PDF/A é um subconjunto de PDF — é uma versão mais restritiva do formato projetado especificamente para arquivamento de documentos de longo prazo. A maioria das pessoas se depara com isso quando um portal governamental, um sistema jurídico ou um requisito de arquivamento especifica apenas o formato “PDF/A”. Entender o que torna o PDF/A diferente de um PDF normal explica por que ele existe e quando você realmente precisa dele.
Qual padrão PDF permite que PDF/A proíbe
Um formato PDF padrão é flexível. Ele pode conter JavaScript que é executado quando o documento é aberto, links para recursos externos que são carregados no momento da visualização, conteúdo criptografado, multimídia incorporada como áudio e vídeo e fontes que não estão totalmente incorporadas – dependendo do visualizador para fornecê-las a partir do sistema local.
Todos esses recursos criam dependências de sistemas ou softwares externos que podem não existir no futuro. Um PDF com vídeo incorporado requer um codec de vídeo. Um PDF com referências de fontes externas requer que essas fontes sejam instaladas. Um PDF com JavaScript requer um visualizador que execute JavaScript. Em vinte anos, qualquer uma dessas dependências poderá estar indisponível.
Experimente o Word para PDF
Nenhuma instalação necessária. Funciona diretamente no seu navegador.
O que PDF/A requer
PDF/A foi projetado para ser totalmente independente. Cada elemento que o documento precisa para exibir corretamente deve ser incorporado no próprio arquivo – não são permitidas dependências externas. Especificamente, PDF/A requer:
- Todas as fontes totalmente incorporadas: cada fonte usada no documento deve ser totalmente incorporada, não referenciada no sistema ou parcialmente incorporada.
- Sem referências de conteúdo externo: sem links para arquivos externos, nenhum conteúdo carregado de URLs no momento da visualização.
- Sem JavaScript: nenhum conteúdo executável que dependa da interpretação do software.
- Sem criptografia: o conteúdo deve estar totalmente acessível – a proteção por senha impede acesso futuro se as senhas forem perdidas.
- Perfis de cores incorporados: as cores devem ser descritas com perfis ICC incorporados para que o documento seja reproduzido de forma consistente, independentemente do sistema de exibição.
- Metadados do documento: campos de metadados XMP específicos devem estar presentes, incluindo a declaração de conformidade PDF/A.
PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3: Qual é a diferença?
- PDF/A-1 (2005): a versão original e mais rigorosa, baseada em PDF 1.4. Sem transparência, sem camadas, sem compactação JPEG 2000. O mais universalmente suportado por sistemas de arquivo.
- PDF/A-2 (2011): baseado em PDF 1.7. Permite transparência, camadas, compactação JPEG 2000 e incorporação de arquivos PDF/A em arquivos PDF/A. Mais moderno e flexível, mantendo a confiabilidade do arquivamento.
- PDF/A-3 (2012): semelhante a PDF/A-2, mas permite a incorporação de qualquer tipo de arquivo (não apenas PDF/A) no documento de arquivo. Usado para incorporar faturas XML, arquivos de origem ou outros anexos ao documento visual.
Cada versão também possui níveis de conformidade: A (acessibilidade total, com estrutura marcada), B (básico, apenas reprodutibilidade visual) e U (mapeamento Unicode). PDF/A-1b é o mais comumente exigido pelos sistemas de arquivamento — garante que o documento tenha a mesma aparência, mas não requer marcação de acessibilidade completa.
Quando você realmente precisa de PDF/A
PDF/A é obrigatório ou fortemente recomendado em contextos específicos:
- Submissões governamentais e legais onde a retenção de registros de longo prazo é obrigatória por lei
- Arquivos judiciais em jurisdições que exigem formatos compatíveis com arquivamento
- Registros financeiros e contábeis com requisitos de retenção plurianuais
- Registros de saúde onde os documentos devem permanecer legíveis durante toda a vida do paciente
- Qualquer organização com um sistema formal de gerenciamento de documentos especificando PDF/A para registros arquivados
Para documentos comerciais diários - propostas, relatórios, faturas, correspondência - o arquivo PDF padrão por meio de um PDF normal é perfeitamente adequado. As restrições do PDF/A só valem a pena quando você precisa da garantia de legibilidade futura ao longo de décadas, não apenas anos.
Como criar um arquivo PDF/A
No Microsoft Word, Arquivo > Salvar como > PDF> Opções > verifique "compatível com ISO 19005-1 (PDF/A)" produz um arquivo PDF/A-1b diretamente. Este é o caminho mais simples para documentos do Word.
O Adobe Acrobat Pro pode converter um PDF existente em PDF/A usando a ferramenta Preflight (Ferramentas > Produção de impressão > Preflight > Conformidade com PDF/A). Ele verifica o documento em relação aos requisitos do PDF/A e corrige ou sinaliza quaisquer problemas – fontes não incorporadas, referências externas, conteúdo proibido. Para organizações que produzem regularmente documentos de arquivo, este fluxo de trabalho garante a conformidade antes do arquivamento.
Experimente o Word para PDF
Nenhuma instalação necessária. Funciona diretamente no seu navegador.