Сохранение электронного письма в формате PDF полезно для ведения учета, обмена цепочками писем с людьми, которые не участвовали в исходной цепочке, или хранения корреспонденции вместе со связанными документами. Каждый крупный почтовый клиент поддерживает это — шаги в каждом из них немного различаются.
Как преобразовать электронное письмо в PDF в Gmail
Откройте письмо в Gmail. Нажмите трехточечное меню в правом верхнем углу электронного письма (не меню браузера, а то, которое находится внутри самого электронного письма) и выберите «Печать». Gmail открывает предварительный просмотр печати. В диалоговом окне печати измените место назначения на «Сохранить как PDF» и нажмите «Сохранить». Электронное письмо сохраняется в формате PDF, включая отправителя, получателя, дату, тему и текст.
Для веток электронной почты с несколькими ответами функция печати Gmail фиксирует всю ветку в том порядке, в котором она появляется на экране. Если вам нужны только определенные сообщения из ветки, разверните эти сообщения и сверните остальные перед печатью.
Как преобразовать электронное письмо в PDF в Outlook
В Microsoft Outlook для Windows откройте электронное письмо и выберите «Файл» > Распечатать. В диалоговом окне печати выберите Microsoft Print to PDF в качестве принтера и нажмите «Печать». При появлении запроса выберите место сохранения. В Outlook на Mac перейдите в раздел «Файл» > Распечатайте и используйте раскрывающийся список PDF в левом нижнем углу диалогового окна печати, чтобы выбрать «Сохранить как PDF».
Выходные данные Outlook PDF включают полный заголовок электронного письма — «От», «Кому», «Копия», «Дата», «Тема», за которым следует тело сообщения. Вложения не включены в PDF; они остаются отдельными файлами.
Преобразование электронных писем в PDF на iPhone и Android
На iPhone откройте электронное письмо в программе «Почта», коснитесь стрелки ответа внизу экрана и прокрутите вниз, чтобы найти пункт «Печать». В предварительном просмотре сведите миниатюру наружу, чтобы преобразовать ее в вид PDF, затем нажмите кнопку «Поделиться» и сохраните в «Файлы».
На Android откройте электронное письмо в Gmail или почтовом приложении, коснитесь трехточечного меню, выберите «Печать», затем выберите «Сохранить как PDF» в раскрывающемся списке принтера. Этот процесс работает так же, как сохранение веб-страницы в PDF на Android.
Включение вложений электронной почты в PDF
Стандартное преобразование электронной почты в PDF фиксирует только тело электронного письма, а не вложения. Если вам нужно электронное письмо и вложения к нему в одном файле, загрузите вложения отдельно, преобразуйте их в PDF, если они еще не созданы, а затем используйте инструмент Merge PDF от WukongPDF, чтобы объединить PDF электронного письма с вложениями PDF в правильном порядке.
Это создает автономную запись переписки и всех связанных с ней документов, что полезно для юридических вопросов, записей о соответствии требованиям или архивов клиентских проектов, где все, что связано с общением, должно храниться вместе.
Организация и присвоение имени электронной почте PDFs
Имя файла по умолчанию для экспорта электронной почты в PDF обычно представляет собой строку темы, которая может быть длинной или содержать символы, вызывающие проблемы в некоторых файловых системах. Переименуйте файл сразу после сохранения во что-нибудь согласованное — формат на основе даты, например 2025-06-15_ClientName_Topic, работает хорошо и сортируется в хронологическом порядке в любом файловом менеджере.
Если электронное письмо PDF имеет большой размер из-за встроенных изображений, его запуск с помощью инструмента PDF Compression обрезает размер файла, не затрагивая текстовое содержимое. Большинство электронных писем в формате PDF хорошо сжимаются, поскольку изображения часто не оптимизированы для хранения документов.