Отправка пяти отдельных PDF-вложений, когда один объединенный файл вполне справился бы с этой задачей, вызывает у получателей тихое раздражение. Знание того, когда объединять PDF-файлы, а когда нет, экономит время и обеспечивает порядок в документах. Вот пять ситуаций, когда объединение PDF-файлов в один файл действительно является правильным решением.
1. Подача заявления о приеме на работу
Типичное заявление о приеме на работу включает в себя резюме, сопроводительное письмо, портфолио или образцы работ, а иногда и рекомендательные письма или сертификаты. Потенциально это четыре или пять отдельных файлов. Отправка их всех по отдельности означает, что рекрутеру придется открывать каждый из них отдельно — и есть реальная вероятность, что что-то пропустят.
Объединение всего в один PDF-файл в логическом порядке — сначала сопроводительное письмо, потом резюме, потом вспомогательные материалы — упрощает просмотр за один раз. Это также выглядит более профессионально, чем разбросанная куча насадок. Используйте Merge PDF, чтобы объединить их, а затем дважды проверьте порядок страниц перед отправкой.
Попробуйте объединить – бесплатно
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.
2. Отправка предложения клиенту или пакета отчетов
Документы, ориентированные на клиента, часто состоят из частей: документ с предложением, прайс-лист, условия и, возможно, один или два тематических исследования. Клиенты не хотят управлять папкой, полной файлов — им нужен один документ, который можно пролистать, переслать коллеге или распечатать.
Объединение их в один PDF-файл также снижает вероятность отделения важной страницы от остальных. Прайс-лист, который отделяется от предложения и передается без контекста, — это ситуация, которая никому не нужна. Один файл, одно электронное письмо, никакой путаницы.
3. Сбор отсканированных документов для отправки
Выписки из банковского счета, документы, удостоверяющие личность, счета за коммунальные услуги, налоговые формы — каждый раз, когда вы отправляете набор отсканированных документов для заявки на кредит, визы, договора аренды или юридической подачи, получателю почти всегда нужен один PDF-файл, а не набор отдельных сканов.
Сканирование каждой страницы как отдельного файла и последующее объединение их в один — обычный рабочий процесс. Инструмент Merge PDF от WukongPDF на www.wukongpdf.com позволяет загружать несколько файлов, упорядочивать их в правильном порядке и загружать один объединенный PDF-файл — именно этого ожидают большинство порталов и офисов подачи документов.
4. Создание единого архива связанных документов
Контракты, поправки, дополнения и корреспонденцию, относящуюся к одному проекту или соглашению, гораздо проще хранить как один файл, чем как папку с отдельными документами. Если вам нужно что-то найти шесть месяцев спустя, поиск в одном PDF-файле будет быстрее, чем поиск по каталогу.
Это особенно полезно для всего, что требует длинного документального следа — сделок с недвижимостью, судебных дел, текущей работы с клиентами или документации о соответствии. Объедините документы в хронологическом порядке, и вы получите чистую, автономную запись.
5. Объединение глав или разделов, написанных отдельно
Отчеты, научные статьи, электронные книги и учебные материалы часто пишутся по разделам разными людьми или в разное время. Каждый раздел может представлять собой отдельный PDF-файл. Прежде чем поделиться окончательной версией, объединение их в один документ является очевидным последним шагом, но его легко упустить из виду, пока кто-то не попросит предоставить полный файл.
То же самое относится к годовым отчетам, справочникам сотрудников или любому документу, который со временем обновляется по разделам. Во время работы разделяйте разделы, а затем Объедините PDF в одну чистую окончательную версию для распространения.
Когда не следует объединять
Объединение не всегда является правильным шагом. Если файлы предназначены для независимого использования (отдельные счета для отдельных клиентов, отдельные отчеты для отдельных членов команды или документы с разными уровнями конфиденциальности), храните их отдельно. Объединение файлов только потому, что вы можете, бесполезно, если это означает, что получателю придется снова разделить их на своей стороне.
Когда объединение имеет смысл, WukongPDF на www.wukongpdf.com позволяет сделать это быстро — загрузите файлы, установите порядок, загрузите объединенный PDF-файл.
Попробуйте объединить – бесплатно
Никакой установки не требуется. Работает прямо в вашем браузере.