Por que dividir um PDF grande para e-mail é importante
Os limites de tamanho de anexos de e-mail são o motivo mais comum pelo qual as pessoas precisam dividir um PDF grande. O Gmail limita os anexos a 25 megabytes. O Outlook e a maioria dos servidores de e-mail corporativos impõem limites semelhantes, geralmente entre 10 e 25 megabytes. Um PDF que excede o limite de anexos do destinatário é devolvido ao remetente, atrasando a comunicação e exigindo um reenvio por meio de um método diferente. Dividir o PDF em arquivos menores, cada um cabendo no limite de anexos, resolve o problema imediatamente.
A nomenclatura lógica dos arquivos após a divisão ajuda os destinatários a identificar qual conteúdo está em cada parte sem abrir todos os arquivos.
Verificar se nenhuma página foi cortada no meio de uma frase ou de uma tabela evita a reclamação mais comum dos destinatários sobre arquivos divididos.
Além dos limites de e-mail, arquivos PDF menores são carregados e baixados mais rapidamente e são mais fáceis de serem manuseados pelos destinatários em dispositivos móveis. Um PDF de 50 megabytes leva vários minutos para ser baixado em uma conexão de celular e pode falhar totalmente se a conexão for interrompida. Cinco arquivos de 10 megabytes são baixados, um de cada vez, conforme a necessidade do destinatário, usando muito menos largura de banda e concluindo cada download de maneira mais confiável. Para destinatários com conexões de Internet limitadas ou lentas, a diferença entre receber um arquivo enorme e vários arquivos gerenciáveis é a diferença entre poder acessar o documento e desistir.
A abordagem Split PDF também permite organizar os arquivos de saída de forma lógica. Em vez de dividir mecanicamente a cada 5 megabytes, você pode dividir nos limites naturais do documento, após cada capítulo, cada seção ou cada grupo lógico de páginas. O destinatário recebe arquivos que não são apenas menores, mas também mais bem organizados do que o PDF monolítico original. Um relatório de 200 páginas dividido em 10 capítulos é mais navegável do que um único arquivo de 200 páginas.
Experimente dividir PDF
Nenhuma instalação necessária. Funciona diretamente no seu navegador.
Métodos para dividir um PDF por tamanho de arquivo
O método mais rápido para fins de e-mail divide o PDF em partes, cada uma delas abaixo do tamanho de arquivo desejado. A maioria das ferramentas de divisão de PDF oferece uma opção de divisão por tamanho, onde você especifica o máximo de megabytes por arquivo de saída.
A ferramenta analisa o PDF original, calcula quantas páginas cabem no limite de tamanho e produz arquivos de saída numerados sequencialmente. Um PDF de 40 megabytes dividido em menos de 10 megabytes por arquivo produz quatro ou cinco arquivos com nomes como Document-Part1.pdf, Document-Part2.pdf e assim por diante.
A divisão baseada no tamanho é conveniente, mas não respeita a estrutura lógica do documento. Um capítulo pode ser dividido em dois arquivos de saída consecutivos, com a primeira metade do capítulo no final da Parte1 e a segunda metade no início da Parte2. Para fins de e-mail em que o destinatário só precisa do conteúdo, esta perturbação estrutural é geralmente aceitável. Para fins onde a estrutura é importante, como enviar seções específicas para pessoas específicas, a divisão baseada em conteúdo é uma escolha melhor.
O Tamanho do arquivo PDF de cada arquivo de saída nem sempre é previsível porque a compactação do PDF varia dependendo do conteúdo de cada página. Uma página com uma imagem grande incorporada contribui muito mais para o tamanho do arquivo do que uma página de texto simples. A ferramenta de divisão estima os tamanhos das páginas com base na densidade média dos dados da página, mas os tamanhos reais dos arquivos de saída variam de acordo com o destino. Verificar os tamanhos dos arquivos da saída dividida e ajustar o limite de divisão se algum arquivo de saída ainda exceder o limite de anexos de e-mail é uma boa prática antes de enviar.
Divisão por intervalo de páginas ou conteúdo para melhor organização
A divisão por intervalo de páginas oferece controle total sobre o que acontece em cada arquivo de saída. Você especifica exatamente quais páginas vão para cada arquivo dividido. As páginas 1 a 45 tornam-se Parte1. As páginas 46 a 92 tornam-se a Parte 2. Este método é ideal quando o documento possui uma estrutura natural que deseja preservar e você sabe quais intervalos de páginas correspondem a quais seções.
Dividir por marcadores ou títulos é o método com maior reconhecimento de conteúdo. Se o PDF contiver uma estrutura de marcadores, normalmente gerada a partir dos níveis de cabeçalho do documento original, a ferramenta de divisão poderá usar cada marcador de nível superior como um ponto de divisão. Um relatório com marcadores para Introdução, Metodologia, Resultados e Conclusões é dividido em quatro arquivos, um para cada marcador. Cada arquivo de saída é independente e rotulado corretamente com o nome do marcador como parte do nome do arquivo.
A divisão por páginas em branco detectadas funciona bem para documentos digitalizados em lote onde cada documento original do lote foi separado por uma página em branco. A ferramenta detecta páginas em branco e divisões em cada uma delas, produzindo PDFs individuais para cada documento original no lote de digitalização. Este método automatiza o que de outra forma seria um tedioso processo manual de localização de páginas em branco e registro de seus números de página para divisão manual.
O fluxo de trabalho Compartilhamento de PDF se beneficia da nomeação lógica de arquivos após a divisão. Se a divisão foi por marcador ou por conteúdo, use o texto do marcador ou o título da seção como parte do nome do arquivo de saída. Report-Introduction.pdf, Report-Methodology.pdf e assim por diante. Os destinatários podem identificar imediatamente qual arquivo contém qual conteúdo sem abrir cada arquivo. Essa disciplina de nomenclatura transforma uma operação de divisão de uma solução alternativa para limites de e-mail em uma melhoria organizacional para o destinatário.
O que fazer após a divisão: verificar, nomear e enviar
Após a conclusão da divisão, abra a primeira e a última página de cada arquivo de saída. Verifique se a primeira página é o início esperado dessa seção e se a última página está completa, e não cortada no meio da frase ou da tabela. Uma divisão que atravessa o meio de uma página contendo dados importantes cria confusão para o destinatário que vê metade de uma tabela no final de um arquivo e a outra metade no início do próximo.
Renomeie os arquivos de saída de forma descritiva antes de enviar. Nomes de arquivos divididos padrão, como Document-1.pdf a Document-5.pdf, não fornecem ao destinatário nenhuma informação sobre o que cada arquivo contém. Um nome de arquivo como Q4-Report-Pages1-45-Financials.pdf informa ao destinatário exatamente o que está no arquivo e como ele se relaciona com os outros arquivos do conjunto. Inclua o número total de arquivos divididos no nome do arquivo ou no texto do e-mail para que o destinatário saiba que pode esperar várias partes.
Envie todas as partes em um único e-mail se o tamanho combinado permanecer abaixo do limite de anexos. Se o tamanho combinado exceder o limite, envie-os em e-mails separados com linhas de assunto claras indicando o número da peça e o total, como Relatório do quarto trimestre, parte 1 de 4. Isso ajuda o destinatário a identificar se alguma parte está faltando no conjunto, sem precisar contar anexos ou pesquisar em vários tópicos de e-mail.
A ferramenta Split PDF de WukongPDF suporta divisão baseada em tamanho, intervalo de páginas e baseada em marcadores em qualquer navegador. Carregue o PDF, escolha o método de divisão e baixe os arquivos de saída individualmente ou como um arquivo ZIP. A abordagem baseada em navegador significa nenhuma instalação de software e funciona em qualquer dispositivo, tornando-a conveniente para dividir PDFs grandes em qualquer lugar antes de enviá-los por e-mail de um telefone ou tablet.
O tamanho total de todas as partes divididas combinadas geralmente será maior que o PDF original porque cada parte precisa de seu próprio cabeçalho PDF, dados de fonte e sobrecarga estrutural que foi compartilhada no arquivo único original. Um PDF de 50 megabytes dividido em cinco partes de 10 megabytes pode produzir partes que totalizam 55 megabytes. Essa sobrecarga geralmente é pequena, normalmente de 5 a 10 por cento, mas vale a pena saber quando os custos de armazenamento ou transferência são uma preocupação. O objetivo da divisão é ultrapassar os limites de anexos de e-mail, e não reduzir o volume total de dados.
Para situações recorrentes em que o mesmo documento grande precisa ser enviado para vários destinatários ao longo do tempo, dividir o documento uma vez e armazenar as partes em uma pasta compartilhada na nuvem é mais eficiente do que dividir e enviar por e-mail todas as vezes. Envie aos destinatários um link para a pasta compartilhada em vez de anexar os arquivos. Essa abordagem elimina totalmente o limite de anexos de e-mail, já que os arquivos são acessados por meio de um link em vez de um anexo, e garante que todos os destinatários acessem a mesma versão atual dos arquivos divididos.
Quando os destinatários precisarem remontar as partes divididas no PDF original, forneça instruções claras no corpo do e-mail. Uma instrução simples como esses arquivos forma um documento completo e precisa ser remontada em seu leitor de PDF para leitura em sequência ajuda os destinatários que podem não perceber que as partes devem ser mescladas. Se os destinatários provavelmente tiverem capacidade técnica, inclua um link direto para sua ferramenta de mesclagem de PDF preferida para que eles possam remontar as peças com um clique.
Ao dividir um PDF que contém informações sensíveis ou confidenciais, verifique se cada parte dividida recebe o mesmo tratamento de segurança do original. Se o original estiver protegido por senha, cada parte dividida também deverá ser protegida por senha com a mesma senha. O processo de divisão pode retirar as configurações de segurança do original e produzir arquivos de saída desprotegidos. Após a divisão, abra cada parte para confirmar se está devidamente protegida ou se você reaplicou a proteção necessária antes de enviar.
Alguns sistemas de e-mail e gateways de segurança corporativos bloqueiam determinados tipos de arquivos ou verificam anexos em busca de conteúdo confidencial antes da entrega. Um PDF dividido em várias partes pode desencadear um comportamento de verificação de segurança diferente do arquivo único original. Se um destinatário relatar não ter recebido todas as partes de um documento dividido, verifique se o seu sistema de e-mail ou o sistema de e-mail do destinatário pode estar bloqueando alguns dos arquivos divididos com base em políticas de tamanho, conteúdo ou contagem de anexos.
Experimente dividir PDF
Nenhuma instalação necessária. Funciona diretamente no seu navegador.