Создание заполняемого файла PDF — такого, в котором получатели могут щелкать поля и вводить текст напрямую, а не печатать и писать от руки — раньше требовалось Acrobat Pro. Это уже не так. Существуют бесплатные инструменты, которые добавляют поля интерактивной формы в существующий PDF, а также несколько инструментов, которые позволяют создать его с нуля.
Что на самом деле представляет собой заполняемый PDF
Заполняемый PDF имеет интерактивные поля формы — текстовые поля, флажки, раскрывающиеся меню, переключатели — встроенные в документ. Когда кто-то открывает его в любой программе просмотра PDF, он может щелкнуть эти поля и ввести или выбрать значения. Заполненная информация сохраняется при сохранении файла. Это отличается от простого добавления текстовых наложений постфактум; поля являются частью структуры PDF и одинаково работают во всех средствах просмотра.
Стоит знать, что простые наложения текста — когда кто-то открывает PDF и помещает текстовое поле туда, где ему нужно ввести текст — могут достичь аналогичного результата вообще без каких-либо полей формы. Для формы, которая будет использоваться внутри организации людьми, знакомыми с инструментами PDF, этот подход часто оказывается быстрее, чем создание правильных полей формы. Правильно заполняемые поля более важны, когда форма будет отправлена людям, которым неудобно размещать текстовые элементы вручную.
Попробуйте отредактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.
Создание формы на основе браузера
Редактор PDF WukongPDF позволяет добавлять текстовые поля, флажки и другие элементы формы в существующий PDF в браузере. Загрузите документ, переключитесь в режим поля формы и щелкните, где вы хотите разместить каждое поле. Вы можете установить имена полей, значения по умолчанию и указать, является ли поле обязательным. Загрузите результат, и вы получите полнофункциональный заполняемый PDF, который работает в Adobe Reader, Preview и большинстве других программ просмотра.
Для простой формы — несколько текстовых полей, может быть, несколько флажков — это занимает около десяти минут. Более сложные формы с множеством полей, условной логикой (показывать этот раздел, только если этот флажок установлен) или вычисляемыми полями требуют специального программного обеспечения для создания форм, но эти требования необычны для повседневных бизнес-форм.
PDF-XChange Editor: мощный уровень бесплатного пользования для Windows
Уровень бесплатного пользования PDF-XChange Editor включает в себя инструменты создания полей формы, которые более функциональны, чем большинство браузерных вариантов. Вы получаете текстовые поля, флажки, переключатели, раскрывающиеся списки, списки и поля подписи. Откройте PDF, перейдите на панель инструментов «Формы», выберите нужный тип поля и нарисуйте его на странице. Для каждого поля можно настроить имя, всплывающую подсказку, значение по умолчанию и форматирование. Бесплатная версия добавляет водяной знак на страницы, где вы использовали определенные платные функции, но сами поля формы не активируют его.
Начиная с документа Word
Если вы создаете форму с нуля, а не создаете существующую заполняемую форму PDF, начните с Word и используйте встроенные элементы управления формой Word (на вкладке «Разработчик»), что улучшит процесс проектирования. Вы можете создать визуальный макет с помощью инструментов форматирования Word, добавить поля формы и экспортировать в PDF. Интерактивные поля переносятся в PDF при экспорте, и в итоге вы получаете документ, который выглядит безупречно, потому что он был разработан в соответствующем текстовом процессоре, а не путем щелчка по существующему PDF.
Чтобы отобразить вкладку «Разработчик» в Word: Файл → Параметры → Настроить ленту → установите флажок «Разработчик». Элементы управления формой находятся на ленте разработчика в разделе «Элементы управления». Используйте элементы управления содержимым для полей, которые будут работать как в Word, так и в PDF, и протестируйте экспортированный PDF в Adobe Reader, чтобы убедиться, что поля ведут себя должным образом.
Тестирование перед отправкой
Всегда проверяйте заполняемый PDF как минимум в двух разных программах просмотра перед его распространением. Поля, которые работают в инструменте браузера, который вы использовали для их создания, иногда ведут себя по-разному в Adobe Reader, Preview или мобильных средствах просмотра. Распространенные проблемы: текстовые поля слишком малы для размера шрифта, флажки, которые не сохраняют свое состояние, а также поля, которые появляются на экране, но не отображаются при печати. Быстрая проверка заполнения на вашем устройстве перед отправкой позволит выявить эти проблемы до того, как они станут проблемой получателя.
Попробуйте отредактировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.