Архивирование PDF-файла — это не то же самое, что его сохранение. Сохраненный PDF-файл хранится на жестком диске в том состоянии, в котором он использовался в последний раз. Архивированный PDF-файл очищается, сжимается и форматируется для долгосрочного хранения: он удобен для чтения десятилетиями, свободен от ненужного раздутия и организован так, чтобы нужный документ можно было найти, когда он понадобится. Разница в нескольких минутах подготовки сейчас и часах разочарования позже.
Процесс очистки архива нацелен на три вещи: размер файла для эффективного хранения. Метаданные и структура для удобства обнаружения. И соответствие формата для удобства чтения в будущем. Для каждой цели предусмотрены определенные шаги, которые готовят PDF-файл к длительному хранению.
В таблице ниже описаны этапы очистки, их назначение и рекомендуемая последовательность.
| Шаг | Действие | Цель | Необходимый инструмент |
|---|---|---|---|
| 1 | Сжатие до архивного качества: сжатие без потерь, которое сохраняет весь контент, но уменьшает размер файла за счет структурной оптимизации. | Уменьшите объем хранилища, не жертвуя читабельностью | Инструмент сжатия |
| 2 | Добавьте или обновите метаданные: название, автор, тема, ключевые слова и дата создания. | Сделайте файл доступным для поиска через поиск; объяснить, что это за документ, тому, кто найдет его много лет спустя | PDF-редактор |
| 3 | Удаление скрытых данных: старые метаданные, история изменений, встроенные миниатюры, неиспользуемые объекты. | Удалить информацию, не относящуюся к архивной версии; уменьшить размер файла | Инструмент очистки метаданных |
| 4 | Добавляйте закладки, если документ больше 10 страниц. | Сделайте архивный файл доступным для навигации без прокрутки каждой страницы. | PDF-редактор |
| 5 | OCR, если документ содержит отсканированные страницы | Сделайте отсканированный контент доступным для поиска; без оптического распознавания текста отсканированные страницы невидимы для инструментов поиска. | инструмент оптического распознавания символов |
| 6 | Переименование в соответствии с соглашением об именовании архивов. | Сделайте файл идентифицируемым только по его имени; укажите дату, тип документа и описание | Файловый менеджер |
Выбор правильного формата архива
Стандартный PDF подходит для большинства задач архивирования. PDF/A — это специализированный архивный формат, который встраивает все шрифты, запрещает внешние зависимости и ограничивает функции, которые могут стать нечитаемыми в будущем, такие как JavaScript и ссылки на внешние файлы. PDF/A требуется для государственных и юридических архивов во многих юрисдикциях. Для личного и делового архивирования достаточно стандартного PDF-файла с тщательной подготовкой.
Выбор PDF Archive между стандартным PDF и PDF/A зависит от требуемого срока службы. Документы, которые вам нужно прочитать через пять лет, можно уверенно использовать в стандартном формате PDF. Документы, которые будут читаться через тридцать лет, должны использовать PDF/A. Формат включает все необходимое для рендеринга в сам файл, что делает его автономным и защищенным от изменений в доступности шрифтов и технологии рендеринга.
Организация архивированных PDF-файлов для дальнейшего использования
Идеально очищенный PDF-файл бесполезен, если вы не можете найти его три года спустя. Соглашение об именах, метаданные и структура папок работают вместе как система поиска. Имя файла говорит вам, что это за документ. Метаданные сообщают инструменту поиска, что содержит документ. Структура папок группирует связанные документы, поэтому просмотр не менее эффективен, чем поиск.
PDF Compression и инструменты редактирования WukongPDF выполняют этапы очистки, подготавливающие PDF-файлы к архивированию. Сжимайте для уменьшения размера, добавляйте метаданные для удобства обнаружения и сканируйте контент с помощью оптического распознавания символов для удобства поиска. Подготовленный файл готов к долговременному хранению в любой системе, которую вы используете для управления архивными документами.
Тестирование архивных файлов на предмет удобства чтения в будущем
Раз в год открывайте несколько случайно выбранных архивных PDF-файлов и проверяйте, что они по-прежнему читабельны. Изменения программного обеспечения, обновления операционных систем и программы чтения PDF-файлов по умолчанию меняются. Файл, который прекрасно открылся три года назад, может отображаться неправильно в текущей версии вашей программы чтения PDF-файлов. Выборочная проверка вашего архива выявляет порчу формата до того, как она повлияет на важные документы. Если файл не открывается, у вас еще есть время преобразовать его, прежде чем инструменты преобразования исчезнут.