Um formulário PDF com campos de texto para nome, data, endereço e comentários está completo, exceto pelo elemento mais importante: um local para o destinatário assinar. Sem um campo de assinatura designado, o destinatário deve imprimir o formulário, assiná-lo fisicamente e digitalizá-lo novamente para digital, quebrando o fluxo de trabalho totalmente digital, ou tentar colocar uma imagem de assinatura em algum lugar da página sem um local de destino claro, esperando que ela chegue ao lugar certo.
Um campo de assinatura informa ao destinatário exatamente onde assinar e fornece as ferramentas para fazê-lo digitalmente. O campo é um contêiner que aceita uma assinatura digital, um nome digitado ou uma imagem de assinatura e os bloqueia.
Adicionar um campo de assinatura preenchível Sign PDF a um formulário envolve o uso de um editor de formulário PDF para colocar um campo de assinatura digital no local de assinatura designado e, opcionalmente, configurá-lo para orientar a experiência de assinatura do destinatário. As ferramentas Formulários PDF de WukongPDF suportam a criação de campos de assinatura, e as etapas abaixo abrangem a adição de campos de assinatura que tornam seus formulários totalmente assináveis digitalmente.
Colocação de campo de assinatura digital no formulário
No Adobe Acrobat Pro, abra a ferramenta Preparar formulário. O Acrobat detecta automaticamente os campos de formulário existentes e entra no modo de edição de formulário. Na barra de ferramentas na parte superior, selecione a ferramenta Assinatura digital, que aparece como um ícone de caneta ou é rotulada como Adicionar um campo de assinatura. Clique na página onde a assinatura deve ser colocada e arraste para desenhar um retângulo que defina a área da assinatura. O retângulo deve ser grande o suficiente para acomodar uma assinatura manuscrita natural, normalmente com cerca de 5 centímetros de largura por 0,5 centímetros de altura.
Após colocar o campo, clique com o botão direito sobre ele e selecione Propriedades. Na guia Geral, dê ao campo um nome descritivo, como Assinatura do Candidato ou Assinatura do Cliente. O nome do campo identifica esta assinatura específica nos dados do formulário e deve ser único dentro do documento. Na aba Aparência, configure a aparência do campo quando impresso e quando exibido na tela. Na guia Assinado, escolha o que acontece depois que o destinatário assina: bloqueie o documento para evitar futuras alterações ou permita a continuação da edição.
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Configurando o campo de assinatura para a experiência do destinatário
Na caixa de diálogo Propriedades do campo na guia Assinado, a opção Marcar como somente leitura após assinar bloqueia o documento depois que o destinatário aplica sua assinatura, evitando quaisquer modificações adicionais em qualquer campo do formulário. Esta configuração é apropriada para documentos finais, como contratos assinados, onde nenhuma alteração deverá ocorrer após a assinatura. Deixe esta opção desmarcada para formulários onde o destinatário possa precisar assinar e depois continuar preenchendo outros campos, ou onde sejam necessárias múltiplas assinaturas de pessoas diferentes.
Na guia Geral, adicione uma dica de ferramenta que aparece quando o destinatário passa o mouse sobre o campo de assinatura. Uma dica de leitura Clique aqui para assinar. Você pode digitar seu nome, desenhar sua assinatura ou fazer upload de uma imagem de assinatura que orienta os usuários iniciantes no processo de assinatura e reduz a confusão sobre o que o campo faz.
Adicionando campos de assinatura para vários signatários
Para formulários que exigem assinaturas de várias partes, um contrato que precisa da assinatura do cliente e do representante da empresa ou um formulário de aprovação que exige a aprovação de um gerente e de um diretor, coloque um campo de assinatura separado para cada signatário. Nomeie cada campo para identificar o signatário: Assinatura do Cliente, Aprovação do Gerente, Assinatura do Diretor. Posicione cada campo próximo ao nome e ao texto do título correspondentes no formulário.
Alguns fluxos de trabalho de assinatura de PDF oferecem suporte à assinatura sequencial, em que o documento é roteado de um signatário para outro automaticamente. Configure a ordem de assinatura nas propriedades do campo de assinatura ou nas configurações do fluxo de trabalho de assinatura do documento. O primeiro signatário recebe o documento, assina seu campo e o documento solicita automaticamente que ele o encaminhe para o próximo signatário. A assinatura sequencial preserva a ordem de assinatura pretendida, que tem significado jurídico para alguns tipos de documentos.
Testando o campo de assinatura antes da distribuição
Após colocar e configurar todos os campos de assinatura, salve o formulário e abra-o em um visualizador de PDF padrão como o Adobe Acrobat Reader, não na versão de edição Pro. Isso simula a experiência do destinatário. Clique em cada campo de assinatura e confirme que ativa o processo de assinatura. Percorra o fluxo de trabalho de assinatura para cada campo e verifique se a assinatura aparece corretamente, na posição correta e no tamanho correto.
Teste o formulário em pelo menos um dispositivo móvel se houver probabilidade de algum destinatário assinar em um telefone ou tablet. Os visualizadores de PDF móveis lidam com campos de assinatura de maneira diferente dos visualizadores de desktop, e um campo que funciona perfeitamente no desktop pode ser difícil de ativar ou pode ser exibido incorretamente no celular. Os testes entre plataformas detectam esses problemas antes que eles frustrem os destinatários.
| Configuração de campo | Objetivo | Recomendação |
|---|---|---|
| Nome do campo | Identifica a assinatura nos dados do formulário | Use nomes descritivos e exclusivos por assinante |
| Texto da dica | Orienta o destinatário sobre como assinar | Adicione instruções breves para usuários iniciantes |
| Marcar como somente leitura após assinar | Bloqueia o documento após a assinatura ser aplicada | Ativar para documentos finais, desativar para formulários com múltiplas assinaturas |
| Ordem de assinatura | Controla a sequência de múltiplas assinaturas | Configurar para documentos onde a assinatura do pedido é importante |
Alternativas quando um campo de assinatura digital não é compatível
Alguns visualizadores de PDF, especialmente versões mais antigas e alguns aplicativos móveis, não oferecem suporte total a campos de assinatura digital. Para máxima compatibilidade, forneça um substituto: inclua uma linha de assinatura visível desenhada na página, uma linha horizontal com etiquetas Assinatura: e Data: impressas abaixo dela, além do campo de assinatura digital. Os destinatários cujos visualizadores suportam assinaturas digitais podem usar o campo. Os destinatários cujos visualizadores não podem imprimir, assinar fisicamente e digitalizar.
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