И PDF, и ZIP могут объединять несколько файлов для отправки, но они делают это по-разному и служат разным целям. Выбор сводится к тому, что это за файлы, нужно ли сохранять их индивидуальные форматы и что с ними будет делать получатель.
Что делает ZIP
ZIP — это контейнер и формат сжатия. Он объединяет несколько файлов любого типа в один архив и при необходимости сжимает их. Файлы внутри ZIP-архива сохраняют свои исходные форматы: ZIP-архив, содержащий три документа Word, два PDF-файла, а файл Excel доставляет все пять файлов в их собственных форматах. Получатель извлекает ZIP-файл и работает напрямую с отдельными файлами.
ZIP также сохраняет структуру файлов — вы можете заархивировать папку с подпапками, и получатель получит полную структуру папок. Это делает ZIP правильным выбором, когда файлы необходимо использовать независимо, когда файлы имеют разные форматы или когда организация папок является частью того, что вы доставляете.
Что делает объединенный PDF
Объединение нескольких PDF в один объединяет содержимое страницы в один непрерывный документ. За страницами документа А следуют страницы из документа Б, все в одном файле. Отдельные файлы исчезли: объединенный PDF представляет собой новый документ, а не контейнер оригиналов.
Это делает объединение правильным выбором, когда файлы логически связаны как единый документ — годовой отчет с приложениями, договор с приложениями, предложение с подтверждающими материалами. Получатель открывает один документ и читает его; от них не ожидается, что они будут управлять отдельными файлами.
Когда использовать ZIP
Используйте ZIP, когда: файлы имеют разные форматы (PDF, документы Word, изображения, электронные таблицы), когда получателю необходимо работать с каждым файлом независимо, когда вы доставляете исходные файлы, которые будут редактироваться, или когда структура папок имеет смысл. Конечный пакет дизайна с PSD-файлами, шрифтами и предварительным просмотром PDF представляет собой ZIP-архив. Проект кода с документацией представляет собой ZIP-архив. Пакет регистрации клиента с формами, которые им необходимо заполнить и вернуть индивидуально, вероятно, представляет собой ZIP-файл.
Когда использовать объединенный PDF
Используйте объединенный PDF, когда: все файлы имеют формат PDF, содержимое образует единый логический документ, получатель будет читать, а не редактировать файлы, или вы хотите единообразное форматирование и нумерацию страниц в объединенном документе. Юридическое заключение с вещественными доказательствами. Прилагается колода для инвесторов с финансовыми показателями компании. Предложение по проекту с биографией команды в конце. Это документы для чтения — один PDF, от начала до конца.
Совместимость и противоречия
ZIP-файлы поддерживаются повсеместно — каждая современная операционная система может извлечь ZIP-файл без дополнительного программного обеспечения. Некоторые системы безопасности электронной почты помещают в карантин или блокируют вложения ZIP, поскольку ZIP обычно используется для доставки вредоносного ПО. Если ZIP-вложения блокируются на сервере электронной почты получателя, для решения этой проблемы можно использовать ссылку на облачное хранилище с теми же файлами.
У объединенного PDF нет проблем с совместимостью и безопасности — это просто PDF. Если электронное письмо получателя допускает вложения PDF (а это почти все), объединенный файл Merge PDF проходит без проблем. Для смешанной аудитории, где у некоторых получателей может быть корпоративная система безопасности электронной почты, блокирующая ZIP-файлы, доставка в виде объединенного PDF устраняет неопределенность доставки.
Сравнение размеров файлов
ZIP-сжатие хорошо работает с текстовыми файлами, но обеспечивает минимальное сжатие для уже сжатых файлов, таких как изображения JPEG и PDF (которые часто содержат внутри себя данные сжатого изображения). ZIP-файл из трех PDF часто имеет почти тот же размер, что и три PDF, объединенные без сжатия, поскольку алгоритм ZIP не может сжимать уже сжатый контент.
Правильно сжатый объединенный PDF обычно меньше, чем ZIP-архив тех же PDF, поскольку алгоритмы сжатия, специфичные для PDF, более эффективны для содержимого документа, чем сжатие ZIP общего назначения. Если размер файла имеет значение, сжимайте PDF файлы по отдельности перед объединением или сжатием объединенного результата.