Большинство людей считают безопасность PDF необязательной — ее можно добавить, если документ особенно чувствителен, но это не опция по умолчанию. Это предположение отлично работает для общедоступных документов без конфиденциального содержания. Что касается всего остального, если оставить PDF незаблокированным, это создает реальную угрозу. Вот пять способов, которыми разблокированный PDF может подвергнуть ваши данные риску, и что вы можете сделать с каждым из них.
1. Любой, кто получит файл, может переслать его кому-либо еще
Отправив разблокированный PDF, вы теряете над ним контроль. Получатель может переслать его коллегам, поделиться им в групповом чате, опубликовать на общем диске или отправить конкуренту — намеренно или случайно. Электронное письмо, отправленное не тому человеку, является одним из наиболее распространенных способов попадания конфиденциальных документов в чужие руки, и в разблокированном PDF нет ничего, что могло бы замедлить этот процесс.
Защита паролем не предотвращает любую пересылку, но создает существенный барьер. Получателю придется сообщить пароль вместе с файлом, что создает преднамеренный дополнительный шаг и оставляет более четкий след намерений. Для документов, содержащих цены, стратегию или личную информацию, это противоречие имеет значение.
Попробуйте разблокировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.
2. Контент можно копировать и использовать без указания авторства.
Разблокированный PDF позволяет любому выбрать и скопировать текст внутри него. Для большинства документов это нормально, но для частных отчетов, оригинальных исследований, предложений или творческих работ, которые вы создали, это означает, что ваш контент можно извлечь и использовать где-то еще с минимальными усилиями. Кто-то может скопировать ваш анализ, удалить ваше имя и представить его как свое собственное, не прикасаясь к клавиатуре, за исключением Ctrl+C и Ctrl+V.
PDF с ограниченными разрешениями отключает копирование текста, не требуя от получателя ввода пароля для его открытия. Они могут нормально читать документ — просто не могут выделить и извлечь текст. Это легкое ограничение, которое защищает ваш контент, не создавая препятствий для законных читателей. Инструмент Protect PDF от WukongPDF на сайте www.wukongpdf.com позволяет вам установить эти разрешения при добавлении защиты паролем.
3. Конфиденциальные метаданные перемещаются вместе с файлом
Файлы PDF содержат метаданные, которые большинство людей никогда не просматривают, но которые легко доступны любому, кто это делает. Сюда может входить имя автора, программное обеспечение, использованное для создания документа, дата его создания и последнего изменения, название компании из лицензии на программное обеспечение, а иногда и полный путь к файлу с исходного компьютера, который может раскрывать имена пользователей, структуру внутренних папок или имена серверов.
Для внутренних документов, передаваемых извне, эти метаданные могут раскрыть больше, чем предполагалось. Например, предложение, в котором указано, что оно было создано за три часа до отправки, может подорвать впечатление тщательности. Путь к файлу, содержащий имя конкурента или внутреннее кодовое имя проекта, является непреднамеренным раскрытием. Удаление метаданных перед публикацией или использование инструмента PDF, который очищает их при экспорте, устраняет это воздействие.
4. Документ можно изменять и распространять
Разблокированный PDF можно открыть в любом редакторе PDF, изменить и сохранить как новую версию, которая будет выглядеть идентично оригиналу. Цены в котировке могут быть изменены. Условия договора могут быть изменены. Названия и цифры в отчете можно изменить. Без какой-либо защиты файла нет ничего, что указывало бы на то, что версия, которую кто-то читает, была подделана.
Это не теоретический риск — измененные документы PDF использовались при мошенничестве со счетами, спорах по контрактам и манипулировании ставками. Модификация часто незаметна невооруженным глазом.
Применение ограничений редактирования с помощью инструмента безопасности PDF Tools не делает внесение изменений невозможным, но предотвращает случайное изменение и сигнализирует о том, что документ находится под контролем. Для документов, целостность которых имеет значение — контрактов, счетов-фактур, официальных отчетов — эту защиту стоит добавить по умолчанию.
5. Сохраненные файлы доступны любому, у кого есть доступ к этому хранилищу
Файлы PDF, хранящиеся на общих дисках, почтовых серверах, в облачных хранилищах или системах резервного копирования, доступны всем, у кого есть разрешения на это хранилище, а это зачастую более широкая группа, чем вы ожидаете. ИТ-администраторы, системные администраторы и все, у кого есть повышенный доступ к инфраструктуре хранения данных, могут читать незащищенные файлы.
Если система хранения данных взломана — взлом облачного сервиса, атака программы-вымогателя на общий диск, украденный ноутбук — разблокированные PDF-файлы будут немедленно доступны для чтения любому, кто получит доступ. Защищенный паролем PDF, напротив, требует открытия пароля независимо от того, как он был получен.
Для файлов, которые будут храниться в течение длительного времени (контракты, кадровые документы, финансовые отчеты), применение защиты паролем перед архивированием добавляет уровень безопасности, который сохраняется независимо от того, что происходит с системой хранения.
Безопасность не должна быть сложной
Большинство этих рисков устраняются одним простым действием: добавлением пароля перед отправкой или сохранением конфиденциальных PDF-файлов. Это занимает меньше минуты, и защита перемещается вместе с файлом, куда бы он ни направлялся.
Инструмент Protect PDF от WukongPDF на сайте www.wukongpdf.com позволяет добавить защиту паролем и установить разрешения за один шаг — загрузить файл, установить пароль, загрузить защищенную версию. Сделайте это частью своего стандартного рабочего процесса для любого документа, содержащего информацию, заслуживающую защиты.
Попробуйте разблокировать PDF
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.