Uma pasta de trabalho do Excel contém várias planilhas. Um painel com gráficos. Uma planilha de dados com milhares de linhas. Uma folha de notas com comentários. Quando você exporta toda a pasta de trabalho para PDF, cada planilha passa a fazer parte da saída. O PDF contém páginas de imagens de gráficos, páginas de tabelas de dados rolando para fora da borda direita e páginas de notas que nunca foram destinadas à distribuição. O destinatário recebe tudo. Os dados relevantes estão enterrados em conteúdo irrelevante.
Usar a área de impressão do Excel para controlar o que aparece na saída do PDF resolve esse problema. Você define exatamente quais células e em quais planilhas devem ser incluídas. Tudo fora da área de impressão é excluído. O PDF contém apenas o que você especificou. Este guia aborda como definir áreas de impressão no Excel para uma saída de PDF limpa e direcionada.
A conversão de Excel para PDF usando áreas de impressão produz uma saída que contém exatamente o conteúdo que o destinatário precisa. Nem mais, nem menos.
Configurando áreas de impressão no Excel
Selecione as células que deseja incluir no PDF. Vá para a guia Layout da página. Clique em Área de impressão e em Definir área de impressão. O intervalo selecionado agora é o único conteúdo que aparecerá quando você imprimir ou exportar para PDF. Você pode definir diferentes áreas de impressão em folhas diferentes. Cada área de impressão de folha é independente. Você também pode definir várias áreas de impressão na mesma folha mantendo pressionada a tecla Ctrl enquanto seleciona os intervalos antes de definir a área de impressão. Cada intervalo é impresso em uma página separada.
Após definir as áreas de impressão, use Visualização de impressão para verificar o que aparecerá no PDF. Ajuste as larguras das colunas, alturas das linhas e quebras de página conforme necessário. A visualização Impressão de PDF mostra exatamente o que o PDF conterá.
Experimente Excel para PDF
Nenhuma instalação necessária. Funciona diretamente no seu navegador.
Exportando para PDF com áreas de impressão aplicadas
Vá para Arquivo, Exportar e escolha Criar PDF. Nas opções de exportação, certifique-se de que a configuração do que publicar esteja definida como Planilhas ativas ou Pasta de trabalho inteira, dependendo se você deseja exportar apenas a planilha atual ou todas as planilhas. As áreas de impressão definidas controlam o que aparece em cada folha. Planilhas sem área de impressão definida exportam todo o seu conteúdo, o que pode não ser o que você deseja. Defina áreas de impressão em cada folha que será exportada.
WukongPDF não cria PDFs diretamente do Excel. A conversão de Excel para PDF é realizada em Excel. WukongPDF processa o PDF resultante para compactação, mesclagem ou outras operações pós-exportação.
Limpando e gerenciando áreas de impressão
As áreas de impressão persistem no arquivo Excel. Na próxima vez que você imprimir ou exportar, a mesma área de impressão será usada. Se você precisar exportar um intervalo diferente, limpe primeiro a área de impressão existente. Vá para Layout da página, Área de impressão, Limpar área de impressão. Defina uma nova área de impressão para a nova exportação. O fluxo de trabalho PDF Export deve incluir a verificação da área de impressão antes de cada exportação.
Para exportações recorrentes, como relatório mensal, salve o arquivo Excel com as áreas de impressão já configuradas. Todos os meses, atualize os dados nas áreas de impressão existentes e exporte. A configuração é feita uma vez.
Configurando títulos de impressão para exportações de várias páginas
Quando a área de impressão abrange várias páginas, defina os títulos de impressão para repetir linhas ou colunas de cabeçalho em todas as páginas. Na guia Layout de página, clique em Imprimir títulos. Selecione as linhas a serem repetidas no topo de cada página e as colunas a serem repetidas à esquerda. Os cabeçalhos fornecem contexto para dados que abrangem páginas.
Depois de definir os títulos de impressão, use Visualização de impressão para verificar se os cabeçalhos aparecem em todas as páginas. A exportação Excel para PDF com títulos impressos produz resultados navegáveis e autodocumentados em todas as páginas.
Dimensionando áreas de impressão para caber na largura da página
Uma planilha larga que se estende além da largura da página pode ser dimensionada para caber. Na guia Layout de página, defina a largura para 1 página. O Excel dimensiona o conteúdo horizontalmente para caber nas margens da página. O dimensionamento aplica-se apenas à impressão e exportação de PDF. Os dados da planilha permanecem inalterados.
A escala PDF Printing para planilhas largas garante que nenhuma coluna seja cortada. A desvantagem é que o conteúdo dimensionado pode ser menor e mais difícil de ler. Use o dimensionamento quando a visibilidade da coluna for mais importante que o tamanho do texto.
Tratamento de linhas e colunas ocultas em áreas de impressão
As linhas e colunas ocultas no Excel são excluídas da área de impressão por padrão. Se a sua área de impressão incluir linhas ocultas que deveriam aparecer no PDF, exiba-as antes de exportar. Se as linhas ocultas contiverem dados que não deveriam aparecer, deixe-as ocultas. A área de impressão define o intervalo de células. O status oculto determina se as células dentro desse intervalo serão exibidas.
Após a exportação, verifique se o PDF mostra todos os dados pretendidos e exclui todos os dados ocultos. A exportação Excel para PDF com áreas de impressão e linhas ocultas requer verificação do que aparece e do que não aparece.
Exportar múltiplas áreas de impressão como páginas PDF separadas
Se você definir diversas áreas de impressão na mesma planilha, cada uma será impressa em uma página separada no PDF. A primeira área de impressão aparece na página um. O segundo na página dois. A ordem das áreas de impressão no PDF corresponde à ordem em que você as definiu. Organize as áreas de impressão na sequência de páginas desejada antes de exportar.
A exportação multiárea Impressão de PDF é útil para extrair intervalos de dados específicos de uma planilha grande sem incluir a planilha inteira. Cada área de impressão se torna uma página de saída focada.
Incluindo planilhas de gráfico nas exportações de área de impressão
As pastas de trabalho do Excel podem conter planilhas de gráficos, que são gráficos completos separados das planilhas de dados. As planilhas de gráfico serão incluídas nas exportações de PDF por padrão se você optar por exportar a pasta de trabalho inteira. Para incluir uma planilha de gráfico junto com as planilhas da área de impressão, certifique-se de que o escopo de exportação inclua todas as planilhas.
Revise cada planilha de gráfico antes de exportar. Os gráficos que parecem corretos na tela podem ter dimensões diferentes quando renderizados em PDF. A exportação do gráfico Excel para PDF requer a mesma área de impressão e atenção de escala que as planilhas de dados.
Definir orientação de página consistente nas áreas de impressão
Quando diferentes áreas de impressão em folhas diferentes usam orientações diferentes, o PDF de saída terá páginas mistas em retrato e paisagem. Para uma apresentação profissional, padronize a orientação. Todo retrato ou toda paisagem é melhor do que misto. Defina a orientação por folha na guia Layout de página antes de exportar.
A consistência da orientação PDF Printing é uma decisão de apresentação. Orientações mistas são aceitáveis para relatórios com muitos dados, onde algumas tabelas realmente precisam de paisagem. Para documentos voltados para o cliente, é preferível uma orientação uniforme.
Experimente Excel para PDF
Nenhuma instalação necessária. Funciona diretamente no seu navegador.