Czym są zakładki PDF i dlaczego mają znaczenie
Zakładki PDF to klikalne łącza nawigacyjne, które pojawiają się na pasku bocznym większości przeglądarek plików PDF. Działają jak interaktywny spis treści, umożliwiając czytelnikom bezpośrednie przejście do określonych sekcji dokumentu za pomocą jednego kliknięcia. Nawigacja w plikach PDF z zakładkami jest znacznie łatwiejsza niż w plikach bez zakładek, szczególnie w przypadku długich dokumentów, takich jak raporty, podręczniki i książki elektroniczne, gdzie przewijanie w celu znalezienia określonej sekcji jest czasochłonne i nieprecyzyjne.
Prawidłowe style nagłówków w programie Word przekładają się bezpośrednio na strukturę zakładek z możliwością nawigacji w wyeksportowanym pliku PDF.
Zakładki ułatwiają korzystanie z długich dokumentów, umożliwiając czytelnikom przejście do dowolnej sekcji jednym kliknięciem.
Kiedy eksportujesz dokument Word do dokumentu PDF, style nagłówków zastosowane w programie Word stają się strukturą zakładek w pliku PDF. Nagłówek 1 w programie Word staje się zakładką najwyższego poziomu. Nagłówek 2 staje się zakładką podrzędną zagnieżdżoną w poprzednim Nagłówku 1. Ta automatyczna konwersja struktury dokumentu na strukturę nawigacji jest jedną z najbardziej przydatnych funkcji procesu eksportu do pliku PDF i nie wymaga żadnej dodatkowej pracy poza poprawnym użyciem stylów nagłówków w oryginalnym dokumencie.
Dokument bez zakładek zmusza czytelnika do przewijania lub użycia funkcji wyszukiwania w celu zlokalizowania określonej treści. W przypadku 50-stronicowego raportu znalezienie sekcji 4.3 bez zakładek oznacza przewinięcie trzech poprzednich sekcji lub zgadnięcie, że sekcja 4.3 zaczyna się na stronie 35. W przypadku zakładek czytelnik klika bezpośrednio do sekcji 4.3 z paska bocznego, niezależnie od tego, na której stronie się ona znajduje. Takiej wygody nawigacji oczekuje się od profesjonalnych dokumentów, a jej brak jest natychmiast zauważany przez czytelników przyzwyczajonych do pracy z dobrze zorganizowanymi plikami PDF.
Wypróbuj Word do formatu PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Jak utworzyć dokument Word z nagłówkami, które stają się zakładkami PDF
Zastosuj style nagłówków do tytułów sekcji w programie Microsoft Word. Zaznacz tekst, który ma stać się zakładką, i zastosuj Nagłówek 1, Nagłówek 2 lub Nagłówek 3 z galerii Style na karcie Strona główna. Nagłówek 1 dotyczy głównych sekcji. Nagłówek 2 dotyczy podsekcji w ramach głównej sekcji. Nagłówek 3 dotyczy podsekcji w ramach podsekcji. Ta hierarchiczna struktura przekłada się bezpośrednio na hierarchię zakładek PDF.
Stosuj style nagłówków konsekwentnie w całym dokumencie. Każdy tytuł sekcji na tym samym poziomie organizacyjnym powinien mieć ten sam styl nagłówka. Niespójności, takie jak użycie nagłówka 2 w niektórych podsekcjach i ręczne sformatowanie pogrubionego tekstu w innych, powodują niekompletną strukturę zakładek, w której niektóre sekcje pojawiają się na pasku bocznym pliku PDF, a innych brakuje.
Dostosuj wygląd nagłówka za pomocą narzędzi do modyfikacji stylu programu Word. Możesz zmienić czcionkę, rozmiar, kolor i odstępy w dowolnym stylu nagłówka bez wpływu na jego rolę w strukturze dokumentu. Wygląd nagłówków i ich strukturalna rola jako generatorów zakładek są niezależne. Dostosuj wygląd, aby pasował do projektu dokumentu, zachowując jednocześnie funkcję strukturalną stylów nagłówków.
Ustawienia Eksport PDF w programie Word obejmują opcje wpływające na generowanie zakładek. W oknie dialogowym Opcje PDF, dostępnym za pomocą przycisku Opcje w oknie dialogowym Zapisz jako PDF, upewnij się, że opcja Utwórz zakładki przy użyciu nagłówków jest zaznaczona. To ustawienie informuje program Word o konieczności konwertowania stylów nagłówków na zakładki PDF. Jeśli ta opcja nie jest zaznaczona, żadne zakładki nie zostaną utworzone, niezależnie od tego, jak dobrze w dokumencie zastosowano style nagłówków.
Eksportowanie dokumentu Word do formatu PDF z zakładkami w systemie Windows i Mac
W systemie Windows przejdź do Plik, wybierz Eksportuj i wybierz Utwórz dokument PDF/XPS. Kliknij przycisk Utwórz PDF/XPS. W oknie dialogowym zapisywania kliknij przycisk Opcje. W obszarze Uwzględnij informacje niedrukowalne zaznacz opcję Utwórz zakładki przy użyciu nagłówków. Wybierz poziomy nagłówków, które chcesz uwzględnić jako zakładki. Możesz uwzględnić tylko nagłówki najwyższego poziomu lub wszystkie poziomy nagłówków aż do Nagłówka 9. Kliknij OK, wybierz lokalizację zapisu i kliknij Publikuj.
Na komputerze Mac przejdź do Plik, wybierz Zapisz jako i wybierz PDF z menu rozwijanego formatu. Przed zapisaniem kliknij przycisk Opcje, jeśli jest dostępny i zaznacz opcję tworzenia zakładek z nagłówków. Wersja programu Word na komputery Mac ma mniej opcji eksportu do plików PDF niż wersja dla systemu Windows, ale podstawowa konwersja nagłówka na zakładkę działa w ten sam sposób.
Po wyeksportowaniu otwórz plik PDF i sprawdź, czy zakładki pojawiają się na pasku bocznym. W większości przeglądarek plików PDF panel zakładek jest dostępny za pomocą ikony na pasku bocznym lub opcji menu Widok. Rozwiń drzewo zakładek, aby zobaczyć wszystkie poziomy. Kliknij każdą zakładkę, aby sprawdzić, czy prowadzi do właściwej sekcji. Brakujące lub nieprawidłowo umieszczone zakładki wskazują, że style nagłówków zostały zastosowane niespójnie w oryginalnym dokumencie programu Word.
Narzędzia Eksport do PDF WukongPDF umożliwiają dodawanie zakładek do istniejących plików PDF w oparciu o wykryty tekst nagłówka, nawet jeśli oryginalny dokument nie został wyeksportowany z włączoną opcją tworzenia zakładek. To dodanie zakładek post-hoc jest przydatne w przypadku plików PDF otrzymanych od innych osób, którym brakuje odpowiedniej struktury nawigacji.
Format PDF przechowuje zakładki jako część struktury konspektu dokumentu. Zakładki nie wpływają na wygląd stron PDF. Istnieją tylko na bocznym pasku nawigacji. Dokument z zakładkami wygląda identycznie jak dokument bez zakładek, oglądany w trybie pełnostronicowym. Różnica polega na tym, jak łatwo czytelnik może przejść do określonej treści.
Dodawanie zakładek do istniejącego pliku PDF, w którym ich brakuje
Jeśli otrzymasz plik PDF bez zakładek i nie możesz poprosić o ponowny eksport z oryginalnego dokumentu programu Word, kilka narzędzi może dodać zakładki po fakcie. Adobe Acrobat Pro może automatycznie wykrywać nagłówki w pliku PDF na podstawie rozmiaru czcionki i wzorców formatowania oraz generować zakładki na podstawie wykrytych nagłówków. Automatyczne wykrywanie wymaga, aby nagłówki różniły się wizualnie od tekstu podstawowego, co ma miejsce w przypadku większości profesjonalnie sformatowanych dokumentów.
Ręczne tworzenie zakładek jest opcją w przypadku krótkich dokumentów lub dokumentów, w których automatyczne wykrywanie nie powiedzie się. W większości edytorów PDF obsługujących zakładki można przejść do strony, wybrać narzędzie zakładek i utworzyć nową zakładkę w bieżącym miejscu strony.
Wpisz nazwę zakładki, a pojawi się ona na bocznym pasku nawigacji. Ręczne tworzenie dokumentów jest praktyczne w przypadku dokumentów o objętości do około 20 stron. W przypadku dłuższych dokumentów automatyczne wykrywanie pozwala zaoszczędzić znaczną ilość czasu.
Narzędzia do edycji plików PDF WukongPDF mogą automatycznie generować zakładki na podstawie wykrytych nagłówków, dodając nawigację do plików PDF, które zostały wyeksportowane bez tego. Prześlij plik PDF, uruchom narzędzie do generowania zakładek i pobierz wersję z zakładkami. Narzędzie analizuje formatowanie i układ tekstu, aby zidentyfikować kandydatów na nagłówki, tworząc strukturę dokumentu, w której można nawigować, z wcześniej płaskiego pliku PDF.
W przypadku bardzo długich dokumentów, takich jak podręczniki, podręczniki lub zgłoszenia urzędowe, które zajmują setki stron, zakładki to nie tylko wygoda. Są niezbędne dla użyteczności. Po 300-stronicowej instrukcji technicznej bez zakładek praktycznie nie da się nawigować. Czytelnik musi przewijać lub korzystać z wyszukiwania tekstu, aby znaleźć określone sekcje, a wyszukiwanie tekstu działa tylko wtedy, gdy czytelnik zna dokładną terminologię zastosowaną w nagłówku sekcji. Zakładki od razu pokazują strukturę dokumentu i pozwalają czytelnikom przejść do dowolnej sekcji jednym kliknięciem.
Zakładki obsługują także wymagania dotyczące dostępności dokumentów cyfrowych. Użytkownicy czytników ekranu korzystają z zakładek, aby efektywnie poruszać się po długich plikach PDF, podobnie jak użytkownicy widzący korzystają ze spisu treści.
Prawidłowo dodany plik PDF spełnia standardy dostępności, w tym wymagania PDF/UA i WCAG 2.1 dotyczące struktury dokumentu umożliwiającej nawigację. Generowanie zakładek na podstawie stylów nagłówków to najprostszy sposób spełnienia tych wymagań dotyczących dostępności.
Udostępniając plik PDF z zakładkami odbiorcom, którzy mogą nie być zaznajomieni z panelem zakładek, dołącz krótką notatkę do wiadomości e-mail lub wprowadzenia do dokumentu, wyjaśniając, jak uzyskać dostęp do zakładek. Wielu użytkowników plików PDF nigdy nie otwiera paska bocznego i nie zdaje sobie sprawy, że dokument ma klikalną strukturę nawigacji. Prosta instrukcja szukania ikony zakładki na pasku bocznym przeglądarki plików PDF może znacznie poprawić komfort odbiorcy.
W przypadku dokumentów, które będą czytane głównie na ekranie, zakładki są prawdopodobnie ważniejsze niż wydrukowany spis treści. Spis treści wymaga od czytelnika zanotowania numeru strony, przewinięcia do tej strony i wizualnego zlokalizowania sekcji. Zakładka jednym kliknięciem przenosi czytelnika bezpośrednio do działu. W przypadku czytania z ekranu zakładki stanowią doskonały mechanizm nawigacji i każdy dokument przeznaczony do czytania z ekranu powinien je zawierać.
Zakładki można zagnieżdżać na wielu poziomach, aby odzwierciedlić pełną hierarchię dokumentu. Trójpoziomowa struktura zakładek z rozdziałami, sekcjami i podsekcjami pozwala czytelnikom przejść do dowolnego potrzebnego poziomu szczegółowości. Większość przeglądarek plików PDF wyświetla zagnieżdżone zakładki w postaci rozwijanego drzewa, dzięki czemu czytelnicy mogą zwijać sekcje, którymi nie są zainteresowani, i rozwijać sekcje, których potrzebują. Nawigacja po drzewie jest szybka i intuicyjna dla każdego, kto korzystał z przeglądarki plików lub struktury folderów e-mail.
Podczas eksportowania z programu Word zakładki są tworzone wyłącznie na podstawie stylów nagłówków. Inne elementy dokumentu, które mogą służyć jako przydatne punkty nawigacyjne, takie jak podpisy rysunków, tytuły tabel lub wpisy indeksu, nie są automatycznie konwertowane na zakładki. W przypadku dokumentów, w których przydałaby się nawigacja po zakładkach, dodaj zakładki ręcznie po wyeksportowaniu do pliku PDF za pomocą edytora PDF obsługującego tworzenie zakładek.
Zakładki poprawiają także komfort korzystania z plików PDF podczas drukowania dokumentu. Chociaż same zakładki nie pojawiają się na drukowanych stronach, plik PDF z dobrze zorganizowanym drzewem zakładek ma zwykle dobrze zorganizowaną hierarchię nagłówków, dzięki czemu dokument jest łatwiejszy w nawigacji zarówno w druku, jak i na ekranie. Style nagłówków generujące zakładki tworzą również logiczny zarys dokumentu, który jest korzystny dla wszystkich form czytania.
Wypróbuj Word do formatu PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.