Uma pasta de trabalho do Excel com várias planilhas é impressa em PDF e sai com cada planilha produzindo páginas de dimensões ligeiramente diferentes. A página três é uma fração de polegada mais larga que a página dois. A página sete tem margens que não correspondem à página cinco. Ao percorrer o PDF, os limites da página saltam visivelmente de uma folha para outra. Isso acontece porque o Excel atribui configurações de tamanho de página e margem de forma independente para cada planilha, e essas configurações geralmente se diferenciam durante a vida da pasta de trabalho, à medida que pessoas diferentes editam planilhas diferentes. Entender por que ocorrem tamanhos de página incompatíveis é o primeiro passo para corrigir a saída Excel para PDF.
Como o Excel determina o tamanho da página para cada planilha
Cada planilha do Excel mantém sua própria configuração de página, armazenada separadamente dos dados da célula. Esta configuração inclui o tamanho do papel, a orientação, as larguras das margens, o conteúdo do cabeçalho e rodapé e a definição da área de impressão. Ao imprimir ou exportar para PDF, o Excel processa cada planilha de forma independente e aplica sua própria configuração de página. Se a Folha1 estiver configurada para tamanho Carta com margens estreitas e a Folha2 estiver configurada para A4 com margens largas, o PDF resultante conterá uma combinação de dimensões de página.
A configuração da página para cada planilha não é visível na visualização normal da grade de células. Você precisa mudar para o modo de exibição de layout de página ou abrir a caixa de diálogo Configurar página para ver as configurações atuais. Essa invisibilidade é a razão pela qual configurações incompatíveis de Tamanho da página do PDF muitas vezes passam despercebidas até que o PDF seja gerado e alguém perceba o salto nos limites da página. Um livro de exercícios que tenha sido passado entre colegas de diferentes países é particularmente vulnerável porque uma pessoa pode ter definido as suas folhas para A4 enquanto outra usou Carta.
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Verificando e padronizando a configuração da página em todas as planilhas
A maneira mais confiável de identificar configurações de página incompatíveis é verificar cada planilha individualmente antes de exportar. Clique com o botão direito em qualquer guia da planilha e escolha Selecionar todas as planilhas. Isso agrupa todas as planilhas para que qualquer alteração na configuração da página feita se aplique a todas as planilhas simultaneamente. Com todas as planilhas selecionadas, abra a guia Layout de página na faixa de opções. Clique no menu suspenso Tamanho e confirme se todas as folhas usam o mesmo tamanho de papel. Clique no menu suspenso Orientação e defina todas as folhas como Retrato ou Paisagem de forma consistente. Clique em Margens e selecione a mesma predefinição de margem para cada folha.
Depois de padronizar a configuração da página com todas as planilhas agrupadas, desagrupe-as clicando com o botão direito em uma guia da planilha e escolhendo Desagrupar planilhas. Em seguida, role por cada folha no modo Layout de página para confirmar visualmente se as quebras de página e as margens parecem consistentes. Preste atenção especial às planilhas com tabelas largas que podem ter sido definidas como Paisagem enquanto o restante da pasta de trabalho usa Retrato. Essas diferenças de orientação intencionais são válidas, mas produzirão dimensões de página diferentes na saída do PDF. Se um tamanho de página consistente for mais importante do que a orientação ideal para cada folha, padronize também a orientação.
Usando as opções de escala para ajustar o conteúdo a uma página uniforme
Padronizar o tamanho e as margens do papel não garante que o conteúdo caiba perfeitamente em cada página. Uma tabela larga que anteriormente era impressa em duas folhas na orientação Paisagem agora pode ultrapassar os limites da página no modo Retrato. Use as opções de escala na caixa de diálogo Configurar página para ajustar como o conteúdo de cada planilha é mapeado para a página padronizada. A opção Ajustar a dimensiona a folha inteira para caber em um número especificado de páginas de largura por um número especificado de páginas de altura.
Definir Ajustar para 1 página de largura, deixando o campo alto em branco, informa ao Excel para dimensionar a largura para caber em uma única página, permitindo que a altura se expanda em quantas páginas forem necessárias. Isso evita o problema comum de Impressão de PDF, em que uma tabela com uma coluna extra produz uma segunda página praticamente em branco com uma única coluna estreita de dados. Se o texto dimensionado ficar muito pequeno para ser lido, ajuste a área de impressão para excluir colunas não essenciais ou defina a escala para uma porcentagem mínima legível em vez de forçar a folha inteira em uma página.
Configurando a área de impressão para cada folha
Uma área de impressão indefinida ou inconsistente é outra fonte comum de variação inesperada no tamanho da página. Se uma planilha tiver uma área de impressão definida de A1 a K45 e outra planilha não tiver nenhuma área de impressão definida, o Excel imprimirá todo o intervalo usado da segunda planilha, que pode se estender muito além do que você pretendia incluir. Antes de exportar para PDF, defina a área de impressão para cada folha. Selecione as células que devem aparecer na saída, clique na guia Layout de página e escolha Área de impressão e, em seguida, Definir área de impressão.
Depois de definir as áreas de impressão em todas as folhas, use a tela Visualização de impressão para verificar a saída de cada folha antes de enviar para PDF. A visualização mostra exatamente o que aparecerá no PDF, incluindo quebras de página que dividem tabelas em planilhas. Resolva quaisquer quebras de página inadequadas ajustando as alturas das linhas, as larguras das colunas ou os limites da área de impressão. Os minutos extras gastos na visualização de impressão evitam a frustração de gerar um PDF, descobrir os problemas de layout, corrigi-los e regenerar o arquivo.
Exportando para PDF com configurações consistentes
Com todas as planilhas configuradas com o mesmo tamanho de página, orientação, margens e área de impressão, exporte a pasta de trabalho para PDF. No Excel, vá para Arquivo, Exportar e escolha Criar PDF. Na caixa de diálogo de opções de exportação, em Publicar o que, selecione Pasta de trabalho inteira em vez de Planilhas ativas. Isso garante que todas as folhas sejam incluídas. Clique no botão Opções e verifique se as configurações de publicação correspondem às suas escolhas de padronização. Verifique se as propriedades do documento e as tags de estrutura do documento para acessibilidade estão habilitadas se o PDF for amplamente distribuído.
Depois que o PDF for gerado, abra-o e percorra cada página. As dimensões da página agora devem ser consistentes de folha para folha. Se alguma planilha ainda produzir dimensões de página diferentes, retorne a essa planilha no Excel e verifique sua configuração de página individual, que pode ter sido excluída da seleção do grupo se estivesse oculta ou protegida. WukongPDF pode compactar ou mesclar o PDF final se o tamanho do arquivo de uma pasta de trabalho com várias planilhas exceder os limites de anexos de e-mail, mas padronizar a configuração da página do Excel antes da exportação continua sendo a maneira mais eficaz de evitar tamanhos de página incompatíveis.
Lidando com pastas de trabalho do Excel criadas em diferentes sistemas operacionais
As pastas de trabalho do Excel editadas em computadores Windows e Mac são especialmente propensas a inconsistências no tamanho da página porque os dois sistemas operacionais usam tamanhos de papel e drivers de impressora padrão diferentes. O padrão do Windows é o tamanho de papel Carta de 8,5 por 11 polegadas. O padrão do macOS também é US Letter, mas o subsistema de impressora no Mac mapeia as dimensões da página por meio do sistema de impressão CUPS, que pode interpretar as margens e o dimensionamento de maneira um pouco diferente do subsistema de impressão GDI do Windows.
Essas diferenças de sistema operacional podem produzir variações de tamanho de página de alguns décimos de polegada, que são sutis o suficiente para passarem despercebidas na tela, mas óbvias quando as páginas impressas são empilhadas juntas ou quando o PDF é visualizado em duas páginas, onde as páginas opostas devem se alinhar perfeitamente. Quando uma pasta de trabalho for editada em vários sistemas operacionais antes da exportação do PDF, designe um sistema como a máquina de exportação final e execute toda a padronização da configuração da página nessa máquina antes de criar o PDF.
Antes da exportação final, use WukongPDF para mesclar quaisquer páginas suplementares ou para compactar a saída se o PDF de várias folhas exceder os limites de anexos de e-mail. A padronização da configuração da página do Excel evita tamanhos incompatíveis e uma ferramenta PDF dedicada cuida do gerenciamento de arquivos pós-exportação.
Linhas e colunas ocultas no Excel podem causar comportamento inesperado no tamanho da página na saída de PDF. Se uma planilha contiver colunas ocultas que se estendem além da área de impressão visível, o Excel poderá incluir o conteúdo oculto no cálculo da largura da página. Antes de exportar, exiba todas as linhas e colunas temporariamente para ver toda a extensão dos dados e, em seguida, exclua o conteúdo oculto ou ajuste a área de impressão para excluí-lo explicitamente.
O driver de impressora selecionado no Excel pode afetar as dimensões da página PDF porque o Excel consulta a impressora quanto aos tamanhos de papel suportados e às margens padrão. Se a impressora selecionada for um dispositivo físico com manuseio de papel não padrão, a saída PDF poderá herdar configurações inesperadas de tamanho de página. Para uma saída PDF consistente, defina a impressora padrão como Microsoft Print to PDF antes de abrir o arquivo Excel.
O Excel para Mac e o Excel para Windows lidam com determinados recursos de configuração de página de maneira diferente, principalmente cabeçalhos e rodapés que incluem gráficos. Uma planilha com o logotipo da empresa no cabeçalho pode ser renderizada em dimensões ligeiramente diferentes em cada sistema operacional porque os algoritmos de dimensionamento da imagem são diferentes. Se a pasta de trabalho for exportada para PDF em ambas as plataformas, teste o resultado em cada uma e identifique qual plataforma produz o resultado preferido para a cópia final de distribuição.
Ao distribuir o PDF para destinatários que possam imprimi-lo em tamanhos de papel diferentes dos usados para exportação, inclua uma nota no e-mail ou no cabeçalho do documento indicando o tamanho de papel pretendido. Um PDF formatado para papel A4 impresso em Carta por um destinatário na América do Norte pode ter margens ligeiramente cortadas. Definir o tamanho da página PDF para corresponder ao tamanho de papel mais comum entre os destinatários minimiza esse problema.
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