Sim – e na maioria das situações, assinar um PDF digitalmente é mais rápido, mais limpo e legalmente equivalente a imprimir e assinar manualmente. O fluxo de trabalho de impressão-sinal-digitalização ainda existe mais por hábito do que por necessidade. Assinaturas eletrônicas em PDFs são legalmente válidas na maioria dos países e para a maioria dos tipos de documentos, e há várias maneiras de fazer isso, dependendo do que você tem disponível.
As assinaturas eletrônicas são legalmente válidas?
Nos Estados Unidos, a Lei ESIGN (2000) confere às assinaturas electrónicas o mesmo estatuto legal que as assinaturas manuscritas para a maioria dos contratos e documentos. O regulamento eIDAS da UE cobre assinaturas eletrônicas em todos os estados membros. Existem leis semelhantes no Reino Unido, Austrália, Canadá e na maioria das outras jurisdições. Para documentos comerciais diários – contratos de serviços, contratos freelance, NDAs, cartas de oferta, contratos de fornecedores – uma assinatura eletrônica em um PDF é totalmente aplicável.
Um pequeno conjunto de tipos de documentos é explicitamente excluído das leis de assinatura eletrônica em algumas jurisdições: testamentos, documentos de adoção, certas transações imobiliárias e alguns processos judiciais. Para estes, verifique os requisitos específicos. Para todo o resto, as assinaturas eletrônicas funcionam.
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Tipos de assinaturas eletrônicas
Nem todas as assinaturas eletrônicas são iguais. Um nome digitado, uma assinatura desenhada, uma imagem de uma assinatura manuscrita e uma assinatura digital criptográfica são todas "assinaturas eletrônicas". mas oferecem diferentes níveis de verificabilidade.
Um nome digitado ou assinatura desenhada é uma assinatura eletrônica simples – o tipo mais comum para uso comercial diário. É fácil de criar e funciona para a maioria dos contratos. Uma assinatura digital criptográfica é apoiada por um certificado de uma autoridade confiável e cria um vínculo verificável entre a assinatura e a identidade do signatário – mais difícil de repudiar e exigido em alguns contextos regulamentados. Para a maioria das pessoas, na maioria das situações, uma simples assinatura eletrônica é suficiente.
Como assinar um PDF eletronicamente
O método mais direto é uma ferramenta Sign PDF baseada em navegador. A ferramenta de assinatura do WukongPDF funciona diretamente no seu navegador: abra o PDF, clique no campo de assinatura ou em qualquer lugar da página e escolha como deseja assinar – digite seu nome em uma fonte estilo assinatura, desenhe sua assinatura com um mouse ou trackpad ou carregue uma imagem de sua assinatura manuscrita. Coloque-o, ajuste o tamanho e baixe o PDF assinado.
No Mac, o Apple Preview lida com a assinatura básica de PDF sem quaisquer ferramentas adicionais. Abra o PDF na visualização, clique na barra de ferramentas de marcação, selecione o ícone de assinatura e você pode criar uma assinatura desenhando-a no trackpad, assinando em um pedaço de papel e segurando-o diante da câmera ou usando um iPhone ou iPad, se estiver próximo. Assinaturas salvas podem ser reutilizadas em documentos.
No iPhone e no Android, as mesmas ferramentas baseadas em navegador funcionam por meio do navegador móvel. Os usuários do iOS também podem usar a marcação diretamente de Arquivos ou Mail para assinar PDFs sem abrir um aplicativo separado.
Quando usar uma plataforma dedicada de assinatura eletrônica
Para fluxos de trabalho de contratos de alto volume ou documentos onde você precisa de uma trilha de auditoria completa – carimbo de data/hora, endereço IP, verificação de identidade – uma plataforma dedicada de assinatura eletrônica como DocuSign, HelloSign ou Adobe Sign adiciona esses recursos. Eles criam um pacote de documentos assinados com um certificado de conclusão que registra quem assinou, quando e de onde.
Para a maior parte do uso individual e de pequenas empresas, esse nível de documentação não é necessário. Uma assinatura colocada através de uma ferramenta de navegador em um PDF, salva e devolvida por e-mail, é prova suficiente de acordo para contratos comerciais comuns. A trilha de auditoria é a própria troca de e-mail – carimbos de data/hora, endereços de e-mail e o arquivo assinado constituem um registro razoável.
Fazer com que outra pessoa assine sem imprimir
Se você precisar da assinatura de outra parte, a abordagem mais simples é enviar o PDF e pedir que assinem eletronicamente usando qualquer ferramenta de sua preferência e devolvam-no. A maioria das pessoas está confortável com isso agora. Se eles tiverem menos conhecimento de tecnologia, apontar-lhes uma ferramenta específica com instruções simples elimina o atrito: "Abra este PDF em [link], clique em Assinar, desenhe ou digite seu nome e baixe a versão assinada."
Para documentos que precisam de múltiplas assinaturas em um pedido específico – contratos assinados, cadeias de aprovação – uma plataforma dedicada de assinatura eletrônica automatiza o roteamento. Para um contrato simples entre duas partes, o e-mail funciona bem: uma parte assina e envia, a outra assina e devolve a cópia totalmente assinada para ambas.
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