы одинаковы, а затем экспортируйте в PDF через «Файл» → «Сохранить как» → PDF или «Файл» → «Экспорт».
Этот метод дает вам полный контроль над объединенным документом, прежде чем он станет PDF. Вы можете исправить несоответствия стиля — разные шрифты заголовков от разных авторов, неодинаковое расстояние между абзацами, конфликтующую нумерацию страниц — до создания PDF. Компромисс заключается в том, что его необходимо открывать и редактировать в Word, что не всегда практично, если документы получены от разных людей и вы не хотите изменять оригиналы.
Вариант 2. Преобразуйте каждый документ в PDF, затем объедините
Экспортируйте каждый документ Word в PDF по отдельности, затем объедините PDF с помощью инструмента слияния. В Word: Файл → Сохранить как → PDF для каждого файла. Затем загрузите все PDF в инструмент Merge PDF WukongPDF, расположите их по порядку и загрузите объединенный документ.
Этот подход точно сохраняет исходное форматирование каждого документа, поскольку каждый PDF экспортируется независимо. Обратной стороной является то, что в конечном итоге вы получаете объединенный документ, который может иметь непоследовательный стиль в разных разделах — разные шрифты, разные размеры полей, разный дизайн заголовка — потому что каждый документ Word сохраняет свое собственное форматирование. Для официальной публикации, где визуальное единообразие имеет значение, стоит сначала исправить стиль в Word. Для быстрого пакета документов, созданных независимо, где согласованность не имеет решающего значения, подход преобразования и слияния работает быстрее.
На Mac без инструмента слияния
Предварительный просмотр выполняет этап слияния на Mac без использования инструмента браузера. Сначала экспортируйте все документы Word в PDF, затем откройте первый PDF в режиме предварительного просмотра, отобразите панель миниатюр и перетащите другие файлы PDF на панель в правильном порядке. Файл → Экспортировать как PDF сохраняет объединенный документ.
Нумерация страниц в объединенном документе
Одна проблема, которая возникает при объединении отдельно созданных документов: номера страниц. Каждый документ может иметь собственную нумерацию страниц, начинающуюся с 1, поэтому объединенный PDF имеет страницы 1, 2, 3... затем снова 1, 2, 3 из второго документа. Если вам нужны непрерывные номера страниц, исправьте это в Word перед преобразованием — установите номер страницы каждого документа так, чтобы он начинался с того места, где остановился предыдущий (Макет страницы → Номер страницы → Форматировать номера страниц → Начать с [N]). Непрерывную нумерацию страниц гораздо сложнее добавить в уже объединенный PDF.
Размер файла после слияния
Объединенный PDF из нескольких документов Word может оказаться больше ожидаемого, особенно если документы содержат изображения или встроенные диаграммы. Запуск окончательного объединенного PDF с помощью инструмента PDF Compression обычно существенно уменьшает размер, не влияя на качество текста. Для документа, который будет отправлен по электронной почте или загружен где-либо с ограничением размера, это стоит сделать на последнем этапе перед отправкой.