O que é PDF/A e por que foi criado
PDF/A é uma versão do formato PDF projetada especificamente para preservação de documentos a longo prazo. O A significa Arquivo. Um arquivo PDF/A é independente. Todas as fontes estão incorporadas. Todas as cores são definidas em um espaço de cores independente do dispositivo. Não existem referências externas. O documento é um pacote completo e independente que não depende de nenhum recurso externo para ser renderizado corretamente.
O PDF/A elimina dependências externas para garantir que o documento permaneça legível décadas após ter sido criado.
A natureza independente do PDF/A é ao mesmo tempo seu maior ponto forte e a razão de seu tamanho de arquivo maior.
O Padrão PDF para arquivamento foi desenvolvido porque as organizações acumulavam milhões de PDFs sem nenhuma garantia de que os documentos permaneceriam legíveis por décadas no futuro. Um PDF criado hoje pode depender de fontes instaladas no computador do criador, de perfis de cores específicos de uma impressora específica ou de conteúdo externo vinculado à Web. Essas dependências podem não existir em 20 ou 50 anos. PDF/A elimina todas as dependências externas.
A especificação Formato PDF para arquivamento impõe requisitos que tornam o documento independente de seu ambiente de criação. A criptografia é proibida porque os documentos criptografados exigem chaves que podem ser perdidas. Referências de conteúdo externo são proibidas porque o conteúdo referenciado pode desaparecer. JavaScript e conteúdo executável são proibidos porque futuros espectadores podem não suportá-los. Essas proibições garantem que o documento seja independente.
Governos, tribunais, bibliotecas e indústrias regulamentadas adotaram o PDF/A como formato obrigatório para envio e arquivamento de documentos. Quando o Arquivo Nacional dos Estados Unidos acessa registros eletrônicos, ele exige PDF/A. Quando os tribunais europeus aceitam registos eletrónicos, especificam PDF/A. O formato tornou-se o padrão global para documentos que devem sobreviver através das gerações tecnológicas.
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As principais diferenças entre PDF padrão e PDF/A
Um PDF padrão pode fazer referência a fontes externas instaladas no computador do criador, mas não incorporadas ao arquivo. Um PDF/A deve incorporar todas as fontes usadas no documento. Este requisito de incorporação garante que o texto será renderizado corretamente em qualquer sistema futuro, independentemente das fontes instaladas.
Um PDF padrão pode conter JavaScript, campos de formulário que calculam valores, conteúdo multimídia e elementos interativos. Um PDF/A proíbe conteúdo executável. JavaScript não é permitido. Multimídia não é permitida. O documento deve ser estático e independente. Esta proibição garante que os futuros visualizadores não precisem suportar recursos de script ou multimídia que podem não existir no futuro arquivístico.
Um PDF padrão pode fazer referência a imagens externas, conteúdo vinculado e recursos online. Um PDF/A deve conter todo o conteúdo do arquivo. Nenhuma referência externa é permitida. Cada imagem, gráfico e conteúdo deve ser incorporado. Esta autocontenção garante que o documento não dependa da disponibilidade contínua de qualquer recurso externo.
Um PDF padrão pode usar criptografia e proteção por senha. Um PDF/A proíbe criptografia. Um documento criptografado não pode ser aberto sem a chave ou senha, que pode ser perdida com o tempo. Um documento não criptografado sempre pode ser aberto, preservando o acesso ao conteúdo para as gerações futuras.
Um PDF padrão pode usar espaços de cores dependentes do dispositivo que dependem de características específicas da impressora ou do monitor. Um PDF/A requer especificações de cores independentes do dispositivo. As cores devem ser definidas de uma forma que não dependa de nenhum dispositivo de saída específico. Essa independência de cores garante uma renderização consistente em diferentes monitores e impressoras.
Quando usar PDF/A e quando o PDF padrão é suficiente
Use PDF/A para documentos que devem permanecer legíveis por muitos anos ou décadas. Arquivos legais, registros governamentais, dados de pesquisas científicas, arquivos corporativos e documentos históricos se beneficiam do formato PDF/A. O pequeno esforço adicional de conversão para PDF/A durante a criação é justificado pela garantia de legibilidade a longo prazo.
Use PDF padrão para documentos que não precisam de preservação a longo prazo. Um relatório preliminar que está sendo distribuído para revisão hoje e descartado na próxima semana não precisa do PDF/A.
Uma apresentação compartilhada para uma próxima reunião não precisa de PDF/A. O formato PDF padrão é suficiente para documentos com ciclos de vida curtos.
Use PDF/A para qualquer documento que você seja obrigado por regulamento ou contrato a enviar em formato de arquivo. Verifique os requisitos de submissão da organização receptora. Se eles especificarem PDF/A, envie em PDF/A. O envio em PDF padrão quando PDF/A for necessário resultará em rejeição.
Use PDF padrão quando o documento contiver recursos proibidos pelo PDF/A e esses recursos forem essenciais para a finalidade do documento. Um formulário interativo que os destinatários devem preencher não pode ser PDF/A. Uma apresentação multimídia com vídeo incorporado não pode ser PDF/A. Se os recursos interativos forem necessários, use PDF padrão e aceite que o documento não está otimizado para preservação a longo prazo.
Como converter um PDF padrão em PDF/A
Adobe Acrobat Pro inclui conversão de PDF/A. Abra o PDF, selecione a ferramenta PDF/A no painel Produção de impressão ou Padrões e escolha a versão PDF/A necessária. O Acrobat analisa o documento em busca de problemas de conformidade, relata quaisquer problemas e converte o documento quando todos os problemas são resolvidos.
A maioria dos processadores de texto e aplicativos de escritório podem exportar diretamente para PDF/A. No Microsoft Word, as opções Salvar como PDF incluem uma caixa de seleção compatível com PDF/A. No LibreOffice, a caixa de diálogo de exportação de PDF inclui uma opção PDF/A. Exportar diretamente para PDF/A do aplicativo de origem é o método mais confiável porque o aplicativo pode garantir a conformidade desde o início.
As ferramentas de conversão do WukongPDF podem converter PDFs padrão para o formato PDF/A através de qualquer navegador.
Carregue o PDF, selecione a opção de conversão PDF/A e baixe o documento compatível. A abordagem baseada em navegador torna a conversão de PDF/A acessível sem a compra de software profissional.
Após a conversão para PDF/A, verifique se a conversão foi bem-sucedida. A maioria dos visualizadores de PDF exibe o status de conformidade do PDF/A nas propriedades do documento. Abra o PDF convertido e verifique se ele é identificado como compatível com PDF/A. Verifique se todo o conteúdo, incluindo imagens e fontes, foi renderizado corretamente. A conversão não deve alterar a aparência visual do documento.
O padrão PDF/A evoluiu através de diversas versões. PDF/A-1 é baseado no PDF 1.4 e é o formato de arquivo mais amplamente suportado. PDF/A-2 é baseado no PDF 1.7 e adiciona suporte para compactação JPEG 2000 e efeitos de transparência. O PDF/A-3 é baseado no PDF 1.7 e permite que arquivos incorporados em outros formatos, como o documento de origem original, sejam incluídos no pacote de arquivamento.
Para documentos que serão submetidos a tribunais ou agências governamentais, verifique a versão específica do PDF/A necessária antes da conversão. Enviar PDF/A-3 quando o sistema receptor espera PDF/A-1 resultará em rejeição. A maioria dos sistemas aceita PDF/A-1 ou PDF/A-2. PDF/A-3 é menos exigido e só deve ser usado quando solicitado especificamente.
A conversão para PDF/A pode afetar a aparência visual do documento se o PDF original usar recursos proibidos pelo PDF/A. Os efeitos de transparência podem ser atenuados. Os espaços de cores podem ser convertidos. Fontes que não puderam ser incorporadas podem ser substituídas. Após a conversão, revise cuidadosamente a saída do PDF/A para garantir que as alterações visuais sejam aceitáveis.
As ferramentas de validação de PDF/A podem verificar se um PDF atende aos requisitos de conformidade do PDF/A. Essas ferramentas relatam problemas específicos de conformidade, como fontes não incorporadas ou espaços de cores não suportados. Executar a validação antes de enviar um documento PDF/A detecta problemas de conformidade que poderiam causar rejeição.
O valor a longo prazo do PDF/A é demonstrado por documentos criados há décadas que permanecem legíveis até hoje. Um documento PDF/A criado em 2010 abre corretamente em qualquer visualizador de PDF moderno. Um PDF padrão da mesma época pode ou não abrir corretamente dependendo de como foi criado e dos recursos usados.
Para organizações que planejam projetos de digitalização de documentos em grande escala, o PDF/A deve ser o formato de saída. A digitalização de documentos em papel para PDF/A garante que as versões digitais permanecerão acessíveis durante todo o período de retenção exigido, que para muitos documentos governamentais e legais é medido em décadas.
Para documentos que combinam páginas PDF padrão com requisitos de PDF/A, considere se todo o documento precisa ser PDF/A. O padrão de arquivamento pode ser aplicado a páginas ou seções específicas, deixando outras páginas no formato PDF padrão, embora essa abordagem mista seja incomum.
O processo de conversão de PDF/A pode aumentar o tamanho do arquivo porque todas as fontes e perfis de cores devem ser incorporados. Um PDF padrão que faz referência a fontes do sistema é menor que o mesmo documento convertido para PDF/A com todas as fontes totalmente incorporadas. O aumento do tamanho do arquivo é o custo da autocontenção.
As organizações que lidam com uma combinação de PDFs padrão e de arquivo devem desenvolver convenções de nomenclatura claras que distingam os dois formatos. Um nome de arquivo que inclua o indicador PDF/A informa aos futuros usuários que o documento foi preparado para arquivamento e deve ser tratado adequadamente.
Para organizações que criam estratégias de gerenciamento de documentos, compreender a diferença entre PDF e PDF/A informa as decisões sobre qual formato usar para quais tipos de documentos ao longo do ciclo de vida do documento, desde a criação até o arquivamento.
O formato PDF/A é um dos vários padrões PDF especializados, junto com PDF/X para impressão e PDF/E para engenharia. Cada padrão aborda um conjunto específico de requisitos. Compreender qual padrão se aplica ao seu tipo de documento garante que você use a ferramenta certa para a finalidade certa.
A decisão entre PDF e PDF/A deve ser tomada no momento da criação do documento, e não anos depois, quando o documento precisar ser recuperado de um arquivo e considerado ilegível. Fazer a escolha correta do formato no momento da criação preserva as opções para o futuro.
Compreender as vantagens e desvantagens entre o PDF padrão e o PDF/A ajuda você a tomar decisões informadas sobre o formato de cada documento criado ou arquivado, garantindo que cada documento esteja no formato correto para a finalidade pretendida e a vida útil esperada.
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