Функции «Закрепить панели» и «Разделить окно» Excel необходимы для навигации по большим электронным таблицам на экране. Закрепить панели фиксирует определенные строки или столбцы на месте, чтобы заголовки оставались видимыми при прокрутке сотен или тысяч строк данных. Разделенное окно делит рабочий лист на независимо прокручиваемые панели, позволяя одновременно просматривать разные разделы одного и того же листа. Эти функции делают электронные таблицы удобными для ввода и анализа данных, но создают особые проблемы при экспорте в PDF. Замороженные заголовки, которые обеспечивали контекст во время навигации по экрану, должны быть преобразованы в повторяющиеся строки заголовков, которые печатаются на каждой странице PDF. Если параметры экспорта настроены неправильно, контекст заголовка теряется после первой страницы, и читателям PDF-файла придется вернуться на первую страницу, чтобы запомнить, что представляет собой каждый столбец.
Чем замороженные панели и разделенные окна отличаются от печатных заголовков
Важным отличием, которое сбивает с толку многих пользователей Excel, является то, что закрепить панели и разделить окно — это функции экранной навигации, а не функции макета печати. Закрепление верхней строки электронной таблицы сохраняет ее видимой при прокрутке вниз, но не настраивает автоматическое повторение этой строки на каждой печатной странице. Параметр, управляющий повторяющимися строками и столбцами на печатных страницах, называется «Печать заголовков» и настраивается отдельно на вкладке «Макет страницы» в разделе «Печать заголовков». В электронной таблице может быть зафиксирована верхняя строка на экране, но не настроены печатные заголовки; в этом случае при экспорте в PDF заголовок отображается только на первой странице, а на последующих страницах отображаются только строки данных без меток столбцов.
Чтобы настроить печатные заголовки, перейдите в раздел «Макет страницы» — «Печать заголовков». В диалоговом окне «Параметры страницы» на вкладке «Лист» вы найдете два поля: «Строки для повторения вверху» и «Столбцы для повторения слева». Нажмите кнопку выбора рядом с надписью «Строки для повторения вверху», а затем щелкните строку или строки в электронной таблице, содержащие заголовки столбцов. Обычно это строка 1 или строки с 1 по 3, если у вас многострочный заголовок с заголовками, подзаголовками и метками столбцов. Нажмите ОК. Выбранные строки теперь будут отображаться вверху каждой печатной страницы и каждой страницы PDF. Преобразование Excel в PDF в WukongPDF учитывает конфигурацию печатных заголовков, поэтому правильная настройка в Excel гарантирует сохранение заголовков в экспортированном PDF-файле.
Настройка областей печати для управления тем, что отображается на каждой странице
После настройки заголовков печати следующим шагом будет определение области печати. Область печати определяет, какие ячейки будут включены в экспорт PDF. Если область печати не задана, Excel экспортирует все ячейки, содержащие данные, которые могут включать пустые строки или столбцы, выходящие далеко за пределы предполагаемой области содержимого. Установка точной области печати гарантирует, что PDF-файл будет содержать только те данные, которыми вы хотите поделиться, без лишних пробелов или случайных ячеек, которые использовались для расчетов.
Выберите диапазон ячеек, который вы хотите включить, перейдите в «Макет страницы», «Область печати», «Задать область печати». Для электронных таблиц с несколькими отдельными разделами вы можете установить разные области печати для разных страниц, используя разрывы страниц. В режиме предварительного просмотра разрыва страницы перетащите синие линии разрыва страницы, чтобы указать, где заканчивается каждая страница. Разбивайте страницы так, чтобы логически связанные строки оставались вместе на одной странице и чтобы каждая страница начиналась с полного набора строк заголовков, содержащихся в печатных заголовках. Комбинация печатных заголовков для контекста заголовка и разрывов страниц для логической группировки создает PDF-файл, который так же читабелен, как и исходная электронная таблица на экране.
Параметры масштабирования для размещения широких электронных таблиц на страницах PDF
Электронные таблицы с множеством столбцов представляют особую проблему для экспорта в PDF, поскольку стандартная ширина страницы в 8,5 дюймов часто недостаточна для отображения всех столбцов в читаемом размере. Excel предоставляет несколько вариантов масштабирования на вкладке «Макет страницы» в разделе «Масштабировать по размеру». Параметр «Ширина» определяет, сколько страниц будет иметь ширина на выходе. Установка ширины на 1 страницу приводит к тому, что все столбцы занимают одну ширину страницы, но это может привести к уменьшению текста до нечитаемого размера. Установка ширины на «Автоматически» позволяет электронной таблице занимать несколько страниц по горизонтали, что сохраняет читабельность, но требует от читателей объединять столбцы на страницах.
В таблице ниже приведены параметры масштабирования и указано, когда использовать каждый из них.
| Настройка масштабирования | Влияние на вывод PDF | Наилучший вариант для |
|---|---|---|
| Поместить лист на одну страницу | Сжимает весь лист до размера одной страницы; может сделать текст очень маленьким | Краткие справочные листы с несколькими строками и столбцами |
| Уместить все столбцы на одной странице | Масштабирует ширину до одной страницы; высота может охватывать несколько страниц | Широкие таблицы, в которых важно видеть все столбцы вместе |
| Поместить все строки на одну страницу | Масштабирует высоту до одной страницы; ширина может охватывать несколько страниц | Высокие узкие таблицы, например списки транзакций. |
| Без масштабирования (100%) | Печатает в натуральную величину; может занимать несколько страниц в обоих направлениях | Данные, которые должны быть читаемы в полном размере |
| Пользовательский процент | Пользовательский масштаб; балансирует читаемость и количество страниц | Когда ни один из предустановленных вариантов не дает приемлемых результатов |
Проверка контекста заголовка в экспортированном PDF-файле
После экспорта откройте PDF и пролистайте каждую страницу. Убедитесь, что строки заголовка отображаются вверху каждой страницы. Убедитесь, что выравнивание столбцов под заголовками одинаково на всех страницах. Убедитесь, что замороженные панели, которые были настроены как заголовки для печати, повторяются правильно. Обратите особое внимание на страницы после разрывов страниц: в первой строке после ручного разрыва страницы все равно должны отображаться заголовки заголовков. Если на какой-либо странице отсутствуют заголовки, вернитесь в Excel, подтвердите настройку печати заголовков и повторите экспорт. Параметры PDF Printing, которые вы настраиваете в Excel, определяют, является ли экспортированный PDF самостоятельным документом, который читатель может понять, не возвращаясь к исходной электронной таблице.
Переход от интерактивной электронной таблицы с закрепленными панелями к статическому PDF-файлу с повторяющимися заголовками — это преобразование, требующее продуманной настройки. Excel предоставляет инструменты: печать заголовков, областей печати и параметры масштабирования. Их правильное использование — это разница между PDF-файлом, который сохраняет удобство использования исходной электронной таблицы, и PDF-файлом, который теряет структурный контекст, который делал данные значимыми. Настройка занимает несколько минут, а выгода распространяется на каждого, кто читает PDF-файл.
Устранение распространенных проблем с печатным заголовком и масштабированием
Даже при правильной настройке некоторые макеты электронных таблиц приводят к неожиданным результатам при выводе PDF. Если строка заголовка, настроенная как печатный заголовок, появляется на некоторых страницах, но не появляется на других, проверьте, содержат ли строки непосредственно под заголовком объединенные ячейки, пересекающие разрыв страницы. Объединенные ячейки могут привести к тому, что Excel пропустит печатный заголовок на соответствующей странице. Отмените объединение ячеек или отрегулируйте разрыв страницы, чтобы избежать разделения объединенных диапазонов. Если параметр масштабирования создает текст, который слишком мал для чтения, попробуйте установить для параметра «Ширина» значение «Автоматически» и позволить электронной таблице занимать несколько страниц по горизонтали, а не помещать все столбцы на одну страницу в нечитаемом масштабе.
Для книг с несколькими листами помните, что заголовки и области печати настраиваются для каждого листа, а не для каждой книги. Каждый лист, который будет включен в экспорт PDF, должен иметь свои собственные строки заголовка и определенную область печати. Перед экспортом переключайтесь между каждым листом и проверяйте настройки каждого из них. Скрытый лист с настройками по умолчанию может создавать пустые страницы или страницы со смещенным содержимым в экспортированном PDF-файле. Прежде чем завершить экспорт, просмотрите миниатюры каждой страницы.
Печатный заголовок и конфигурация масштабирования задаются один раз для электронной таблицы и могут быть сохранены как часть шаблона Excel для использования в будущем. Если вы регулярно экспортируете подобные отчеты в PDF, создайте шаблон с предварительно настроенными заголовками, областями печати и параметрами масштабирования. Каждый новый отчет, созданный на основе шаблона, наследует правильные настройки экспорта PDF, что устраняет необходимость каждый раз их перенастраивать. Первоначальные инвестиции в создание шаблона окупаются последовательным, правильно отформатированным PDF-файлом в каждом цикле отчетности.