Водяные знаки в PDF-файлах служат большему количеству целей, чем думает большинство людей. Они предназначены не только для пометок черновиков или защиты конфиденциальных документов — хотя и то, и другое они делают хорошо. Водяной знак — это простой видимый слой информации, который передается вместе с документом, куда бы он ни направлялся. Вот шесть практических способов их использования.
1. Пометить документ как черновик
Классический вариант использования. «ПРОЕКТ»; Водяной знак на каждой странице сразу дает понять, что документ не является окончательным, что полезно, когда вы распространяете версию на рассмотрение и не хотите, чтобы кто-то действовал с ней так, как будто она одобрена. Это устраняет любую двусмысленность относительно статуса документа, не требуя сопроводительной записки или объяснений по электронной почте.
Когда документ будет завершен, вы удалите водяной знак перед отправкой окончательной версии. Рабочий процесс чистый: черновые версии всегда помечены, окончательные версии чистые. Никакой путаницы в том, какая версия актуальна.
2. Добавьте уведомления о конфиденциальности в конфиденциальные документы
«КОНФИДЕНЦИАЛЬНО», «ТОЛЬКО ДЛЯ ВНУТРЕННЕГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ», «НЕ ДЛЯ РАСПРОСТРАНЕНИЯ»; — эти ярлыки что-то значат, когда они напечатаны на каждой странице документа. Водяной знак конфиденциальности сообщает об ожиданиях обработки, не требуя от получателя прочтения заявления об отказе от ответственности, спрятанного внизу электронного письма.
Это также создает бумажный след намерений. Если конфиденциальный документ окажется там, где его не должно быть, водяной знак усложнит заявление о незнании. Используйте Водяной знак PDF на любом документе, который имеет юридическую, финансовую или стратегическую важность, прежде чем он выйдет за пределы вашего непосредственного окружения.
3. Защитите свой бренд в общих документах
Отчеты, шаблоны, структуры и другие документы, которыми вы делитесь публично или с клиентами, представляют вашу работу. Добавление тонкого водяного знака логотипа или названия компании на страницах сделает ваш бренд видимым, даже если документ будет переслан, распечатан или передан другому получателю.
Речь идет не об агрессивной защите от копирования, а о сохранении авторства. Когда кто-то найдет ваш отчет об исследовании рынка на общем диске через три месяца после его первого распространения, ваше имя все равно должно быть в нем. Легкий полупрозрачный водяной знак позволяет добиться этого, не затрудняя чтение документа.
4. Отслеживайте, кому вы отправили документ
Если вы отправляете один и тот же документ нескольким сторонам и вам нужно знать, откуда произошла утечка, персонализированные водяные знаки — простое решение. Перед отправкой добавьте имя получателя или уникальный идентификатор в каждую копию — «Подготовлено для Acme Corp». или просто номер версии, привязанный к вашему списку рассылки.
Это обычная практика в издательской деятельности, юридических переговорах и инвестиционно-банковской деятельности, когда предварительные или конфиденциальные материалы передаются множеству сторон в соответствии с соглашением о неразглашении. Если документ появляется там, где его не должно быть, водяной знак указывает на источник. Это не предотвращает утечки, но создает ответственность.
5. Укажите статус документа, помимо «Черновика»
Черновик и Конфиденциально — очевидные варианты, но водяные знаки могут так же эффективно сообщать и о других статусах:
- «ОБРАЗЕЦ»; в шаблонных документах или примерах результатов, отправленных потенциальным клиентам
- «ПУСТОТА»; по расторгнутым контрактам или замененным соглашениям
- «КОПИРОВАТЬ»; о дубликатах, когда оригинал имеет юридическое значение
- «УТВЕРЖДЕНО»; после того, как документ прошел проверку, чтобы получатели знали, что это окончательная авторизованная версия
Эти маркеры состояния устраняют двусмысленность и уменьшают количество вопросов «это окончательная версия?». электронные письма, которые замедляют любой рабочий процесс, связанный с документами.
6. Добавьте отметки даты или версии для ведения учета
Для документов, которые проходят несколько редакций (контрактов, политических документов, документов о соответствии), добавление номера версии или водяного знака даты позволяет легко определить, какая копия является какой-либо с первого взгляда. Это особенно полезно для печатных копий, где вы не можете проверить метаданные файла, чтобы узнать, когда что-то было создано.
Инструмент Watermark PDF от WukongPDF на сайте www.wukongpdf.com позволяет добавлять собственные текстовые водяные знаки в любой PDF-файл — выбирайте текст, непрозрачность, положение и размер шрифта, а затем загружайте версию с водяным знаком. Это занимает меньше минуты и работает с любым PDF-файлом без необходимости использования настольного программного обеспечения.