Pobieranie tabeli z pliku PDF do programu Excel to jedno z najczęściej wykonywanych zadań PDF w finansach, księgowości i pracy z danymi. To, która metoda działa najlepiej, zależy od tego, czy PDF jest natywnym plikiem cyfrowym, czy skanem, a także od tego, jak złożona jest struktura tabeli.
Jak przekonwertować tabelę PDF do formatu Excel za pomocą narzędzia online
W przypadku natywnych cyfrowych plików PDF najszybszą drogą jest internetowy konwerter PDF na Excel. Prześlij plik do narzędzia PDF do programu Excel firmy WukongPDF, pozwól mu przetworzyć i pobierz plik .xlsx. Tabele są wyodrębniane z nienaruszoną strukturą wierszy i kolumn, a dane liczbowe mają postać rzeczywistych liczb, a nie ciągów tekstowych, co oznacza, że można ich natychmiast używać w formułach.
Wielostronicowe pliki PDF z tą samą tabelą rozciągającą się na stronach są zwykle łączone w jeden arkusz. Sprawdź dane wyjściowe, aby upewnić się, że wiersze są prawidłowo wyrównane na końcach strony — jest to najczęstsze miejsce, w którym kilka wierszy wymaga ręcznej regulacji.
Wypróbuj PDF do Excela
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Konwersja zeskanowanych tabel PDF do formatu Excel
Zeskanowana tabela jest obrazem tabeli — narzędzie nie może bezpośrednio odczytać wartości komórek. Rozwiązaniem jest uruchomienie pliku PDF za pomocą narzędzia OCR PDF w celu wyodrębnienia tekstu i utworzenia wersji strukturalnej, a następnie przekonwertowania wyników do programu Excel.
Dokładność OCR na tabelach jest dobra w przypadku czystych skanów o wysokiej rozdzielczości. Przyczynami błędów są scalone komórki obejmujące wiele kolumn, komórki bez obramowań między nimi, wartości pisane odręcznie i bardzo małe czcionki. Po konwersji OCR dokładnie przejrzyj kolumny zawierające dane liczbowe — OCR czasami myli podobnie wyglądające znaki, takie jak 0 i O lub 1 i l.
Korzystanie z programu Microsoft Word jako kroku pośredniego
Innym podejściem jest najpierw przekonwertowanie pliku PDF na program Word za pomocą narzędzia PDF na Word, a następnie skopiowanie tabeli z programu Word do programu Excel. Program Word często lepiej zachowuje obramowania tabeli i strukturę komórek niż bezpośrednie przejście do programu Excel, a gdy tabela znajdzie się w programie Word, można ją wyczyścić przed wklejeniem.
Aby skopiować tabelę z programu Word do programu Excel, zachowując strukturę komórek: zaznacz całą tabelę w programie Word, skopiuj ją, kliknij pustą komórkę w programie Excel i wklej. Excel umieszcza każdą komórkę tabeli w osobnej komórce arkusza kalkulacyjnego, zachowując układ wierszy i kolumn.
Korzystanie z wbudowanych danych programu Excel z PDF Funkcja
Microsoft Excel 2016 i nowsze wersje zawierają wbudowaną funkcję importowania PDF. Przejdź do Dane > Pobierz dane > Z pliku > Z PDF. Wybierz plik PDF, a Excel otworzy panel Nawigatora pokazujący wszystkie tabele wykryte w dokumencie. Kliknij żądaną tabelę i wybierz opcję Załaduj, aby zaimportować ją bezpośrednio do arkusza.
Ta metoda sprawdza się dobrze w przypadku prostych tabel w natywnych plikach PDF. Złożone układy wielokolumnowe lub tabele ze scalonymi komórkami nagłówków czasami wymagają oczyszczenia, ale ogólny wynik jest zwykle czystszy niż kopiowanie i wklejanie z przeglądarki PDF.
Czyszczenie danych wyjściowych Excela
Niezależnie od metody, po konwersji prawie zawsze potrzeba kilku etapów czyszczenia. Sprawdź, czy formatowanie liczb jest prawidłowe — wartości walut są czasami importowane z dołączonym symbolem, co wymaga operacji Znajdź i zamień w celu jego usunięcia, zanim kolumna będzie mogła zostać użyta w obliczeniach. Kolumny dat często są importowane jako tekst i wymagają ponownego sformatowania.
Nagłówki kolumn, które obejmowały wiele wierszy w pliku PDF, czasami zwijają się lub dzielą w nieprzewidywalny sposób. Szybkie skanowanie pierwszych kilku wierszy względem oryginalnego pliku PDF potwierdza, że wszystko zostało poprawnie umieszczone, zanim zaczniesz pracować z danymi.
Wypróbuj PDF do Excela
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.