Можете ли вы добавить поля автоматического расчета в заполняемую форму PDF, которые обновляют итоговые данные в режиме реального времени?

Форма заказа имеет поле количества, поле цены за единицу и поле итоговой суммы. Пользователь заполняет количество и цену за единицу, и общая сумма должна рассчитываться автоматически. На бумаге пользователь выполняет математические вычисления на калькуляторе. В заполняемом PDF-файле форма может сама выполнять математические операции. Поля автовычисления превращают статическую форму в интерактивный инструмент, который уменьшает количество ошибок и избавляет пользователя от выполнения вычислений вручную.

Возможность добавлять вычисления в PDF Forms была частью спецификации PDF со времен Acrobat 3.0, выпущенного в 1996 году. Несмотря на то, что она доступна уже несколько десятилетий, поля с автоматическим вычислением используются недостаточно, поскольку процесс настройки скрыт в интерфейсе редактора форм и требует понимания именования полей и порядка вычислений.

Как работают расчеты PDF-форм

Поля формы PDF имеют свойство вычисления, которому можно задать один из нескольких типов. Самый простой — это вычисление суммы, при котором поле суммирует значения других указанных полей. При расчете продукта умножаются два поля. Средний расчет вычисляет среднее значение. Пользовательский сценарий расчета, написанный на JavaScript, может выполнять любые математические операции.

Порядок расчета имеет значение. Если поле C представляет собой сумму полей A и B, расчет для поля C должен выполняться после заполнения полей A и B. Обработчик форм PDF следует порядку вычислений, который вы определяете при настройке полей. Поля в начале порядка расчета оцениваются в первую очередь. Поле, которое зависит от другого поля, должно появиться позже в порядке расчета.

Форма Fillable PDF с вычислениями ведет себя как простая электронная таблица, встроенная в PDF-файл. Пользователь вводит значения в поля ввода, и вычисляемые поля обновляются автоматически. Пользователю не нужно нажимать кнопку «Рассчитать» или совершать какие-либо действия, кроме заполнения полей. Расчет происходит, как только пользователь переходит на табуляцию или выходит из поля ввода.

Само поле расчета должно быть доступно только для чтения, чтобы пользователь не мог случайно перезаписать рассчитанное значение. Вычисляемое поле, доступное только для чтения, четко отображает результат, обычно с другим цветом фона или рамкой, сигнализируя пользователю, что это поле вычисляется, а не вводится.

Попробуйте редактировать PDF

Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.

Начать →

Общие типы вычислений для бизнес-форм

В формах заказов и счетах-фактурах используются расчеты промежуточных итогов, налогов и итогов. Промежуточный итог представляет собой сумму итогов всех позиций. Налог представляет собой промежуточную сумму, умноженную на ставку налога. Итоговая сумма представляет собой промежуточную сумму плюс налог. Эти вычисления представляют собой простые суммы и произведения, которые может реализовать любой редактор PDF-форм.

В отчетах о расходах используются общие расчеты для каждой категории расходов и общий итог, суммирующий категории. Возврат миль умножается на количество пройденных миль на ставку возмещения за милю. В табелях учета рабочего времени отработанное время умножается на почасовую ставку. Каждый из них представляет собой простой расчет, который значительно повышает удобство использования формы.

WukongPDF обеспечивает Интерактивное редактирование форм PDF через браузер. Поля формы можно добавлять в существующие PDF-файлы, а базовые вычисления можно настроить для операций с суммой и произведением.

Настройка вычислений в редакторах форм PDF

В Adobe Acrobat откройте инструмент «Подготовка формы» и выберите поле, которое должно содержать расчет. Откройте поле «Свойства», выберите вкладку «Расчет» и выберите тип расчета. Для простой суммы выберите поля для суммирования из списка. Для пользовательского расчета выберите «Упрощенная запись полей» или «JavaScript» и введите формулу.

В упрощенной записи полей используется синтаксис формул, аналогичный формулам электронных таблиц. Имена полей используются в качестве переменных. Формула итогового поля может выглядеть так: Промежуточный итог + Налог + Доставка. Имена полей должны точно совпадать, включая пробелы и заглавные буквы. Перед отправкой формы протестируйте формулу с примерами значений, чтобы убедиться, что она вычисляется правильно.

Для сложных вычислений JavaScript предоставляет полные возможности программирования. Расчет JavaScript может включать условную логику, например применение другой налоговой ставки в зависимости от состояния, выбранного в раскрывающемся поле. JavaScript работает в движке JavaScript для просмотра PDF-файлов, который более ограничен, чем движок JavaScript браузера, но достаточен для вычислений в формах.

Тестирование форм расчета перед распространением

Проверяйте каждый расчет с диапазоном значений. Введите минимально возможные значения и проверьте расчет. Введите типичные значения и проверьте. Введите максимально возможные значения и проверьте. Пограничные случаи, такие как нулевые количества или отрицательные значения, должны быть проверены специально. Расчет, который работает для нормальных значений, но не работает для крайних случаев, приведет к ошибкам для пользователей, столкнувшихся с этими крайними случаями.

Проверьте форму в нескольких программах чтения PDF. Adobe Acrobat полностью поддерживает вычисления JavaScript. Программы просмотра PDF-файлов в браузере имеют ограниченную поддержку JavaScript или вообще не поддерживают ее и могут вообще не выполнять вычисления. Мобильные программы просмотра PDF также различаются по поддержке вычислений. Если ваша форма будет заполняться в браузерной или мобильной программе просмотра, либо избегайте вычислений, либо предоставьте инструкции по расчетам вручную в качестве запасного варианта.

Распространите форму с заполненным примером, демонстрирующим работу вычислений. Этот пример служит одновременно руководством пользователя и проверкой того, что программа чтения PDF-файлов-получателей поддерживает расчеты форм.

Формы заказов с полями количества и цены за единицу выигрывают от поля итоговой суммы строки, которое умножает количество на цену за единицу. Поля итоговых строк суммируются в промежуточный итог. Промежуточный итог умножается на ставку налога на сумму налога. Промежуточная сумма плюс налог равняется общей сумме. Эта цепочка вычислений является наиболее распространенным шаблоном в бизнес-формах.

Условные вычисления добавляют логике форме. Поле стоимости доставки может рассчитываться на основе общей суммы заказа: бесплатная доставка для заказов на сумму более пятидесяти долларов, фиксированная ставка для заказов на сумму менее пятидесяти долларов. Поле скидки может применяться при вводе промо-кода. Условная логика использует операторы JavaScript if в скрипте вычисления поля.

Проверка введенных пользователем данных перед расчетом предотвращает ошибки. Поле количества должно принимать только положительные числа. Поле даты должно принимать только действительные даты. Сценарии проверки запускаются, когда пользователь выходит из поля, и могут отображать предупреждение, если введенные данные недействительны.

Порядок табуляции в форме должен следовать естественной последовательности чтения и заполнения, перемещаясь сверху вниз и слева направо. После того, как пользователь заполняет последнее поле ввода и выходит из него, вычисляемые поля обновляются с окончательными результатами. Правильная установка порядка табуляции гарантирует, что триггеры вычислений будут запускаться в нужной точке процесса заполнения формы.

Тестирование формы с пограничными случаями, нулевыми количествами, отрицательными значениями, чрезвычайно большими числами и пустыми полями гарантирует корректную обработку неожиданных входных данных в вычислениях. Вычисление, которое делится на введенное пользователем значение, должно проверять наличие нуля перед выполнением деления.

При распространении формы расчета включите инструкции, поясняющие, какие поля вычисляются и как работают расчеты. Пользователи, понимающие логику формы, с меньшей вероятностью будут переопределять рассчитанные значения или сообщать о правильных расчетах как об ошибках.

Точность расчета, количество отображаемых десятичных знаков, должна быть настроена для каждого вычисляемого поля. Расчет налога должен отображать два десятичных знака. При расчете количества должны отображаться целые числа. Правильная установка точности предотвращает отображение бессмысленных десятичных знаков, которые предполагают ложную точность.

Когда значение вычисляемого поля изменяется из-за того, что пользователь изменил поле ввода, это изменение происходит немедленно, но не выделяется визуально. Пользователь может не заметить, что сумма изменилась. Добавление изменения формата к вычисляемым полям, например, выделение жирным шрифтом или едва заметное фоновое мигание, сигнализирует пользователю, что расчет обновлен.

Вычисляемые поля в формах PDF устраняют разрыв между статическими бумажными формами и динамическими вычислениями в электронных таблицах, предоставляя пользователям форм удобство автоматических вычислений без необходимости переключения между программой просмотра PDF и приложением для работы с электронными таблицами.

Время, потраченное на настройку полей для автоматического расчета, окупается с каждой отправкой формы. Форма заказа на покупку, обрабатываемая сто раз в месяц, экономит сотни ручных вычислений в месяц. За год сэкономленное время значительно превышает время установки.

Возможности вычислений в форме PDF, хотя и не такие обширные, как в электронной таблице, предоставляют наиболее распространенные бизнес-расчеты, суммы, произведения, средние значения и условную логику в автономном формате, который можно распространять как один файл.

Обучение пользователей тому, как заполнять форму расчета, снижает количество запросов в службу поддержки и количество ошибок при отправке формы. Краткая страница инструкций в начале формы или подсказка к каждому вычисляемому полю объясняют, что форма делает автоматически, а что пользователю необходимо ввести вручную.

Поля формы с автоматическим вычислением представляют собой одну из наиболее малоиспользуемых возможностей спецификации PDF, предлагая вычисления, подобные электронным таблицам, в привычном формате документа, который пользователи уже знают, как открывать и заполнять.

Формы, которые вычисляют результаты, автоматически снижают когнитивную нагрузку на пользователя и уменьшают частоту ошибок в отправленных данных, что приносит пользу как создателю формы, который получает более чистые данные, так и пользователю формы, который тратит меньше времени на арифметику.

Разрыв между тем, что могут делать PDF-формы, и тем, что реализует большинство создателей PDF-форм, огромен, и устранение этого разрыва с помощью полей с автоматическим вычислением позволяет создавать формы, которые значительно более полезны для людей, которые их заполняют.

Попробуйте редактировать PDF

Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.

Начать →