As linhas de grade do Excel, as linhas cinzas tênues que separam as células na tela, não são impressas por padrão. Quando você exporta uma planilha do Excel para PDF, os dados são impressos, mas a grade não. Uma planilha sem linhas de grade é mais difícil de ler porque falta a estrutura visual que separa uma célula da próxima. Os números flutuam no espaço em branco sem as fronteiras que definem suas relações.
As linhas de grade são a diferença entre uma planilha que se parece com uma tabela e outra que se parece com números dispersos.
Imprimir um arquivo Excel para PDF com linhas de grade requer a alteração de uma configuração no Excel antes de exportar. As ferramentas de conversão PDF Printing da WukongPDF cuidam da etapa de exportação, e a configuração abaixo garante que linhas de grade, cabeçalhos de linha e coluna e layout de página sejam transferidos corretamente da planilha para o PDF.
A configuração que controla a impressão de linhas de grade
No Excel, as linhas de grade são um recurso de exibição, não um recurso de formatação. Eles aparecem na tela para ajudar você a navegar na planilha, mas não fazem parte da formatação da célula e não são impressos por padrão. Para imprimi-los, abra a guia Layout de página e marque a caixa Imprimir em Linhas de grade no grupo Opções de folha. Esta configuração instrui o Excel a incluir as linhas de grade da tela na saída impressa e em qualquer PDF criado a partir da saída impressa.
A configuração Imprimir linhas de grade se aplica a toda a planilha. Você não pode imprimir seletivamente linhas de grade para algumas células e não para outras. Se você precisar de bordas seletivas, use a formatação das bordas das células em vez de confiar nas linhas de grade. As bordas das células fazem parte do formato da célula e são impressas independentemente da configuração da linha de grade. Para planilhas onde apenas certas seções precisam de limites de células visíveis, aplique bordas a essas células e deixe Imprimir linhas de grade desmarcada.
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Definir a área de impressão para evitar páginas extras
As planilhas do Excel que parecem caber em uma página na tela podem se espalhar por várias páginas quando impressas ou exportadas para PDF, porque a área de impressão se estende até a última célula que contém quaisquer dados, formatação ou até mesmo um espaço perdido. Defina explicitamente a área de impressão antes de exportar. Selecione o intervalo de células que deve aparecer no PDF, vá para Layout de página e clique em Área de impressão e em Definir área de impressão.
Depois de definir a área de impressão, use Visualização de impressão para verificar quantas páginas a seleção abrange. Uma planilha que você esperava caber em uma página pode se espalhar por quatro porque as colunas são largas e a fonte é grande. Em Layout de página, ajuste as configurações de escala de largura e altura para ajustar a área de impressão ao número desejado de páginas. Definir Largura como 1 página força todas as colunas a terem uma largura de página. Definir a altura como 1 página força todas as linhas a terem a mesma altura de página.
Incluindo cabeçalhos de linhas e colunas
Os números das linhas e as letras das colunas, A, B, C na parte superior e 1, 2, 3 no lado esquerdo, ajudam os leitores a fazer referência a células específicas no PDF. Para incluí-los, marque a caixa Imprimir em Títulos no grupo Opções de planilha na guia Layout de página. Esta configuração é independente da configuração das linhas de grade.
Os títulos de linhas e colunas são úteis para planilhas que serão revisadas de forma colaborativa, onde alguém pode dizer para verificar a célula D47 e o leitor de PDF precisa encontrar D47 rapidamente. Eles distraem planilhas que servem como relatórios finalizados ou materiais de apresentação. Escolha com base em como o PDF será usado. Um documento de referência se beneficia dos títulos. Um produto final polido parece mais limpo sem eles.
| Configuração de impressão | Localização no Excel | Efeito no PDF |
|---|---|---|
| Imprimir linhas de grade | Layout da página > Opções de planilha > Linhas de grade > Imprimir | Adiciona linhas tênues de limite celular a todas as células |
| Imprimir títulos | Layout da página > Opções de planilha > Títulos > Imprimir | Adiciona números de linha e letras de coluna |
| Definir área de impressão | Layout da página > Área de impressão > Definir área de impressão | Define quais células aparecem na saída |
| Dimensionar para caber | Layout da página > Dimensionar para caber > Largura/Altura | Dimensiona o conteúdo para caber em um número específico de páginas |
| Orientação da página | Layout da página > Orientação> Retrato/Paisagem | Alterna entre layout vertical e horizontal |
Tratamento de quebras de página e dimensionamento
As quebras automáticas de página do Excel geralmente cortam o meio de linhas de dados importantes. Uma quebra de página que separa uma linha de resumo de suas linhas de detalhes torna ambas as páginas mais difíceis de entender. Ajuste as quebras de página manualmente na visualização Visualização de quebra de página. Arraste as linhas azuis de quebra de página para posições entre grupos de dados lógicos. As quebras manuais de página garantem que cada página do PDF contenha um conjunto completo e coerente de dados.
O dimensionamento negocia a legibilidade para contagem de páginas. Dimensionar uma planilha larga para caber na largura de uma página pode reduzir o texto para 6 pontos, o que é ilegível na impressão. Se for necessário dimensionar abaixo de 70% para ajustar o conteúdo, considere mudar primeiro para a orientação paisagem, que oferece mais largura, ou dividir o conteúdo em várias páginas com linhas de cabeçalho repetidas. A legibilidade deve determinar o layout da página, não um alvo arbitrário de uma página.
Tratamento de células mescladas e formatação condicional na saída PDF
Células mescladas que abrangem várias colunas ou linhas no Excel podem quebrar o layout da página PDF. Uma célula de título mesclada que abrange as colunas de A a F em uma planilha que imprime as colunas de A a D na página um e as colunas de E a F na página dois faz com que o título seja dividido de maneira estranha nas páginas. Desfaça a mesclagem das células de título antes de exportar ou coloque os títulos em uma linha de cabeçalho separada que será impressa em todas as páginas usando a configuração Imprimir títulos.
Formatação condicional, escalas de cores, barras de dados, conjuntos de ícones, todos renderizados no PDF se as configurações de impressão incluírem saída em cores. Verifique o PDF no modo de visualização de impressão para confirmar se as cores da formatação condicional são impressas corretamente e fornecem contraste suficiente para facilitar a leitura. Uma escala de cores verde-amarelo-vermelho que parece nítida na tela pode ser impressa como tons indistinguíveis de cinza em uma impressora monocromática. Para PDFs destinados à impressão, teste uma página colorida na impressora de destino antes de prosseguir com a exportação completa da planilha.
Adicionar títulos impressos para planilhas de várias páginas
Para planilhas que abrangem várias páginas, repetir a linha do cabeçalho em cada página garante que os leitores saibam qual coluna é qual. Na guia Layout de página, clique em Imprimir títulos. Na guia Planilha da caixa de diálogo, defina Linhas para repetir no topo da linha ou linhas que contêm cabeçalhos de coluna. Essas linhas são impressas no topo de cada página do PDF.
Os títulos impressos são a configuração mais importante para PDFs de planilhas de várias páginas. Uma planilha de 10 páginas sem cabeçalhos repetidos é ilegível porque o leitor deve voltar à página 1 para lembrar o que a coluna F contém. A mesma planilha com cabeçalhos repetidos é autodocumentada em todas as páginas. Alguns segundos para configurar títulos de impressão fazem a diferença entre um PDF utilizável e um PDF frustrante.
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