Odsyłacze w dokumencie programu Word, takie jak łącza do nagłówków, rysunków, tabel i numerów stron, to pola dynamiczne, które są aktualizowane w przypadku zmian w dokumencie. Konwersja dokumentu do formatu PDF powinna zachować te odniesienia w postaci klikalnych łączy, ale domyślne ustawienia eksportu Word do PDF często je psują. Odsyłacz o treści „Patrz sekcja 3.2 na stronie 14” w programie Word staje się tekstem statycznym w pliku PDF. Tekst referencyjny jest tam, ale link jest martwy. Zachowanie aktywnych odsyłaczy podczas eksportu do pliku PDF wymaga określonych ustawień, a w niektórych przypadkach weryfikacji i naprawy poeksportowej. Zapewnia to spójne wyniki we wszystkich operacjach eksportowych.
Najważniejsze wnioski
Odsyłacze w programie Word opierają się na wewnętrznych kodach pól, które odwołują się do innych części dokumentu. Konwersja do formatu PDF z aktywnymi odsyłaczami wymaga eksportu z włączonymi znacznikami struktury dokumentu i zachowaniem łączy. Funkcja Eksportuj do pliku PDF w programie Word zawiera te opcje, ale nie są one domyślnie włączone w standardowym przepływie pracy Zapisz jako PDF. Hiperłącza, które wskazują zewnętrzne adresy URL, są zachowywane bardziej niezawodnie niż odsyłacze wewnętrzne.
Dlaczego odsyłacze programu Word są przerywane podczas eksportu do pliku PDF
Odsyłacz w programie Word to kod pola, a nie tekst statyczny. Kod pola zawiera instrukcje, takie jak „wstaw numer strony zakładki o nazwie Sekcja Trzecia”. Kiedy program Word renderuje dokument do eksportu do formatu PDF, musi przypisać każdy kod pola do jego bieżącej wartości i przekonwertować rozpoznany tekst na strumień zawartości PDF. Konwersja ma dwa zadania: renderuje widoczny tekst i tworzy klikalne łącze z tego tekstu do wskazanej lokalizacji. Renderowanie tekstu widocznego kończy się sukcesem prawie zawsze, ponieważ wymaga jedynie przekształcenia kodu pola na wartość tekstową. Tworzenie łącza kończy się niepowodzeniem, jeśli mechanizm eksportu PDF nie mapuje miejsca docelowego kodu pola na miejsce docelowe łącza PDF.
Techniczną przyczyną niepowodzenia jest to, że system kodów pól programu Word i system docelowy łączy PDF korzystają z różnych adresów wewnętrznych. Kod pola programu Word odwołuje się do innej części dokumentu przy użyciu nazwy zakładki lub identyfikatora nagłówka. System łączy PDF odwołuje się do lokalizacji za pomocą numeru strony i pozycji na tej stronie. Mechanizm eksportu musi przetłumaczyć odniesienie do zakładki programu Word na współrzędne strony PDF. Jeśli to tłumaczenie się nie powiedzie, widoczny tekst będzie wyświetlany poprawnie, ale nie będzie łącza. Ta porażka jest cicha. Wyeksportowany plik PDF wygląda poprawnie, a uszkodzone odsyłacze odkrywasz dopiero wtedy, gdy Ty lub odbiorca klikniecie odnośnik i nic się nie stanie.
Wypróbuj Word do formatu PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Ustawienia eksportu zachowujące odsyłacze jako Łącza PDF
Jeśli odniesienia do rysunków nie działają, ale odniesienia do nagłówków działają, problem prawdopodobnie dotyczy numeracji podpisów rysunków w dokumencie programu Word. Program Word przechowuje numery podpisów rysunków jako pola SEQ, które różnią się od pól odnośników do nagłówków. Aktualizacja wszystkich pól w dokumencie przed eksportem poprzez naciśnięcie klawiszy Ctrl+A, a następnie F9 rozwiązuje większość przypadków, w których podczas eksportu zrywają się odniesienia do rysunków.
Aby zachować odsyłacze w postaci klikalnych łączy, użyj opcji Plik, Zapisz jako, PDF i kliknij przycisk Opcje. W oknie dialogowym Opcje zaznacz opcję „Utwórz zakładki przy użyciu nagłówków”. aby wygenerować strukturę zakładek PDF na podstawie stylów nagłówków dokumentu. Sprawdź opcję „Tagi struktury dokumentu pod kątem dostępności” uwzględnić uporządkowane dane nawigacyjne potrzebne do odniesień. W sekcji „Optymalizuj dla” wybierz opcję „Standardowy (publikowanie online i drukowanie)”; zamiast „Rozmiar minimalny”. Opcja Standard zawiera dane docelowe łącza, które są usuwane w przypadku opcji Minimalny rozmiar.
Po wyeksportowaniu otwórz plik PDF i przetestuj kilka odsyłaczy z różnych sekcji dokumentu. Kliknij odniesienie do rysunku, odniesienie do nagłówka sekcji i odniesienie do numeru strony. Każdy powinien udać się do właściwej lokalizacji. Jeśli niektóre odniesienia działają, a inne nie, problem prawdopodobnie dotyczy określonych kodów pól w dokumencie programu Word, a nie ustawień eksportu. Najbardziej niezawodne są odniesienia do nagłówków korzystających ze stylów nagłówków wbudowanych w programie Word. Odsyłacze do niestandardowych zakładek lub elementów numerowanych przy użyciu niestandardowych stylów list są mniej niezawodne i po wyeksportowaniu może zaistnieć potrzeba ich ponownego utworzenia w pliku PDF. Konwerter Word na PDF programu WukongPDF zachowuje miejsca docelowe łączy odsyłaczy poprzez mapowanie zakładek programu Word na nazwane miejsca docelowe w formacie PDF, co jest bardziej bezpośrednim tłumaczeniem niż standardowe podejście oparte na współrzędnych.
Naprawianie uszkodzonych odsyłaczy po eksporcie
Jeśli po eksporcie odsyłacze zostaną uszkodzone, najbardziej niezawodnym rozwiązaniem jest ręczne dodanie miejsc docelowych łączy PDF do odnośnych lokalizacji i powiązanie tekstu odniesienia z tymi miejscami docelowymi. W programie Adobe Acrobat Pro użyj narzędzia Łącze, aby narysować prostokąt wokół tekstu odniesienia i ustawić akcję łącza na „Przejdź do widoku strony”. Przejdź do wskazanej lokalizacji i ustaw miejsce docelowe. Jest to praca ręczna, ale każde łącze zajmuje tylko kilka sekund. W przypadku dokumentów, w których dokładność odsyłaczy jest krytyczna, a liczba uszkodzonych łączy jest niewielka, ręczne łączenie jest szybsze niż rozwiązywanie problemów z ustawieniami eksportu.
W przypadku dokumentów zawierających wiele uszkodzonych odsyłaczy należy rozważyć, czy dokument nadaje się do połączenia według wzorca. Jeżeli wszystkie odsyłacze mają spójny format, np. „Patrz sekcja X.Y”. gdzie X.Y to numer sekcji pojawiający się jako nagłówek w dokumencie, zautomatyzowane narzędzia mogą przeskanować plik PDF pod kątem tego wzorca i utworzyć łącza do pasujących nagłówków. Narzędzia do łączenia oparte na wzorcach są dostępne w niektórych pakietach do edycji plików PDF i mogą przetworzyć setki odsyłaczy w ciągu kilku sekund.
Zapobieganie problemom z odsyłaczami w przyszłych dokumentach
Po skonfigurowaniu prawidłowej konfiguracji eksportu zapisz ją jako niestandardowe ustawienie wstępne pliku PDF w programie Word. Przejdź do Plik, Zapisz jako, PDF, kliknij Opcje, skonfiguruj wszystkie ustawienia zachowania odsyłaczy, a następnie zapisz kombinację jako niestandardowe ustawienie wstępne z opisową nazwą. Ustawienie wstępne pojawia się na liście rozwijanej opcji eksportu PDF dla wszystkich przyszłych eksportów i eliminuje potrzebę każdorazowej ponownej konfiguracji ustawień.
Przetestuj ustawienia eksportu na krótkim przykładowym dokumencie przed przetworzeniem długiego. Utwórz dwustronicowy dokument programu Word z jednym nagłówkiem i jednym odsyłaczem do tego nagłówka. Wyeksportuj go z wybranymi ustawieniami i sprawdź, czy odsyłacz działa w pliku PDF. Po potwierdzeniu zastosuj te same ustawienia do całego dokumentu. Przykładowy test trwa dwie minuty i pozwala uniknąć frustracji związanej z odkrywaniem uszkodzonych odsyłaczy po wyeksportowaniu 200-stronicowego dokumentu.
Najskuteczniejszym sposobem zapobiegania jest użycie wbudowanych w programie Word stylów nagłówków i wbudowanego okna dialogowego odsyłaczy dla wszystkich odwołań wewnętrznych. Unikaj ręcznego wpisywania tekstu referencyjnego, takiego jak „Patrz strona 12”. jako tekst statyczny. Wbudowana funkcja odsyłaczy wstawia kod pola, który silnik eksportu PDF może przetłumaczyć na miejsce docelowe łącza. Ręcznie wpisany tekst referencyjny nie ma kodu pola i nie może stać się linkiem niezależnie od ustawień eksportu.
Zaktualizuj wszystkie pola w dokumencie bezpośrednio przed eksportem do pliku PDF. Naciśnij Ctrl+A, aby zaznaczyć cały dokument, a następnie naciśnij F9, aby zaktualizować wszystkie pola. Dzięki temu numery stron w odsyłaczach odzwierciedlają ostateczną paginację, jaką wygeneruje eksport do pliku PDF. Nieaktualny kod pola, który odwołuje się do numeru strony z poprzedniej sesji edycyjnej, będzie błędny w pliku PDF, nawet jeśli łącze będzie działać. Połączenie zaktualizowanych pól i prawidłowych ustawień eksportu tworzy odsyłacze w formacie PDF, które są zarówno dokładne, jak i klikalne.
Często zadawane pytania
Czy odsyłacze przetrwają, jeśli plik PDF zostanie później skompresowany lub zoptymalizowany? Łącza odsyłaczy są przechowywane w postaci adnotacji w formacie PDF, które większość narzędzi do kompresji pozostawia niezmienione. Jednak agresywna optymalizacja, która usuwa strukturę dokumentu, może spowodować usunięcie adnotacji o linkach. Po skompresowaniu pliku PDF z odsyłaczami sprawdź kilka łączy, aby upewnić się, że przetrwały. Jeśli po kompresji łącza się zepsują, wyeksportuj ponownie z oryginalnego dokumentu programu Word i użyj narzędzia do kompresji, które wyraźnie zachowuje adnotacje o łączach.
Czy mogę dodać odsyłacze do pliku PDF utworzonego na podstawie zeskanowanego dokumentu? Zeskanowane pliki PDF są obrazami i nie zawierają tekstu, który można połączyć w tradycyjnym znaczeniu. Aby utworzyć warstwę tekstową, należy najpierw uruchomić OCR, a następnie ręcznie dodać miejsca docelowe linków i adnotacje. Proces jest całkowicie ręczny i praktyczny tylko w przypadku krótkich dokumentów. W przypadku zeskanowanych dokumentów rozważ dodanie strony tytułowej z ręcznie utworzonym spisem treści, zamiast próbować dodawać odsyłacze w całym tekście.
Czy odsyłacze zostaną zachowane, jeśli wydrukuję do pliku PDF zamiast użyć opcji Zapisz jako?
Wirtualna drukarka Microsoft Print to PDF zazwyczaj nie przechowuje żadnych łączy, w tym odsyłaczy i hiperłączy. Ścieżka wydruku spłaszcza wszystkie elementy interaktywne. Zawsze używaj funkcji Zapisz jako PDF w przypadku dokumentów, w których ważne jest zachowanie linków.
Czy mogę dodać odsyłacze do pliku PDF, który nie został utworzony w programie Word?
Tak. Większość edytorów PDF umożliwia tworzenie adnotacji łączy prowadzących do określonych stron lub nazwanych miejsc docelowych w dokumencie. Te ręcznie utworzone linki działają identycznie jak zachowane odsyłacze. Proces jest taki sam, jak naprawianie uszkodzonych odsyłaczy po eksporcie.
Dlaczego moje odsyłacze działają w formacie PDF na moim komputerze, a nie na komputerze kolegi?
Miejsca docelowe łączy PDF są przechowywane w pliku i są niezależne od czytnika. Jeśli linki działają w jednym czytniku, a w innym nie, problem leży w czytniku, a nie w pliku. Czytnik plików PDF kolegi może mieć wyłączoną nawigację po linkach lub czytnik może nie obsługiwać określonego typu miejsca docelowego łącza użytego w pliku PDF. Prowadzenie dokumentu referencyjnego z prawidłową konfiguracją eksportu zapewnia stałą jakość wyników wszystkim członkom zespołu tworzącym pliki PDF z programu Word.
Wypróbuj Word do formatu PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.