Не существует универсального ответа на вопрос, какой длины должен быть PDF, но есть полезные рекомендации по типам документов и несколько принципов, применимых ко всем из них. Краткая версия: PDF должен быть ровно столько, сколько необходимо для достижения своей цели, а не на страницу длиннее. Более сложный вопрос: что «должно быть»? фактически означает для каждого типа документа.
Принцип ответа
Длина в PDF по своей сути не является хорошей или плохой. Двухстраничное резюме может принести больше пользы, чем двадцатистраничный отчет, если двадцать страниц дополнены контекстом, который уже есть у читателя. Сорокастраничная техническая спецификация является правильной длиной, если она охватывает сорок страниц отдельной, необходимой информации, и совершенно недостаточной, если она упускает важные детали.
Вопрос не в том, «как долго это должно продолжаться»; но «что читатель должен уметь делать после прочтения этого?» Длина соответствует функции. Предложение должно предоставить кому-то достаточно информации для принятия решения. В контракте должны быть определены все положения и условия, которые могут иметь значение. Одностраничный сайт должен четко донести одну идею. Начните с цели, а не с количества страниц.
Практические рекомендации по типам документов
Деловые предложения
Для большинства бизнес-контекстов предложения обычно занимают от 5 до 15 страниц. Одностраничное предложение работает, когда отношения и контекст уже установлены. Предложения объемом более 20 страниц редко читаются полностью — руководители и отделы закупок просматривают их в поисках ключевой информации. Если ваш работает долго, спросите, могут ли приложения быть отдельным приложением и действительно ли каждая секция является несущей или просто предназначена для тщательного осмотра.
Отчеты и анализ
Отчеты обладают наибольшей свободой действий, поскольку их цели очень различаются. Внутреннее еженедельное обновление может занимать одну страницу. Ежеквартального бизнес-обзора может быть пятнадцать. Отчет об отраслевом исследовании, распространяемый извне, может стоить шестьдесят. Соответствующим критерием является не абсолютное количество страниц, а соответствие уровня детализации потребностям аудитории. Отчет, написанный для руководителей, должен быть короче и более кратким, чем тот же анализ, написанный для аналитиков, которые будут на его основе действовать.
Договоры и юридические документы
Контракты должны быть настолько длинными, насколько это необходимо, чтобы охватывать все соответствующие условия — ни больше, ни меньше. Простые соглашения об оказании услуг между известными сторонами могут занимать две-три страницы. Сложные многосторонние коммерческие соглашения обычно занимают пятьдесят и более страниц. Длина здесь не является дополнением; это точность. Правильный вопрос для контракта – это не «можем ли мы сделать его короче?» но «определили ли мы все, что необходимо определить?» Тем не менее, контракты, в которых для дополнения простых понятий используется сложный юридический язык, являются реальным явлением, и от него стоит отказаться.
Счета-фактуры и финансовые документы
Одна страница, почти всегда. Счет-фактура, занимающая две страницы, обычно представляет собой проблему с форматированием: позиции могут быть сжаты, или макет занимает много места. Финансовые сводки, отчеты и квитанции следуют той же логике: содержат только то, что нужно читателю, чтобы понять, за что было внесено списание, что было оплачено и каковы условия. Все остальное — шум.
Презентации экспортированы в формате PDF
Презентации PDF представляют собой другую категорию, поскольку «длина»; на самом деле это количество слайдов, а не количество страниц в традиционном смысле. Группа слайдов, опубликованная в формате PDF после встречи, должна существовать сама по себе, без повествования докладчика, что часто означает добавление еще нескольких слайдов с большим количеством текста, чем вы бы использовали в живой презентации. Обычно в большинстве бизнес-презентаций содержится от 10 до 20 слайдов. Коллекция из более чем 40 слайдов обычно является признаком того, что тема недостаточно сфокусирована.
Руководства по эксплуатации и техническая документация
Техническая документация не имеет разумного ограничения на количество страниц — она должна охватывать то, что охватывает. Краткое руководство может занимать четыре страницы. Полное руководство по продукту может стоить двести. Полезный вопрос здесь заключается в том, достаточно ли хорошо организован документ, чтобы читатели могли найти то, что им нужно, не читая его целиком. Длинный документ с хорошей структурой и четким оглавлением более удобен, чем более короткий документ без него.
Подписывает, что PDF слишком длинный
- Разделы, которые существуют для того, чтобы показать, что вы провели исследование, а не для информирования читателя.
- Повторяющаяся информация, изложенная несколько по-разному в нескольких разделах.
- Приложение, длиннее основного документа.
- Контент, который будет иметь значение только в крайних случаях, которые еще не появились.
- Страницы вводного контекста, которые аудитория уже знает.
Когда документ действительно должен быть длинным
Некоторые документы длинные, потому что так и должно быть. Для них задача не в том, чтобы разрезать, а в том, чтобы сделать длину судоходной. Четкое оглавление, последовательная структура заголовков и хорошо размеченные разделы позволяют читателям найти то, что им нужно, не читая всего. Подумайте, можно ли разделить документ на краткую и полную версию, при этом краткое изложение будет доступно большинству получателей, а полная версия будет доступна по запросу.
Длинные PDF также обычно являются большими PDF. Прежде чем делиться чем-либо более 10 страниц с тяжелым контентом, запустите его с помощью инструмента PDF Compression от WukongPDF на www.wukongpdf.com — 60-страничный отчет с диаграммами не обязательно должен занимать 80 МБ. Среднее сжатие позволяет уменьшить размер большинства больших документов без каких-либо видимых изменений качества.