Комментарии в документе Word отражают обсуждения, отзывы и решения, которые сформировали окончательный текст. Когда этот документ экспортируется в PDF, эти комментарии должны сопровождать его, чтобы читатели могли видеть не только то, что было написано, но и то, что обсуждалось, подвергалось сомнению и было решено. Стандартный экспорт Word в PDF по умолчанию включает комментарии в самых последних версиях Microsoft Word, но точное поведение зависит от настроек экспорта, версии Word, а также от того, были ли комментарии разрешены или все еще активны. Знание того, какие настройки следует проверить перед экспортом, гарантирует, что комментарии в PDF-файле будут отображаться именно так, как задумано.
Как Word обрабатывает комментарии во время экспорта PDF
Microsoft Word 365 и Word 2021 включают специальный параметр для видимости комментариев при экспорте PDF. Когда вы переходите к «Файл», «Экспорт» и выбираете «Создать PDF», диалоговое окно «Параметры» содержит флажок «Документ с разметкой» в разделе «Включить непечатаемую информацию». Если установить этот флажок, Word будет включать комментарии, отслеживаемые изменения и любую другую разметку в выходной PDF-файл. Комментарии появляются на полях PDF и располагаются так же, как и в документе Word, с видимым текстом комментария и именем автора.
Разрешенные комментарии ведут себя иначе, чем активные комментарии во время экспорта PDF. Разрешенный комментарий в Word — это цепочка комментариев, помеченная как обработанная, но не удаленная. По умолчанию Word не включает решенные комментарии в PDF-файл, поскольку они считаются закрытыми и больше не имеют отношения к содержимому документа. Если вам нужно, чтобы решенные комментарии отображались в PDF-файле, вам необходимо снова открыть их в Word перед экспортом. Щелкните комментарий, выберите «Открыть повторно», и ветка вернется в активное состояние. После повторного открытия всех комментариев, которые вы хотите включить, запустите экспорт PDF с включенной опцией «Документ с разметкой».
Экспорт с комментариями на Mac и Windows
Word для Mac обрабатывает экспорт комментариев немного иначе, чем Word для Windows. На Mac диалоговое окно экспорта PDF предлагает аналогичный флажок «Показать разметку», но при рендеринге комментариев в полученном PDF-файле они иногда помещаются на отдельную страницу в конце документа, а не на полях рядом с соответствующим текстом. Это происходит потому, что конвейер рендеринга PDF-файлов Mac использует механизм Apple Quartz PDF, который интерпретирует расположение комментариев иначе, чем средство рендеринга PDF-файлов на базе Windows GDI.
Чтобы избежать рендеринга комментариев на отдельной странице на Mac, используйте команду «Сохранить как» вместо «Экспортировать». Выберите «Файл», «Сохранить как» и выберите «PDF» в раскрывающемся списке форматов. В диалоговом окне сохранения нажмите кнопку «Параметры» и убедитесь, что установлен флажок «Документ с разметкой». Путь «Сохранить как» часто обеспечивает более точное позиционирование комментариев на Mac, поскольку он использует другой путь к коду рендеринга, чем команда «Экспорт». Если комментарии по-прежнему отображаются на отдельной странице после попытки экспорта и сохранения как, откройте полученный PDF-файл в инструменте PDF Annotation и используйте функции комментариев или аннотаций, чтобы вручную расположить их рядом с соответствующими текстовыми блоками.
Сохранение форматирования комментариев и информации об авторе
Комментарии в Word содержат метаданные, которые должны отображаться в PDF-файле: имя автора, дату и время создания комментария, а также любые ответы в цепочке комментариев. Эти метаданные сохраняются во время экспорта PDF, если в диалоговом окне экспорта также включены параметры «Свойства документа» и «Теги структуры документа». Имя автора, отображаемое в PDF-файле, берется из параметра «Имя пользователя» в Word, а не из метаданных автора документа. Если в комментариях в документе указаны общие имена, например «Автор» или «Пользователь Windows», в PDF-файле будут отображаться те же имена.
Чтобы стандартизировать имена авторов перед экспортом, измените имя пользователя в Word. В Windows перейдите в «Файл», «Параметры» и в разделе «Общие» обновите поле «Имя пользователя». На Mac перейдите в Word, «Настройки» и в разделе «Личные настройки» обновите имя пользователя. Это изменение повлияет на комментарии, создаваемые в дальнейшем. Существующие комментарии сохраняют имя автора, которое было активным на момент их создания. Чтобы обновить имена авторов существующих комментариев, вам необходимо редактировать каждый комментарий индивидуально или использовать макрос, который циклически перебирает все комментарии и обновляет свойство автора.
Включение комментариев в PDF без беспорядка с разметкой
PDF-файл, в котором видны все комментарии и отслеживаемые изменения, может стать визуально подавляющим, особенно для документа, который прошел несколько циклов проверки. Если аудитории необходимо видеть комментарии, но ей не нужен беспорядок со всеми отслеживаемыми изменениями, примите все отслеживаемые изменения перед экспортом и оставьте видимыми только комментарии. В Word перейдите на вкладку «Рецензирование», откройте раскрывающийся список «Принять» и выберите «Принять все изменения и прекратить отслеживание». Текст документа теперь чистый и окончательный. Затем экспортируйте в PDF с включенной разметкой документа, и в выходных данных появятся только комментарии, а не отслеживаемые изменения.
Этот выборочный подход обеспечивает более чистый PDF Export, который фокусирует внимание читателя на комментарии без визуального шума в виде зачеркивания текста, подчеркиваний при вставке и индикаторов изменения форматирования. Это особенно подходит для окончательных результатов, когда обсуждение принятия решений остается актуальным, а редакционная механика развития текста — нет.
Использование инструмента PDF, когда параметров экспорта Word недостаточно
Если встроенный экспорт комментариев Word не дает желаемого результата, специальный инструмент PDF может добавить функцию комментариев постфактум. Экспортируйте документ Word в PDF без комментариев, чтобы создать чистый базовый файл. Затем воспользуйтесь редактором PDF, поддерживающим инструменты комментариев и аннотаций, чтобы добавить темы обсуждения непосредственно в PDF-файл. Этот подход дает вам точный контроль над размещением, форматированием и видимостью комментариев за счет необходимости ручной транскрипции комментариев из Word в PDF.
Для документов с большим количеством комментариев такой ручной подход быстро становится непрактичным. Такие инструменты, как WukongPDF, обеспечивают PDF Export и функции аннотаций на единой платформе, позволяя конвертировать документ Word в PDF, а затем добавлять, редактировать и размещать аннотации непосредственно в браузере. Двухэтапный рабочий процесс: сначала экспорт чистого PDF-файла, а затем выборочное добавление аннотаций дает более безупречный результат, чем надежда, что настройки экспорта Word обеспечат именно правильную визуализацию комментариев.
Проверка комментариев в PDF-файле перед его распространением
После экспорта документа Word в PDF с включенными комментариями откройте PDF как минимум в двух разных программах просмотра. Adobe Acrobat Reader отображает комментарии на специальной панели комментариев в правой части окна. Браузерные средства просмотра PDF-файлов могут отображать комментарии по-разному, иногда в виде небольших значков речевых пузырьков, по которым необходимо щелкнуть, чтобы отобразить текст. Мобильные PDF-приложения имеют собственные правила отображения комментариев. Убедитесь, что комментарии видны, читабельны и правильно связаны с соответствующим текстом в каждой среде просмотра, которую могут использовать ваши получатели.
Прокрутите каждую страницу и убедитесь, что присутствуют все ожидаемые комментарии. Распространенной проблемой экспорта является то, что комментарии на последней странице раздела или к содержимому внутри текстовых полей и плавающих объектов не отображаются в PDF-файле. Специально проверьте эти места. Если комментарии отсутствуют, вернитесь в Word и убедитесь, что комментарии активны, не разрешены и что для экспорта включен параметр «Документ с разметкой».
Обработка комментариев в совместных документах с отслеживаемыми изменениями
Документы, прошедшие несколько этапов проверки, часто содержат одновременно и комментарии, и отслеживаемые изменения. Визуальная плотность красного зачеркнутого текста, синего подчеркивания вставки и выносок комментариев на полях может сбить с толку читателя, пытающегося понять текущее состояние документа. Прежде чем экспортировать в PDF с видимыми комментариями, рассмотрите возможность принятия всех отслеживаемых изменений, связанных только с форматированием, оставив при этом существенные изменения содержимого и комментарии активными.
Параметры фильтра слов на вкладке «Рецензирование» позволяют отображать или скрывать определенные типы разметки. Нажмите «Показать разметку» и снимите флажок «Форматирование», чтобы скрыть индикаторы изменения шрифта, интервалов и стиля. Снимите флажки «Вставки и удаления», чтобы сосредоточиться только на комментариях. Эти фильтры применяются к экспорту PDF, когда включен параметр «Документ с разметкой», поэтому вы можете контролировать визуальную плотность вывода, не принимая и не отклоняя отдельные изменения вручную.
При экспорте документа, содержащего комментарии нескольких рецензентов, цветовое кодирование комментариев, отличающее рецензентов в Word, может не перенестись в PDF-файл. Проверьте вывод PDF-файла и убедитесь, что каждый комментарий явно относится к его автору либо по имени автора, отображаемому в комментарии, либо по единообразной цветовой схеме. Если цветовая кодировка утеряна, рассмотрите возможность добавления инициалов рецензента в начало каждого комментария перед экспортом.
Последний совет для документов с обширными цепочками комментариев: экспортируйте PDF-файл в двух версиях. Одна версия включает все комментарии для внутренней группы проверки. Другая версия представляет собой чистый экспорт без комментариев для внешнего распространения. Такой подход двойного экспорта делает историю обсуждений доступной для тех, кто в ней нуждается, а внешним читателям представляет чистый, профессиональный документ.
Если документ является частью более крупного пакета отчетов, включающего несколько PDF-файлов, объедините прокомментированные и чистые версии с помощью инструмента объединения PDF-файлов после экспорта, а не пытайтесь управлять видимостью комментариев во время самого процесса объединения.