Alguém lhe envia um PDF com informações confidenciais ocultadas. Os retângulos pretos cobrem nomes, números de contas e números confidenciais. O documento parece redigido corretamente. Mas provavelmente não é. Desenhar caixas pretas sobre texto em um PDF usando ferramentas de anotação, ferramentas de forma ou aplicativos de marcação de captura de tela não remove o texto subjacente. O texto permanece no fluxo de conteúdo do PDF, abaixo do retângulo preto, totalmente recuperável por qualquer pessoa que saiba como selecioná-lo, copiá-lo ou inspecionar a estrutura do documento. Este é o erro mais comum e mais perigoso na Editação de PDF e levou à divulgação pública de informações confidenciais, acordos legais confidenciais e dados pessoais que deveriam estar permanentemente ocultos.
Como as ferramentas de desenho e as ferramentas de redação diferem fundamentalmente
Uma ferramenta de desenho coloca um retângulo colorido em uma camada de anotação acima do conteúdo da página. O retângulo é opaco à vista, cobrindo tudo o que está por baixo, mas o conteúdo subjacente permanece totalmente inalterado. A especificação PDF define as camadas de anotação como não destrutivas. Eles são projetados para adicionar marcação sem alterar o conteúdo original. Este é um recurso, não um bug, quando você adiciona comentários ou destaca texto. Torna-se um problema sério quando você usa ferramentas de desenho com a intenção de ocultar informações permanentemente.
Uma ferramenta de redação, por outro lado, marca o conteúdo para remoção permanente e, em seguida, exclui-o do fluxo de conteúdo do PDF quando a redação é aplicada. Depois de aplicar as redações, o texto marcado desaparece. Não pode ser recuperado selecionando a área, copiando para um editor de texto ou examinando a estrutura interna do PDF. A caixa preta que substitui o texto redigido é um espaço reservado visual, não uma sobreposição. O texto que estava lá foi removido fisicamente do arquivo. Este é o único método que alcança a verdadeira PDF Privacy.
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Demonstrando o problema: como recuperar texto em caixas pretas
A recuperação de texto oculto pelas ferramentas de desenho é trivialmente fácil. Abra o PDF em qualquer visualizador. Use a ferramenta de seleção de texto para clicar e arrastar pela área que contém o retângulo preto. Pressione Ctrl-C para copiar e colar em um editor de texto. O texto que você não conseguiu ver na tela aparece no editor de texto. Isso funciona porque a ferramenta de seleção opera no fluxo de conteúdo do PDF, não na camada visual. A camada de anotação onde reside o retângulo preto é ignorada pelo mecanismo de seleção de texto.
Um método de recuperação mais completo envolve a inspeção direta do fluxo de conteúdo do PDF. As ferramentas de inspeção de PDF podem exibir o conteúdo de texto bruto de cada página, sem todas as anotações. Abra o PDF em um editor de texto, localize o fluxo de conteúdo da página e leia o texto entre os marcadores BT e ET, que indicam o início e o fim dos objetos de texto. Cada palavra oculta sob um retângulo preto está presente em texto simples no fluxo de conteúdo. Desenhar caixas pretas fornece aproximadamente o mesmo nível de segurança que escrever uma senha em um pedaço de papel e colocar um post-it sobre ela.
Consequências do mundo real da redação inadequada
A lacuna entre o que as ferramentas de desenho parecem fazer e o que realmente fazem causou danos reais. Agências governamentais divulgaram PDFs com informações confidenciais escondidas por retângulos pretos que qualquer pessoa poderia recuperar copiando e colando. Os processos judiciais expuseram valores de acordos confidenciais e identidades de testemunhas seladas porque os advogados usaram ferramentas de marcação em vez de ferramentas de redação. As empresas divulgaram dados de clientes em resposta a pedidos de informação porque um funcionário obscureceu visualmente os campos confidenciais sem removê-los permanentemente.
Esses incidentes não são casos extremos raros. Eles acontecem regularmente porque o feedback visual do desenho de uma caixa preta é muito convincente. A caixa preta se parece exatamente com a aparência de uma redação adequada. A pessoa que o aplica vê o texto confidencial desaparecer de vista e presume que o trabalho está concluído. A falha Redação de PDF só se torna aparente mais tarde, quando outra pessoa copia e cola o texto oculto ou quando o documento é examinado por uma parte com um incentivo para descobrir o que deveria estar oculto.
Como redigir corretamente o texto em um PDF
A redação adequada segue uma sequência específica que garante que o conteúdo seja removido permanentemente. Primeiro, abra o PDF em uma ferramenta que inclua uma função de redação dedicada, denominada Redact, Mark for Redaction ou similar. Esta não é uma ferramenta de desenho, nem uma ferramenta de forma, nem uma ferramenta de comentários. Selecione a função de redação e desenhe retângulos sobre cada pedaço de texto que deve ser removido. A ferramenta destaca as áreas marcadas, geralmente com uma sobreposição colorida, para mostrar o que foi marcado.
Em segundo lugar, aplique as redações. Esta é a etapa crítica que separa a redação adequada da ocultação visual. Procure um botão denominado Aplicar redações, Finalizar ou Gravar. Clicar neste botão exclui permanentemente o conteúdo marcado do documento. Após a aplicação, as marcas coloridas de sobreposição são substituídas por caixas pretas e o texto subjacente desaparece do fluxo de conteúdo. Terceiro, verifique a redação tentando selecionar e copiar o texto das áreas editadas. Se algum texto puder ser copiado, a redação não foi aplicada corretamente.
Conteúdo adicional que precisa de redação além do texto visível
A redação adequada vai além do texto visível na página. Os campos de metadados do PDF, incluindo título do documento, autor, assunto e palavras-chave, podem conter informações confidenciais que não são visíveis em nenhuma página, mas são armazenadas nas propriedades do documento. Abra o painel de propriedades do documento e inspecione todos os campos de metadados. Limpe qualquer campo que contenha informações que não devem ser divulgadas.
Camadas de texto ocultas, dados de campos de formulário e anexos de arquivos também podem conter informações não editadas. Um PDF criado por digitalização e OCR pode ter uma camada de texto invisível atrás da imagem visível da página. A redação da imagem visível da página sem também a redação da camada de texto do OCR deixa o texto recuperável por meio de operações de pesquisa e cópia. Execute uma inspeção completa do conteúdo após a redação para confirmar que nenhuma informação confidencial recuperável permanece em qualquer camada, campo de metadados ou anexo. WukongPDF e plataformas semelhantes fornecem ferramentas Editação de PDF que removem conteúdo permanentemente e suportam redação abrangente em todos os tipos de conteúdo.
Treinando usuários para reconhecer a diferença
A medida mais eficaz que uma organização pode tomar para evitar a redação inadequada é o treinamento. Mostre aos usuários um PDF com texto oculto por retângulos pretos. Pergunte-lhes se o texto está devidamente redigido. A maioria dirá que sim. Em seguida, demonstre como copiar e colar o texto oculto. A demonstração é muito mais memorável do que qualquer política escrita. Depois de ver seu texto supostamente oculto aparecer em um editor de texto, os usuários nunca mais confundirão ferramentas de desenho com ferramentas de redação.
Inclua no treinamento uma etapa simples de verificação que todo usuário deve realizar antes de enviar um documento redigido: copiar todo o texto do documento e colá-lo em um editor de texto simples. Leia o texto colado e confirme se nenhuma informação editada aparece. Caso contrário, a redação não foi aplicada e o documento não deverá ser enviado. Esta etapa de verificação de um minuto, aplicada de forma consistente, evitaria a grande maioria dos incidentes de redação inadequada.
As implicações legais e regulatórias da falha na redação
Em muitas jurisdições, a divulgação de dados pessoais devido a redação inadequada é tratada da mesma forma que a divulgação intencional. A obrigação regulatória é proteger os dados. O método de falha, seja através de um ataque cibernético ou através do desenho de caixas pretas em vez de redigir, não altera o facto de os dados protegidos terem sido divulgados. As organizações foram multadas por falhas de redação de acordo com GDPR, HIPAA e outras regulamentações de privacidade.
A exposição legal de uma falha na redação muitas vezes excede o custo de implementação de ferramentas e treinamento de redação adequados. Um único PDF redigido indevidamente anexado a um processo judicial, uma submissão regulatória ou uma resposta a uma solicitação de acesso a dados pode desencadear uma investigação, uma multa e danos à reputação. O investimento em ferramentas e treinamento adequados de Redação de PDF é uma fração do custo de uma única falha de redação.
Para organizações que lidam regularmente com documentos confidenciais, invista em ferramentas Redação de PDF que são projetadas para a tarefa e restringem o acesso a ferramentas de desenho e anotação que podem ser utilizadas indevidamente para ocultação inadequada. Um editor de PDF configurado para mostrar apenas ferramentas de redação na barra de ferramentas reduz a probabilidade de um funcionário apressado usar o retângulo de desenho familiar em vez da ferramenta de redação.
Editação de PDF adequada é um processo de duas etapas: marcar e depois aplicar. A etapa de marcação identifica o que remover. A etapa do aplicativo o exclui permanentemente. Pular a segunda etapa é o equivalente digital a escrever confidencialmente em um envelope e deixá-lo aberto. O rótulo sugere privacidade. O conteúdo permanece acessível.
Depois de aplicar Redação de PDF adequada, realizar o teste de verificação de copiar e colar em cada página é a única maneira de confirmar que a redação foi bem-sucedida. Um único bloco de texto perdido entre centenas de blocos de texto devidamente redigidos ainda é uma revelação.
A lição Redação de PDF das falhas de divulgação de alto perfil é clara: ocultação visual não é remoção. As organizações que lidam com documentos confidenciais devem fornecer aos seus funcionários ferramentas de redação adequadas e verificar se essas ferramentas estão sendo usadas corretamente antes de qualquer documento editado sair da organização.
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