Você acabou de digitalizar uma pilha de documentos – dez páginas, talvez vinte – e o PDF resultante tem 45 MB. Ele precisa ser enviado para um e-mail com limite de 25 MB ou para um portal de envio com requisitos rígidos de tamanho de arquivo. A digitalização está concluída, o documento existe e agora você precisa dele menor sem torná-lo ilegível. Veja exatamente como lidar com isso.
Por que os PDFs digitalizados começam tão grandes
Um PDF digitalizado armazena cada página como uma fotografia de alta resolução. Ao contrário de um PDF criado a partir de um documento do Word – onde o texto é armazenado como dados de caracteres eficientes e as imagens são compactadas – um PDF digitalizado é essencialmente uma pilha de imagens agrupadas em um contêiner PDF. Cada imagem de página pode ter vários megabytes nas configurações padrão do scanner.
A maioria dos scanners usa como padrão a digitalização colorida de 300 DPI, o que é apropriado para arquivar documentos importantes, mas produz arquivos muito maiores do que o necessário para documentos que só serão lidos na tela ou enviados a um portal. Um documento de dez páginas digitalizado em cores de 300 DPI pode facilmente ter de 30 a 50 MB. O mesmo documento digitalizado em escala de cinza de 150 DPI tem normalmente de 3 a 8 MB – legível, submissível e uma fração do tamanho original.
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A solução mais rápida: execute-o através de um compressor
Para a maioria das situações, o caminho mais rápido de um Scanned PDF superdimensionado para um que pode ser enviado é uma ferramenta de compactação baseada em navegador. A ferramenta PDF Compression de WukongPDF em www.wukongpdf.com lida com documentos digitalizados - carregue o arquivo, escolha compactação média ou alta, baixe o resultado.
O que esperar de cada nível de compactação em um documento digitalizado:
- Baixa compactação: 10-30% de redução de tamanho. O texto permanece nítido, as imagens quase não são afetadas. Bom quando a qualidade é a prioridade e a redução do tamanho é secundária.
- Compressão média: 40-70% de redução de tamanho. O texto permanece legível, as imagens mostram uma pequena suavização que não é perceptível em tamanhos de leitura normais. A escolha certa para a maioria dos envios.
- Alta compactação: 60-85% de redução de tamanho. O texto ainda está legível, mas as imagens estão visivelmente degradadas. Aceitável para documentos internos ou rascunhos, não é ideal para nada que será impresso ou examinado de perto.
Após compactar, abra o resultado e percorra-o antes de enviar. Verifique se o texto de cada página ainda está legível – preste atenção especial às páginas com letras pequenas, tabelas densas ou elementos manuscritos, que são os primeiros a sofrer compressão agressiva.
Convertendo para escala de cinza para redução adicional
Os dados de imagens coloridas são significativamente mais pesados que os da escala de cinza. Uma varredura colorida armazena três canais de cores (vermelho, verde, azul) para cada pixel; uma digitalização em escala de cinza armazena um. Para documentos com muito texto – cartas digitadas, formulários, relatórios impressos – as informações sobre cores são muitas vezes irrelevantes: o documento parece essencialmente o mesmo em tons de cinza e em cores.
A conversão de uma digitalização colorida em escala de cinza antes ou durante a compactação pode reduzir o tamanho do arquivo em mais 50-60% em comparação com a compactação apenas da versão colorida. Isso é mais eficaz para documentos sem conteúdo colorido significativo — páginas digitadas, formulários impressos, fotografias em preto e branco. Não use-o para documentos em que as cores contenham informações — imagens médicas, desenhos de engenharia com elementos codificados por cores ou qualquer documento em que o leitor precise distinguir cores.
Se você puder digitalizar novamente: ajuste as configurações primeiro
Se o documento original ainda estiver acessível e a digitalização tiver acabado de ser concluída, vale a pena gastar dois minutos ajustando as configurações do scanner e digitalizando novamente, em vez de tentar compactar um arquivo grande após o fato. O resultado será menor e mais limpo do que uma digitalização de alta resolução altamente compactada.
- Para uso somente na tela: digitalize em escala de cinza de 150 DPI. Legíveis em qualquer tela, os arquivos permanecem pequenos.
- Para documentos que podem ser impressos: digitalize em escala de cinza de 200-300 DPI. Boa qualidade de impressão sem sobrecarga de cores.
- Para fins de arquivamento: digitalize em cores de 300 DPI e mantenha a cópia do arquivo de resolução total separada da cópia de compartilhamento compactada.
Mais um passo que vale a pena dar: torne-o pesquisável
Enquanto você abre o arquivo e o processa de qualquer maneira, considere executar o OCR nele para tornar o texto pesquisável. Um PDF digitalizado compactado que também pode ser pesquisado é significativamente mais útil do que um apenas menor. Você pode pesquisar um texto específico nele, copiar o texto dele e ele aparecerá nas pesquisas do sistema de arquivos por conteúdo, e não apenas por nome de arquivo. A ferramenta OCR de WukongPDF em www.wukongpdf.com cuida disso - é uma etapa separada da compactação, mas leva o mesmo tempo e melhora permanentemente a usabilidade do documento.
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