Os PDFs digitalizados são quase sempre maiores do que o necessário. O tamanho do arquivo vem inteiramente das imagens que o scanner captura, e a maioria dos scanners usa configurações padrão que produzem muito mais dados do que o documento realmente requer. Alguns ajustes no momento da digitalização — e uma etapa de compactação posterior para arquivos que já são muito grandes — reduzem drasticamente o tamanho sem afetar a legibilidade.
Corresponder a resolução da digitalização à finalidade do documento
A resolução (DPI) é a maior alavanca para controlar o tamanho do arquivo digitalizado. DPI mais alto captura mais detalhes e cria um arquivo muito maior. Para a maioria dos documentos, você captura muito mais detalhes do que precisa.
Diretrizes práticas de DPI por finalidade:
- Documentos de texto para leitura de tela ou e-mail: 150 DPI é suficiente e mantém os arquivos compactos
- Documentos de texto que podem ser impressos: 200 DPI produz impressões limpas sem inchar o arquivo
- Documentos com fotos ou gráficos detalhados: 200-250 DPI para compartilhamento, 300 DPI se precisar de qualidade de impressão
- Digitalizações de arquivo de originais que você deseja preservar em detalhes: 300-600 DPI, aceitando tamanhos de arquivo maiores
O salto de 300 DPI para 150 DPI reduz o tamanho do arquivo em aproximadamente 75% porque você está capturando um quarto do número de pixels. Para um documento de texto padrão, a saída de 150 DPI é indistinguível de 300 DPI em tamanho de leitura normal.
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Use o modo preto e branco para documentos de texto
A digitalização colorida armazena três valores por pixel (vermelho, verde, azul). A escala de cinza armazena um. Preto e branco (bitonal) armazena um bit – preto ou branco. Para um documento com texto preto em papel branco, a digitalização bitonal captura tudo o que importa e produz um arquivo que pode ser de 10 a 20 vezes menor do que uma digitalização colorida com a mesma resolução.
Procure esta configuração no software do scanner em "Modo de cor" ou "Tipo de imagem". As opções geralmente são Cor, Tons de Cinza e Preto e Preto. Branco ou Monocromático. Para contratos, formulários, correspondência, faturas e a maioria dos documentos comerciais, o preto e branco é a escolha certa. Mude para escala de cinza se o documento tiver fotografias ou sombreamento importantes.
Ative a compactação PDF no software do scanner
Muitos aplicativos de scanner têm uma opção de compactação nas configurações de PDF que está desativada por padrão ou definida em um nível baixo. Ativá-lo – ou aumentar o nível de compactação – aplica a compactação de imagem no momento do salvamento, o que pode reduzir o tamanho do arquivo em 50-70% da digitalização bruta, sem qualquer diferença visível de qualidade.
O tipo de compactação também é importante. Para digitalizações em preto e branco, a compactação JBIG2 é muito eficiente e foi projetada especificamente para imagens de documentos bitonais. Para digitalizações em tons de cinza e coloridas, a compactação JPEG com qualidade de 70-80% atinge o melhor equilíbrio entre tamanho de arquivo e clareza para a maioria dos documentos.
Remover páginas em branco antes de salvar
Os scanners com alimentadores automáticos de documentos geralmente passam pelos versos em branco das páginas de um só lado. Cada página em branco ainda é armazenada como uma imagem completa – normalmente uma grande extensão branca com algum ruído de scanner – aumentando o tamanho do arquivo sem adicionar conteúdo. Um documento de 20 páginas com 10 páginas em branco acidentais é 50% maior do que o necessário.
Alguns softwares de scanner detectam e removem páginas em branco automaticamente. Caso contrário, uma rápida revisão após digitalizar e excluir páginas em branco antes de salvar leva menos de um minuto e faz uma diferença significativa no tamanho final do arquivo.
Comprimir após o fato, se necessário
Se você já digitalizou PDFs superdimensionados e não pode digitalizar novamente, uma ferramenta PDF Compression lida com a redução sem qualquer qualidade que você possa notar. Carregue o PDF digitalizado, processe-o e baixe uma versão menor. Para digitalizações de texto em preto e branco, as ferramentas de compactação podem reduzir rotineiramente o tamanho do arquivo em 70-85%. Para digitalizações coloridas, a redução de 40 a 60% é típica em configurações que mantêm o texto claramente legível.
A única coisa a evitar é compactar um arquivo que já foi compactado e está começando a apresentar problemas de qualidade. Cada passagem de compactação em uma imagem JPEG apresenta mais degradação. Se um PDF digitalizado já parecer irregular, volte para a digitalização original em vez de compactar ainda mais.
Uma configuração padrão simples para verificação diária
Se você digitaliza documentos regularmente e deseja uma configuração única que funcione bem para a maioria das situações: 200 DPI, escala de cinza, com compactação PDF ativada. Isso produz arquivos pequenos o suficiente para serem enviados por e-mail com facilidade, claros o suficiente para serem lidos confortavelmente na tela e quando impressos e bons o suficiente para OCR se você precisar adicionar texto pesquisável posteriormente. Ajuste a partir daí para situações específicas que precisam de resolução ou cor mais alta.
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