Dodanie hasła do pliku PDF brzmi jak zadanie na komputerze. Otwórz plik w programie Acrobat, przejdź do ustawień ochrony, ustaw hasło, zapisz. Na telefonie proces jest inny, ponieważ narzędzia komputerowe nie są dostępne, ale potrzeba jest równie realna. Umowę należy zabezpieczyć przed wysłaniem jej e-mailem z telefonu. Dokument finansowy pobrany w drodze wymaga ochrony przed zapisaniem w chmurze. Telefon jest tam, gdzie jest dokument, więc telefon jest tam, gdzie musi nastąpić ochrona.
Ochrona plików PDF na urządzeniach mobilnych nie jest rozwiązaniem stacjonarnym wciśniętym na mały ekran. Jest to jego własny przepływ pracy.
Dodanie Hasła PDF na urządzeniu mobilnym jest możliwe dzięki aplikacjom do edytowania plików PDF na urządzenia mobilne, narzędziom przeglądarkowym działającym na urządzeniach mobilnych oraz wbudowanym funkcjom systemów iOS i Android. Narzędzia WukongPDF PDF Security działają w przeglądarkach mobilnych, a poniższe opcje obejmują ochronę hasłem z dowolnego telefonu, niezależnie od systemu operacyjnego.
Korzystanie z wbudowanych funkcji mobilnych do podstawowej ochrony plików PDF
iOS zapewnia ograniczoną ochronę plików PDF za pośrednictwem aplikacji Pliki i przepływu pracy Drukuj do pliku PDF. Otwórz plik PDF w Plikach, dotknij przycisku Udostępnij i wybierz Drukuj. W podglądzie wydruku przesuń dwoma palcami na zewnątrz podglądu, aby otworzyć plik PDF w widoku pełnoekranowym. Następnie dotknij ponownie Udostępnij i wybierz Zapisz w plikach. Ten przepływ pracy zapisuje spłaszczoną, nieedytowalną kopię, co zapewnia pewną ochronę przed edycją, ale nie wymaga dodania hasła. Do rzeczywistej ochrony hasłem potrzebna jest aplikacja innej firmy.
Wbudowana obsługa plików PDF w systemie Android różni się w zależności od producenta, ale generalnie nie obejmuje ochrony hasłem bez aplikacji innej firmy. Urządzenia Samsung obsługują niektóre funkcje plików PDF za pośrednictwem Samsung Notes i aplikacji Moje pliki, ale ochrona hasłem nie jest jedną z wbudowanych funkcji. Różnica między tym, co mobilne systemy operacyjne obsługują natywnie, a tym, czego użytkownicy potrzebują w zakresie narzędzi PDF, jest największa w kategorii bezpieczeństwa i ochrony.
Wypróbuj opcję Chroń plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Aplikacje mobilnego edytora plików PDF z ochroną hasłem
PDF Expert na iOS i Xodo na Androidzie obsługują dodawanie haseł do plików PDF z poziomu interfejsu mobilnego. Otwórz plik w aplikacji, przejdź do menu Chroń lub Zabezpieczenia, ustaw hasło użytkownika, hasło właściciela lub jedno i drugie, a następnie zapisz. Aplikacja szyfruje plik lokalnie na urządzeniu i zapisuje wersję zabezpieczoną. Proces ten odzwierciedla przepływ pracy na komputerze stacjonarnym, ale z elementami sterującymi zoptymalizowanymi pod kątem dotyku.
Bezpłatne wersje mobilnych edytorów plików PDF często ograniczają ochronę hasłem do poziomów płatnych. Zanim zaczniesz korzystać z konkretnej aplikacji do ochrony dokumentów, upewnij się, że ta funkcja jest dostępna w zainstalowanej wersji. Bezpłatny czytnik plików PDF, który pięknie wyświetla chronione pliki, może nie zapewniać możliwości tworzenia chronionych plików. Zestawienie funkcji na stronie sklepu z aplikacjami lub w witrynie programisty zwykle wyjaśnia, która warstwa zawiera poszczególne funkcje zabezpieczeń.
Narzędzia ochrony plików PDF oparte na przeglądarce na urządzeniach mobilnych
Narzędzia PDF oparte na przeglądarce, które obejmują ochronę hasłem, działają w przeglądarkach mobilnych identycznie jak na komputerach stacjonarnych. Przejdź do witryny narzędzia, prześlij plik PDF, ustaw hasło i pobierz wersję chronioną. Przeglądarka telefonu obsługuje przesyłanie plików z pamięci lokalnej lub dysków w chmurze za pomocą selektora plików, a pobierane pliki trafiają do folderu Pobrane w telefonie. Cały przepływ pracy działa w przeglądarce i nie jest wymagana instalacja aplikacji.
Względy bezpieczeństwa narzędzi opartych na przeglądarce są takie same na urządzeniach mobilnych i komputerach stacjonarnych. Plik jest przesyłany na serwer w celu przetworzenia. Wybierz narzędzie z określoną polityką przechowywania danych i automatycznym usuwaniem plików. W przypadku bardzo wrażliwych dokumentów bezpieczniej jest zainstalować lokalnie aplikację, która przetwarza pliki na urządzeniu, ponieważ plik nigdy nie opuszcza telefonu. Wygoda narzędzi opartych na przeglądarce wiąże się z kompromisem w zakresie zaufania do serwera, który każdy użytkownik musi ocenić pod kątem swoich konkretnych dokumentów.
| Metoda | Obsługiwane typy haseł | Możliwość offline |
|---|---|---|
| Wbudowany iOS (Pliki + Drukuj) | Brak (tylko spłaszczona kopia) | Tak |
| Wbudowany Android | Nic | Tak |
| Mobilna aplikacja do edycji plików PDF (PDF Expert, Xodo) | Hasła użytkownika + właściciela | Tak, przetwarzane są lokalnie |
| Narzędzie oparte na przeglądarce (WukongPDF) | Hasła użytkownika + właściciela | Nie, do przetwarzania potrzebny jest internet |
| Wbudowana pamięć w chmurze (Google Drive, OneDrive) | Brak (uprawnienia do udostępniania, nie hasła do plików PDF) | NIE |
Wybór silnego hasła na klawiaturze mobilnej
Wpisanie silnego hasła na klawiaturze mobilnej jest trudniejsze niż na klawiaturze fizycznej. Znaki specjalne wymagają przejścia na klawiaturę symboli. Zmiany wielkości liter wymagają klawisza Shift. Problemy związane z pisaniem na urządzeniach mobilnych zachęcają do stosowania krótszych i prostszych haseł. Oprzyj się temu. Hasło PDF chroni dokument przez cały okres jego istnienia, który może wynosić lata. Dodatkowe 10 sekund spędzonych na wpisywaniu silnego, 12-znakowego hasła na klawiaturze telefonu amortyzuje się przez lata ochrony.
Przechowuj hasło w menedżerze haseł na tym samym telefonie. Menedżer haseł automatycznie uzupełnia hasło, gdy trzeba otworzyć chroniony plik PDF, eliminując napięcie między bezpieczeństwem, silnymi hasłami i wygodą, zapamiętując złożone hasła wpisywane na klawiaturze mobilnej. Bez menedżera haseł pokusa użycia słabego, ale zapadającego w pamięć hasła całkowicie zastępuje korzyści wynikające z ochrony hasłem.
Udostępnianie chronionych plików PDF z urządzenia mobilnego
Po zabezpieczeniu pliku PDF na telefonie udostępnienie go wymaga przekazania odbiorcy hasła osobnym kanałem. Nigdy nie wysyłaj hasła w tej samej wiadomości e-mail lub wiadomości, co chroniony plik PDF. Oddzielna wiadomość tekstowa, rozmowa telefoniczna lub wspólny skarbiec menedżera haseł utrzymuje hasło poza tym samym kanałem, co plik. Jeśli wiadomość e-mail zostanie przechwycona, osoba atakująca będzie miała plik PDF, ale nie hasło. Jeśli wiadomość tekstowa zostanie przechwycona, osoba atakująca będzie miała hasło, ale nie plik PDF. Podejście dwukanałowe oznacza, że osoba atakująca musi złamać oba kanały, aby uzyskać dostęp do dokumentu.
Aby cyklicznie udostępniać chronione pliki PDF tym samym odbiorcom, należy jednorazowo ustalić wspólne hasło lub procedurę zarządzania hasłami. Pierwsza wymiana wymaga koordynacji zarówno pliku, jak i hasła. Kolejne wymiany wykorzystują ustaloną metodę i stają się rutyną. Tarcie związane z ochroną hasłem jest obciążane z góry na pierwszej wymianie. Każda następna wymiana korzysta z bezpieczeństwa bez kosztów ogólnych koordynacji.
Zarządzanie urządzeniami mobilnymi w przedsiębiorstwie i bezpieczeństwo plików PDF
Organizacje korzystające z platform zarządzania urządzeniami mobilnymi (MDM), takich jak Microsoft Intune lub Jamf, mogą egzekwować zasady zabezpieczeń plików PDF na zarządzanych urządzeniach. Zasady MDM mogą wymagać, aby wszystkie pliki PDF otwierane z firmowej poczty e-mail lub przechowywane w firmowej chmurze były chronione hasłem przed opuszczeniem zarządzanego środowiska aplikacji. Egzekwowanie zasad odbywa się automatycznie, bez konieczności pamiętania przez użytkownika o dodaniu ochrony.
Aplikacje PDF zarządzane przez MDM mogą również wymuszać minimalną złożoność haseł i zapobiegać udostępnianiu niezabezpieczonych plików PDF poza zarządzanym środowiskiem. Te kontrole przedsiębiorstwa uwzględniają czynnik ludzki, czyli zapominanie przez pracowników o ochronie dokumentów, czyniąc ochronę automatyczną i obowiązkową. W przypadku organizacji, które mają wymagania dotyczące zgodności z przepisami w zakresie bezpieczeństwa dokumentów, ochrona plików PDF wymuszona przez MDM wypełnia lukę między polityką a praktyką.
Weryfikacja ochrony po zapisaniu
Po dodaniu hasła zamknij całkowicie plik PDF i otwórz go ponownie. Przeglądarka powinna zapytać o hasło przed wyświetleniem jakiejkolwiek treści. Jeśli plik zostanie otwarty bez pytania o hasło, oznacza to, że ochrona nie została zastosowana prawidłowo. Na tym etapie weryfikacji wychwytywany jest najczęstszy rodzaj awarii: zapisanie niezabezpieczonej kopii wraz z chronionym oryginałem i przypadkowe udostępnienie niezabezpieczonej wersji.
Przetestuj hasło na innym urządzeniu lub w innej przeglądarce plików PDF. Hasło działające w aplikacji, która je utworzyła, może nie działać w innej przeglądarce, jeśli szyfrowanie zostało zastosowane nieprawidłowo lub w niestandardowy sposób. Testy na co najmniej dwóch różnych przeglądarkach plików PDF, jednej mobilnej i jednej stacjonarnej, potwierdzają, że ochrona jest zgodna ze standardami i będzie działać dla odbiorcy niezależnie od używanej przeglądarki plików PDF.
Wypróbuj opcję Chroń plik PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.