Planilhas largas do Excel não cabem em páginas orientadas para retrato. As colunas saem da borda direita, dividindo uma única tabela lógica em várias folhas impressas que devem ser coladas com fita adesiva ou remontadas mentalmente pelo leitor. A conversão de uma planilha do Excel em PDF na orientação paisagem gira a página noventa graus, fornecendo o espaço horizontal necessário para caber todas as colunas em uma única largura de página. A conversão de Excel para PDF no modo paisagem é simples, mas acertar o dimensionamento, as margens e a área de impressão requer atenção a algumas configurações que o Excel enterra em suas caixas de diálogo de layout de página.
Mudando a orientação da página para paisagem
Abra a pasta de trabalho do Excel e selecione a planilha que deseja converter. Clique na guia Layout de página na faixa de opções. No grupo Configuração de página, clique em Orientação e selecione Paisagem. A grade na tela não muda visivelmente, mas uma linha de quebra de página tracejada agora indica onde os limites da página ficam na nova orientação. A configuração paisagem se aplica independentemente a cada planilha, portanto, mudar uma planilha para paisagem não afeta a orientação retrato de outras planilhas na mesma pasta de trabalho.
Depois de mudar para paisagem, role por toda a largura da planilha para confirmar se todas as colunas estão dentro dos limites de quebra de página. Se as colunas ultrapassarem a linha de quebra de página direita, você terá várias opções para trazê-las para dentro da área de impressão: reduzir a largura das colunas, reduzir o tamanho da fonte, ajustar as margens da página para serem mais estreitas ou usar a opção de dimensionamento para reduzir a planilha inteira para caber. O Tamanho da página do PDF em paisagem para uma folha de carta padrão tem 11 polegadas de largura por 8,5 polegadas de altura, o inverso das dimensões de retrato.
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Configurando a área de impressão para saída paisagem
Uma planilha do Excel pode conter dados, cálculos e tabelas de referência que não deveriam aparecer no PDF. A área de impressão define exatamente quais células serão exportadas. Selecione o intervalo de células que deve aparecer no PDF. Clique na guia Layout de página, escolha Área de impressão e, em seguida, Definir área de impressão. O Excel coloca uma borda tracejada ao redor do intervalo selecionado e ignora tudo fora dele durante a exportação do PDF.
Se a planilha contiver várias tabelas separadas que devem aparecer no PDF paisagem, mantenha pressionada a tecla Ctrl enquanto seleciona cada intervalo e defina a área de impressão. O Excel inclui todos os intervalos selecionados na área de impressão, separados por quebras de página. Para obter uma paisagem mais limpa, considere se as tabelas separadas devem ser consolidadas em uma única folha ou separadas em folhas individuais antes da exportação. Um PDF paisagem com várias tabelas organizadas em uma ordem de leitura lógica é mais fácil de navegar do que aquele em que as tabelas aparecem em posições aparentemente aleatórias.
Ajustando a escala para caber em todas as colunas
As opções de escala na caixa de diálogo Configurar página controlam como o Excel reduz ou amplia o conteúdo da planilha para caber na página impressa. Abra a caixa de diálogo Configurar página clicando na pequena seta no canto do grupo Configurar página na guia Layout de página. Na guia Página, em Dimensionamento, selecione Ajustar a e defina a largura como 1 página e a altura como em branco. Isso diz ao Excel para dimensionar a largura para caber em uma página, permitindo que a altura se expanda em quantas páginas forem necessárias.
A configuração Ajustar para 1 página é a mais comum para conversão de paisagem Excel para PDF porque o objetivo principal de mudar para paisagem é evitar que as colunas se espalhem para uma segunda largura de página. Se a escala tornar o texto muito pequeno para ser lido, ajuste as larguras das colunas e os tamanhos das fontes manualmente, em vez de depender apenas da escala. Um PDF paisagem em que o texto requer uma lupa para ser lido anula o propósito da mudança de orientação.
Configurando cabeçalhos, rodapés e linhas repetidas
Um PDF paisagem se beneficia de cabeçalhos e rodapés orientados corretamente para a página mais ampla. Clique na guia Inserir, escolha Cabeçalho e Rodapé e crie um cabeçalho que abranja toda a largura da paisagem. Inclua o título do documento à esquerda, o número da página no centro e a data à direita para obter um layout profissional em estilo de relatório. O cabeçalho e o rodapé giram automaticamente com a orientação da página, portanto, nenhuma configuração especial específica para paisagem é necessária.
Para planilhas em que os cabeçalhos das colunas na primeira linha identificam o que cada coluna contém, configure essas linhas de cabeçalho para serem repetidas na parte superior de cada página impressa. Clique na guia Layout de página, escolha Imprimir títulos e, no campo Linhas para repetir na parte superior, insira o intervalo de linhas, como $1:$1 para a primeira linha. Em uma página paisagem que abrange várias folhas impressas na direção vertical, a linha de cabeçalho repetida ajuda o leitor a se manter orientado.
Visualizando e exportando o PDF paisagem
Antes de enviar para o PDF, use a visualização de impressão para verificar exatamente como será a aparência da paisagem. Vá para Arquivo, Imprimir e revise cada página na visualização. Verifique se todas as colunas cabem na largura da página, se nenhum dado é espalhado em páginas extras com apenas uma ou duas colunas e se os cabeçalhos e rodapés estão posicionados corretamente. Mude a impressora para Microsoft Print to PDF ou sua impressora PDF preferida no menu suspenso da impressora e clique em Imprimir para gerar o PDF.
Para pastas de trabalho com várias planilhas na orientação paisagem, exporte a pasta de trabalho inteira como um único PDF escolhendo Imprimir pasta de trabalho inteira nas configurações de impressão. Cada folha começa em uma nova página. Verifique no PDF resultante se a orientação da página é consistentemente paisagem em todas as folhas. Se alguma planilha reverter para retrato, abra essa planilha no Excel e confirme se sua configuração de orientação individual é Paisagem em vez de herdar uma configuração padrão de retrato.
Solução de problemas comuns de exportação de paisagem
O problema mais comum com PDFs do Excel em paisagem é que a saída impressa parece diferente da visualização da impressão. Isso acontece quando o driver de impressora selecionado usa padrões de margem diferentes do renderizador de visualização. Sempre defina a impressora ativa como Microsoft Print to PDF ou Adobe PDF antes de configurar o layout da página, pois o Excel ajusta seus cálculos de visualização e quebra de página com base nos recursos da impressora selecionada.
Outro problema comum é que painéis congelados ou janelas divididas na visualização do Excel afetam a saída do PDF. O Excel pode repetir linhas ou colunas congeladas em todas as páginas impressas de maneiras que parecem corretas, mas produzem resultados inesperados quando a orientação da página muda. Antes de exportar, descongele todos os painéis e remova todas as janelas divididas. Revise a visualização da impressão sem painéis congelados para ver como será a saída real.
WukongPDF pode mesclar ou compactar o PDF paisagem resultante se o tamanho do arquivo de uma exportação de várias planilhas para Excel exceder os limites de anexos de e-mail. O trabalho de configuração da página é feito no Excel. O gerenciamento de arquivos pós-exportação é feito pela ferramenta PDF.
Preservando fórmulas e referências de células na saída PDF
Uma exportação paisagem Excel para PDF captura os valores visíveis nas células, não as fórmulas que os produziram. Se o PDF precisar mostrar os valores e como eles foram calculados, adicione uma folha separada ou uma anotação de texto que documente as fórmulas antes de exportar. O PDF preserva o resultado. A anotação preserva a metodologia.
Para pastas de trabalho atualizadas regularmente, crie uma macro de exportação de PDF que padronize a configuração da página, a orientação, a área de impressão e o dimensionamento de cada planilha. A macro elimina a necessidade de configurar manualmente cada planilha antes de cada exportação e garante uma saída consistente, independentemente de quem executa a exportação. Uma macro VBA simples gravada uma vez e atribuída a um botão na faixa de opções economiza minutos de configuração para cada ciclo de exportação.
Para exportações recorrentes de Excel para PDF em paisagem, salve a pasta de trabalho com todas as configurações de página em vigor como um arquivo de modelo. O modelo inclui a orientação paisagem, a área de impressão, o dimensionamento, os cabeçalhos e rodapés e as linhas repetidas. Quem precisar exportar uma nova versão abre o template, atualiza os dados e exporta para PDF com todas as configurações já configuradas corretamente.
Uma maneira rápida de verificar se a saída do PDF com orientação paisagem do Excel está correta é verificar as dimensões da página PDF nas propriedades do documento. Uma página de carta em paisagem deve mostrar dimensões de 11 por 8,5 polegadas. Se as dimensões mostrarem 8,5 por 11, a página ainda estará em retrato e a configuração de orientação para essa planilha específica não foi aplicada antes da exportação.
A abordagem paisagem Excel para PDF funciona melhor quando a planilha é projetada tendo o PDF final em mente. As larguras das colunas, os tamanhos das fontes e as dimensões do gráfico escolhidos para visualização na tela podem não ser bem traduzidos em uma página impressa em paisagem. Projete a planilha para seu meio de saída final desde o início.
Uma verificação final antes de distribuir a saída paisagem Excel para PDF: abra o PDF em um telefone e confirme se as colunas da planilha são legíveis sem zoom excessivo. As páginas em paisagem visualizadas em telas de telefone orientadas para retrato podem ser difíceis de ler.
A etapa Impressão de PDF para planilhas paisagem requer atenção especial porque nem todas as impressoras lidam com a orientação paisagem normalmente. Confirme se as configurações da impressora correspondem à orientação do PDF para evitar saída inesperada em retrato.
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