Менеджер просит вас подписать контракт от его имени. Они в командировке, недоступны или делегировали вам право подписи. У вас есть документ. У вас есть разрешение. Но в строке подписи требуется указать их имя, а не ваше. Подписание чужого имени в PDF-файле, даже с его разрешения, вызывает юридические вопросы, которые зависят от типа подписи, юрисдикции и конкретного полученного вами разрешения. Ответ не простой «да» или «нет». Это зависит от того, применяете ли вы электронную подпись или цифровую подпись, подписываетесь ли вы от своего имени от их имени или подписываетесь непосредственно от их имени, а также от того, какая документация существует для подтверждения разрешения.
В этом руководстве описаны правовые основы подписания от имени другого лица, практические методы правильного выполнения этого требования и документация, которая защищает как вас, так и человека, от имени которого вы подписываете.
В соответствии с агентским законодательством в большинстве юрисдикций лицо, уполномоченное действовать от имени другого лица, известное как агент, может подписывать документы в этом качестве. Подпись связывает принципала, а не агента. Авторитет должен существовать. В подписи должно быть указано агентское отношение.
Принцип агентства: подписывайтесь как агент, а не как самозванец
Подписываясь от имени другого лица, вы подписываетесь в качестве его агента, а не выдаете себя за него. Подпись должна ясно указывать на агентские отношения. Правильный формат подписи агента — это имя принципала, за которым следует имя агента и полномочия агентства. Например, «Acme Corporation, автор: Джейн Смит, уполномоченный представитель»; или «Джон Доу, Джейн Смит, по доверенности». Этот формат сообщает получателю, что подпись была применена агентом с соответствующими полномочиями с использованием инструментов подписи WukongPDF PDF Legal с соответствующими полномочиями.
В методе Sign PDF для подписей агентства должна использоваться ваша собственная подпись, а не копия основной подписи. Непосредственная подпись имени принципала, даже с его разрешения, создает документ, который ошибочно выглядит подписанным лично принципалом. Это проблематично с юридической точки зрения и в некоторых юрисдикциях может представлять собой подделку даже при наличии устного разрешения.
Документирование авторизации
Прежде чем подписывать от имени другого лица, получите письменное разрешение. Электронного письма от директора о том, что вы уполномочены подписывать конкретный документ, достаточно для большинства деловых целей. Для документов с более высокими ставками, таких как контракты, стоимость которых превышает определенную сумму, или юридические документы, может потребоваться официальная доверенность или корпоративная резолюция, разрешающая вам подписывать. В документации должен быть указан документ, указано, что вы имеете право его подписывать, и дата должна быть датирована одновременно с подписанием.
Сохраните доверенность вместе с подписанным документом. Журнал аудита безопасности PDF для подписи агентства включает в себя как подписанный документ, так и разрешение, дающее вам право его подписать. Без авторизации оспаривание действительности подписи не оставляет вам доказательств ваших полномочий.
Электронные и цифровые подписи для подписания агентства
Электронная подпись, нарисованная или напечатанная в поле для подписи, может быть применена агентом в агентском формате, описанном выше. Цифровая подпись, подкрепленная сертификатом, представляет собой сложность. Сертификат выдается физическому лицу. Цифровая подпись идентифицирует вас, агента, как подписавшего. Это технически правильно, потому что вы подписали документ. Однако получатель может ожидать, что в подписи указана основная личность. Уточните в сопроводительной корреспонденции, что документ подписан уполномоченным лицом.
Лучшая практика PDF Legal для цифровых подписей агентства — подписывать собственным сертификатом и включать полномочия агентства в внешний вид подписи. Панель подписи показывает вашу подтвержденную личность. В тексте подписи указано, что вы подписались как агент. Оба точны и проверяемы.
Когда не стоит подписывать документы от имени другого лица
Не подписывайте от имени другого лица, если у вас нет четкого и документально подтвержденного разрешения. Не подписывайте, если документ требует нотариального заверения и вы не выступаете перед нотариусом в качестве уполномоченного представителя. Не подписывайте, если документ специально требует личной подписи доверителя и не допускает подписи агентства. В таких ситуациях директор должен поставить свою подпись лично. Ваша подпись, даже при наличии авторизации, не будет удовлетворять требованию.
Рабочий процесс агентства Sign PDF имеет юридическую силу, если он надлежащим образом авторизован и правильно отформатирован. Это юридически рискованно, если делать это без разрешения или с использованием формата подписи, скрывающего агентские отношения.
Корпоративные полномочия подписи и политика делегирования
В большинстве организаций существует политика, определяющая, кто и что может подписывать. Генеральный директор может подписать что угодно. Руководитель отдела может подписывать документы внутри своего отдела. Менеджер может подписывать рутинные оперативные документы. Политика должна быть документирована и доступна. Когда вы подписываете от имени другого лица, ваши полномочия вытекают из этой политики. Если вас оспаривают, вы можете сослаться на политику, которая вас уполномочила.
Если в вашей организации отсутствует политика полномочий подписи, запросите ее создание. Структура PDF Legal для корпоративного подписания построена на делегированных полномочиях. Политика документирует делегирование.
Требования к электронной и мокрой подписи в зависимости от типа документа
Некоторые документы по закону требуют подписи мокрыми чернилами, независимо от законов об электронной подписи. Сделки с недвижимостью во многих юрисдикциях. Завещания и трасты. Некоторые документы по семейному праву. Эти документы не могут быть подписаны в электронном виде агентом или принципалом. Прежде чем использовать электронную подпись, проверьте требования для вашего конкретного типа документа и юрисдикции.
Рабочий процесс Sign PDF не является универсальной заменой физических подписей. Прежде чем применять электронную подпись, узнайте, какие документы требуют чернил.
Разница между разрешением и ратификацией
Авторизация — это разрешение, данное до подписания. Ратификация — это одобрение, данное после подписания. Если вы подписываете документ без предварительного разрешения, но позже принципал утверждает вашу подпись, подпись может стать юридически действительной задним числом. Однако ратификация не гарантирована. Руководитель может принять решение не ратифицировать, в результате чего вы лично рискуете подписать его без полномочий.
Получите разрешение перед подписанием. Не полагайтесь на ратификацию постфактум. Правила PDF Legal для подписания документов агентством основаны на предварительном разрешении. Ратификация – это страховка на случай чрезвычайных ситуаций, а не стандартный рабочий процесс.
Подписание от имени организации, а не от частного лица
Подписание от имени корпорации отличается от подписания от имени человека. Корпорация действует через своих уполномоченных представителей. Ваша подпись является обязательной для корпорации, если вы занимаете соответствующую должность или вам делегированы полномочия подписи. Для подписания от имени физического лица требуется специальное разрешение этого человека, обычно через доверенность. Правовой стандарт корпоративного агентства, как правило, более гибок, чем личного агентства.
Убедитесь, что вы подписываете от имени организации или частного лица. Требования к полномочиям Sign PDF различаются между ними. Корпоративное подписание регулируется политикой организации. Индивидуальное подписание регулируется личным разрешением.