Seu documento do Word possui um índice, referências cruzadas para figuras e seções, notas de rodapé com links para frente e para trás e hiperlinks para sites externos. Você exporta para PDF, abre o resultado e clica em uma referência cruzada que diz "Consulte a Seção 3.2 na página 14." Nada acontece. A referência é texto morto. A estrutura clicável que tornava o documento do Word fácil de navegar não sobreviveu à conversão.
Referências cruzadas, hiperlinks e entradas de índice podem sobreviver à conversão de Word para PDF, mas somente quando as configurações de exportação corretas estão habilitadas e o documento usa os recursos integrados do Word em vez de soluções alternativas manuais. A diferença entre um PDF onde cada referência é um link funcional e outro onde cada referência é um texto morto se resume a um punhado de configurações que levam segundos para serem verificadas.
O princípio fundamental: use os recursos integrados do Word, não a formatação manual
Cada recurso do Word que cria um link clicável durante a conversão de Word para PDF depende do documento usar as ferramentas automatizadas do Word em vez da entrada manual de texto. Um índice criado com Inserir, Índice será exportado como entradas clicáveis. Um índice digitado manualmente como texto simples será exportado como texto morto. As referências cruzadas inseridas por meio de Inserir, as referências cruzadas serão exportadas como links clicáveis. Texto que você digitou manualmente como "Veja a página 14" será exportado como texto morto porque o Word não tem como saber que deveria ser uma referência.
Este princípio se estende a todos os elementos de navegação. Use Inserir, Hiperlink para URLs externos em vez de digitar "www.example.com" como texto simples e contando com a formatação automática do Word para fazer com que pareça um link. Use Inserir, Marcador para criar pontos de ancoragem para navegação interna. Use os estilos de título integrados do Word, Título 1, Título 2, Título 3, em vez de formatar manualmente o texto para se parecer com títulos com negrito e alterações no tamanho da fonte. Cada recurso integrado gera dados estruturados no documento que o mecanismo de exportação de PDF pode converter em links, marcadores e referências cruzadas de PDF funcionais.
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Definindo as configurações de exportação de PDF para links de trabalho
Ao exportar de Word para PDF usando Arquivo, Salvar como, PDF ou Arquivo, Exportar, Criar PDF, as configurações padrão nem sempre preservam os elementos interativos. Clique no botão Opções na caixa de diálogo Salvar como PDF para abrir as configurações de exportação. Em Incluir informações não imprimíveis, verifique se "Criar marcadores usando títulos" está verificado. Isso converte seus estilos de título em marcadores de PDF. Verifique se "Propriedades do documento" está marcado se você deseja que os metadados do PDF incluam o título e o autor do documento do Word. Na seção de opções de PDF, marque "Compatível com ISO 19005-1 (PDF/A)" somente se você precisar de conformidade de arquivamento PDF/A e compreender que essa configuração pode desabilitar alguns recursos interativos.
A configuração mais crítica para referências cruzadas não está na caixa de diálogo Opções. Está nas principais preferências do Word. Vá para Arquivo, Opções, Avançado e vá até a seção Mostrar conteúdo do documento. Verifique se "Mostrar códigos de campo em vez de seus valores" está desmarcado. Se os códigos de campo forem exibidos, a exportação de PDF exportará o texto bruto do código de campo, algo como "{ REF _Ref12345 \h }" em vez do texto de referência resolvido. O PDF exportado mostrará códigos de campo em vez de números de páginas e títulos de seções, o que é muito pior do que links inativos.
Como verificar se as referências cruzadas sobreviveram à conversão
Após exportar o PDF, não presuma que tudo funcionou. Abra o PDF e teste metodicamente alguns links. Clique em uma entrada do índice. Deve saltar para o título correspondente. Clique em uma referência cruzada como "Veja a Figura 3 na página 7." Deve saltar para a Figura 3. Clique em um hiperlink externo. Deve abrir o URL em seu navegador padrão. Se alguma dessas opções falhar, as configurações de exportação precisarão de ajustes ou o documento de origem estará usando formatação manual em vez de recursos integrados.
As notas de rodapé e de fim merecem atenção especial porque envolvem links bidirecionais. Clique no número de referência de uma nota de rodapé no corpo do texto. Deve pular para a nota de rodapé na parte inferior da página. Em seguida, procure um link de retorno na própria nota de rodapé que retorne ao ponto de referência no corpo do texto. O Word exporta os links descendentes e ascendentes se o documento usar Inserir, Nota de rodapé em vez de números sobrescritos digitados manualmente. Os números das notas de rodapé manuais estão mortos em ambas as extremidades.
O que fazer quando as referências cruzadas quebram durante a exportação
Se as referências cruzadas forem quebradas no PDF exportado, a correção estará no documento Word de origem, não no PDF. Volte ao Word e verifique se cada referência cruzada foi criada com Inserir, Referência Cruzada, não digitada manualmente. Atualize todos os campos pressionando Ctrl+A para selecionar tudo e depois F9 para atualizar todos os campos. Isso força o Word a recalcular cada referência cruzada, entrada de índice e código de campo. Caches de campos desatualizados podem fazer com que as referências apontem para páginas incorretas ou exibam texto de erro em vez da referência pretendida. Após a atualização, exporte novamente para PDF e verifique os links novamente.
Se a atualização dos campos não resolver o problema, o documento poderá conter códigos de campo quebrados. Pressione Alt+F9 para alternar a exibição do código de campo. Procure campos de referência cruzada que mostrem mensagens de erro como "Erro! Fonte de referência não encontrada." Essas referências quebradas precisam ser recriadas no Word antes que o documento possa produzir uma PDF Export limpa. Exclua a referência cruzada quebrada, navegue até o local de destino, insira um marcador, retorne ao local de referência e insira uma nova referência cruzada apontando para esse marcador. Esse processo de reparo manual é tedioso, mas é a única maneira confiável de consertar uma referência cruzada quebrada.
Conversão com Google Docs e outros processadores de texto
O Google Docs lida com Links PDF e referências cruzadas de maneira diferente do Word. Quando você baixa um Documento Google como PDF, os hiperlinks para URLs externos são preservados e permanecem clicáveis. Os títulos formatados com os estilos de título integrados do Google Docs tornam-se marcadores de PDF automaticamente. No entanto, o Google Docs não oferece suporte a referências cruzadas para seções específicas ou números de página da mesma forma que o Word. Se o seu Documento Google contiver navegação interna, use Inserir, Marcador para criar âncoras e Inserir, Link para criar links para esses marcadores. Esses links de marcadores sobrevivem à exportação do PDF e produzem navegação interna funcional no PDF resultante.
O Apple Pages lida com a exportação de PDF de forma semelhante. Hiperlinks externos são preservados. Um índice gerado pelo recurso Inserir e Índice do Pages é exportado como entradas clicáveis. As referências cruzadas entre seções não são suportadas nativamente no Pages, portanto, os documentos que exigem referências cruzadas internas são melhor criados no Word, que possui o sistema de referência cruzada mais maduro entre os principais processadores de texto. A ferramenta de conversão de Word para PDF do WukongPDF processa documentos com sua estrutura de referência cruzada intacta e, para documentos onde as configurações de exportação foram perdidas no momento da criação, as ferramentas de edição de PDF podem adicionar hiperlinks manualmente para substituir referências quebradas, embora a adição manual de links seja muito mais lenta do que acertar as configurações de exportação na primeira vez.
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