Os NDAs avançam rapidamente nos negócios – um parceiro, contratante ou investidor em potencial geralmente espera que um NDA seja assinado e devolvido rapidamente. Ter um fluxo de trabalho PDF tranquilo para acordos de confidencialidade significa que você pode fechar o ciclo em minutos, em vez de horas, e manter registros limpos sem que ninguém precise imprimir ou digitalizar nada.
Antes de enviar: acertando o NDA
Rascunhe NDAs no Word ou Google Docs onde a edição e a revisão são fáceis. Quando o idioma estiver finalizado, exporte para PDF. Nunca envie um NDA como um documento Word – o destinatário pode modificar os termos, intencionalmente ou acidentalmente, antes de assinar. Um PDF bloqueia o conteúdo para que ambas as partes assinem o mesmo documento.
Antes de enviar, aplique restrições de edição ao PDF. Usar PDF Security para bloquear a edição do arquivo significa que o destinatário pode abri-lo e lê-lo, mas não pode alterar os termos. Eles podem adicionar sua assinatura, mas não podem alterar o que estão assinando. Esta é a proteção básica que todo NDA PDF deveria ter.
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Adicionando campos de assinatura
Um NDA com campos de assinatura dedicados é mais fácil de assinar do que aquele em que o destinatário precisa descobrir onde adicionar sua assinatura. Os campos de assinatura podem ser adicionados a um PDF existente usando um editor PDF baseado em navegador ou Adobe Acrobat — coloque um campo na linha de assinatura, opcionalmente adicione campos para nome impresso, título, data e nome da empresa.
Com os campos preenchíveis em vigor, o destinatário abre o PDF, clica no campo de assinatura, assina (imagem de assinatura digitada, desenhada ou carregada), preenche seus dados, salva e envia de volta. O processo leva menos de dois minutos se os campos estiverem configurados corretamente.
Enviando o NDA com segurança
Os NDAs geralmente contêm informações comerciais confidenciais — as partes envolvidas, a natureza do relacionamento e, às vezes, detalhes sobre o que está sendo protegido. Para a maioria dos NDAs comerciais enviados entre partes conhecidas, o email padrão é aceitável. Para situações mais sensíveis, usar um link de armazenamento em nuvem com acesso restrito em vez de um anexo de e-mail limita quem pode visualizar o documento em trânsito.
Se o NDA for entre partes que não trabalharam juntas antes e o assunto for confidencial, a proteção por senha adiciona uma camada: envie o NDA PDF com uma senha aberta e, em seguida, compartilhe a senha por meio de um canal diferente (mensagem de texto, telefonema). Isso significa que mesmo que o e-mail seja interceptado, o documento não poderá ser aberto.
Obtendo referendas
Os NDAs mútuos exigem que ambas as partes assinem. O fluxo de trabalho mais limpo: a Parte A assina e envia. A Parte B assina e envia de volta para a Parte A. A Parte A confirma o recebimento e envia a cópia totalmente assinada para ambas as partes. Isso produz um único PDF com ambas as assinaturas, em vez de dois documentos assinados separados.
Para fluxos de trabalho de NDA onde a velocidade de resposta é importante – reuniões com investidores, negociações de parceria – uma plataforma dedicada de assinatura eletrônica como DocuSign ou HelloSign automatiza o roteamento: envie uma vez, ambas as partes são notificadas em sequência e ambas recebem automaticamente a cópia totalmente executada quando concluída. Para NDAs ocasionais, o fluxo de trabalho manual de e-mail é suficiente.
Arquivamento de NDAs assinados
Um NDA assinado é um documento legal. Arquive-o corretamente e arquive-o imediatamente. Um formato de nomenclatura que funciona: [OtherPartyName]_NDA_[YYYY-MM-DD]_Signed.pdf. Armazene em uma pasta dedicada de NDAs em seu arquivo de documentos legais, organizado por ano ou por contraparte. Os NDAs têm prazos definidos – alguns duram um ano, outros cinco, alguns indefinidamente – e você precisa ser capaz de encontrá-los quando o prazo for revisado ou quando as obrigações da outra parte se tornarem relevantes.
Envie uma cópia para a outra parte imediatamente após ambas as assinaturas estarem em vigor. Não presuma que eles mantiveram uma cópia de cada versão trocada. A cópia assinada e assinada deve ser enviada explicitamente com uma nota de que esta é a versão final executada, para que ambas as partes tenham o mesmo registro oficial.
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