Szerokie arkusze kalkulacyjne programu Excel nie mieszczą się na stronach o orientacji pionowej. Kolumny biegną od prawej krawędzi, dzieląc pojedynczą tabelę logiczną na wiele wydrukowanych arkuszy, które czytelnik musi skleić taśmą lub ponownie złożyć w myślach. Konwersja arkusza kalkulacyjnego Excel do formatu PDF w orientacji poziomej powoduje obrót strony o dziewięćdziesiąt stopni, zapewniając poziomą przestrzeń potrzebną do zmieszczenia wszystkich kolumn na jednej szerokości strony. Konwersja Excel do PDF w trybie poziomym jest prosta, ale uzyskanie prawidłowego skalowania, marginesów i obszaru wydruku wymaga zwrócenia uwagi na kilka ustawień, które Excel ukrywa w oknach dialogowych układu strony.
Zmiana orientacji strony na poziomą
Otwórz skoroszyt programu Excel i wybierz arkusz, który chcesz przekonwertować. Kliknij kartę Układ strony na wstążce. W grupie Ustawienia strony kliknij opcję Orientacja i wybierz opcję Pozioma. Siatka na ekranie nie zmienia się w widoczny sposób, ale przerywana linia podziału strony wskazuje teraz, gdzie znajdują się granice strony w nowej orientacji. Ustawienie poziome ma zastosowanie niezależnie do każdego arkusza, więc przełączenie jednego arkusza na poziomy nie wpływa na orientację pionową innych arkuszy w tym samym skoroszycie.
Po przełączeniu na tryb poziomy przewiń całą szerokość arkusza, aby upewnić się, że wszystkie kolumny mieszczą się w granicach podziału strony. Jeśli kolumny wychodzą poza prawą linię podziału strony, masz kilka możliwości umieszczenia ich w obszarze wydruku: zmniejsz szerokość kolumn, zmniejsz rozmiar czcionki, dopasuj węższe marginesy strony lub użyj opcji skalowania, aby zmniejszyć cały arkusz w celu dopasowania. Rozmiar strony PDF w orientacji poziomej w przypadku standardowego arkusza listowego wynosi 11 cali szerokości i 8,5 cala wysokości, co stanowi odwrotność wymiarów w pionie.
Wypróbuj Excel do pliku PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Ustawianie obszaru wydruku dla wydruku poziomego
Arkusz programu Excel może zawierać dane, obliczenia i tabele referencyjne, które nie powinny pojawiać się w pliku PDF. Obszar wydruku określa dokładnie, które komórki zostaną wyeksportowane. Wybierz zakres komórek, które powinny pojawić się w pliku PDF. Kliknij zakładkę Układ strony, wybierz Obszar wydruku, a następnie Ustaw obszar wydruku. Excel umieszcza przerywaną ramkę wokół wybranego zakresu i ignoruje wszystko poza nim podczas eksportu do pliku PDF.
Jeśli arkusz zawiera wiele oddzielnych tabel, z których wszystkie powinny pojawić się w poziomym pliku PDF, podczas zaznaczania każdego zakresu przytrzymaj klawisz Ctrl, a następnie ustaw obszar wydruku. Excel uwzględnia wszystkie zaznaczone zakresy w obszarze wydruku, oddzielone podziałami stron. Aby uzyskać czystszy wydruk w orientacji poziomej, należy rozważyć, czy oddzielne tabele powinny zostać skonsolidowane w jednym arkuszu, czy też rozdzielone na osobne arkusze przed eksportem. Poziomy plik PDF z wieloma tabelami ułożonymi w logicznej kolejności czytania jest łatwiejszy w obsłudze niż plik, w którym tabele pojawiają się w pozornie przypadkowych pozycjach.
Dostosowywanie skalowania w celu dopasowania do wszystkich kolumn
Opcje skalowania w oknie dialogowym Ustawienia strony kontrolują sposób, w jaki program Excel zmniejsza lub powiększa zawartość arkusza, aby dopasować ją do drukowanej strony. Otwórz okno dialogowe Ustawienia strony, klikając małą strzałkę w rogu grupy Ustawienia strony na karcie Układ strony. Na karcie Strona w obszarze Skalowanie wybierz opcję Dopasuj do i ustaw szerokość na 1 stronę, a wysokość na pustą. Dzięki temu program Excel ma przeskalować szerokość w celu dopasowania do jednej strony, jednocześnie umożliwiając zwiększenie wysokości na dowolną liczbę stron.
Ustawienie Dopasuj do szerokości 1 strony jest najczęstsze w przypadku konwersji poziomej Excel do PDF, ponieważ głównym celem przejścia na szerokość strony jest zapobieganie rozsypywaniu się kolumn na szerokość drugiej strony. Jeśli skalowanie powoduje, że tekst jest zbyt mały, aby go odczytać, dostosuj szerokość kolumn i rozmiar czcionki ręcznie, zamiast polegać wyłącznie na skalowaniu. Poziomy plik PDF, w którym tekst wymaga lupy do odczytania, jest sprzeczny z celem przełącznika orientacji.
Konfigurowanie nagłówków, stopek i powtarzających się wierszy
Poziomy plik PDF ma zalety, gdy nagłówki i stopki są zorientowane prawidłowo w stosunku do szerszej strony. Kliknij kartę Wstaw, wybierz opcję Nagłówek i stopka i zaprojektuj nagłówek obejmujący całą szerokość poziomą. Dołącz tytuł dokumentu po lewej stronie, numer strony pośrodku i datę po prawej stronie, aby uzyskać profesjonalny układ w stylu raportu. Nagłówek i stopka automatycznie obracają się wraz z orientacją strony, więc nie jest wymagana żadna specjalna konfiguracja dostosowana do orientacji poziomej.
W przypadku arkuszy, w których nagłówki kolumn w pierwszym wierszu wskazują, co zawiera każda kolumna, skonfiguruj te wiersze nagłówków tak, aby powtarzały się u góry każdej drukowanej strony. Kliknij kartę Układ strony, wybierz opcję Drukuj tytuły i w polu Wiersze do powtórzenia u góry wprowadź zakres wierszy, np. 1:1 USD dla pierwszego wiersza. Na stronie poziomej, która obejmuje wiele zadrukowanych arkuszy w kierunku pionowym, powtarzający się wiersz nagłówka pomaga czytelnikowi zachować orientację.
Przeglądanie i eksportowanie poziomego pliku PDF
Przed zatwierdzeniem pliku PDF skorzystaj z podglądu wydruku, aby dokładnie sprawdzić, jak będzie wyglądał wydruk w orientacji poziomej. Przejdź do opcji Plik, wydrukuj i przejrzyj każdą stronę w podglądzie. Sprawdź, czy wszystkie kolumny mieszczą się na szerokości strony, czy dane nie rozlewają się na dodatkowe strony zawierające tylko jedną lub dwie kolumny oraz czy nagłówki i stopki są prawidłowo umieszczone. Przełącz drukarkę na Microsoft Print to PDF lub preferowaną drukarkę PDF na liście rozwijanej drukarek, a następnie kliknij Drukuj, aby wygenerować plik PDF.
W przypadku skoroszytów zawierających wiele arkuszy w orientacji poziomej wyeksportuj cały skoroszyt jako pojedynczy plik PDF, wybierając opcję Drukuj cały skoroszyt w ustawieniach drukowania. Każdy arkusz zaczyna się na nowej stronie. Sprawdź w wynikowym pliku PDF, czy orientacja strony jest konsekwentnie pozioma na wszystkich arkuszach. Jeśli dowolny arkusz powróci do orientacji pionowej, otwórz ten arkusz w programie Excel i potwierdź, że jego indywidualne ustawienie orientacji to Pozioma, a nie dziedziczenie domyślnego ustawienia pionowego.
Rozwiązywanie typowych problemów z eksportem krajobrazu
Najczęstszym problemem związanym z poziomymi plikami PDF programu Excel jest to, że wydruk wygląda inaczej niż podgląd wydruku. Dzieje się tak, gdy wybrany sterownik drukarki używa innych domyślnych marginesów niż moduł renderujący podgląd. Przed skonfigurowaniem układu strony zawsze ustaw aktywną drukarkę na Microsoft Print na PDF lub Adobe PDF, ponieważ Excel dostosowuje swój podgląd i obliczenia podziału strony na podstawie możliwości wybranej drukarki.
Innym częstym problemem jest to, że zablokowane okienka lub podzielone okna w widoku programu Excel wpływają na wydruk pliku PDF. Program Excel może powtarzać zablokowane wiersze lub kolumny na każdej drukowanej stronie w sposób, który wygląda poprawnie, ale daje nieoczekiwane wyniki w przypadku zmiany orientacji strony. Przed eksportem odblokuj wszystkie panele i usuń wszystkie podzielone okna. Przejrzyj podgląd wydruku bez zablokowanych okienek, aby zobaczyć, jak będzie wyglądał rzeczywisty wydruk.
WukongPDF może scalić lub skompresować wynikowy plik PDF w orientacji poziomej, jeśli rozmiar pliku z wieloarkuszowego eksportu do programu Excel przekracza limity załączników do wiadomości e-mail. Konfiguracja strony odbywa się w programie Excel. Zarządzanie plikami po eksporcie odbywa się za pomocą narzędzia PDF.
Zachowywanie formuł i odwołań do komórek w pliku PDF
Eksport poziomy Excel do formatu PDF przechwytuje widoczne wartości w komórkach, a nie formuły, które je utworzyły. Jeśli plik PDF musi zawierać zarówno wartości, jak i sposób ich obliczenia, dodaj oddzielny arkusz lub adnotację tekstową dokumentującą formuły przed eksportem. Plik PDF zachowuje wynik. Adnotacja zachowuje metodologię.
W przypadku regularnie aktualizowanych skoroszytów utwórz makro eksportu do pliku PDF, które standaryzuje ustawienia strony, orientację, obszar wydruku i skalowanie dla każdego arkusza. Makro eliminuje potrzebę ręcznego konfigurowania każdego arkusza przed każdym eksportem i zapewnia spójne wyniki niezależnie od tego, kto przeprowadza eksport. Proste makro VBA zapisane jednorazowo i przypisane do przycisku na wstążce pozwala zaoszczędzić minuty czasu konfiguracji przy każdym cyklu eksportu.
W przypadku powtarzającego się eksportu w poziomie Excel do formatu PDF zapisz skoroszyt ze wszystkimi konfiguracjami ustawień strony jako plik szablonu. Szablon obejmuje orientację poziomą, obszar wydruku, skalowanie, nagłówki i stopki oraz powtarzające się wiersze. Każdy, kto potrzebuje wyeksportować nową wersję, otwiera szablon, aktualizuje dane i eksportuje do pliku PDF ze wszystkimi ustawieniami już poprawnie skonfigurowanymi.
Szybkim sposobem sprawdzenia, czy wydruk PDF w orientacji poziomej z programu Excel jest prawidłowy, jest sprawdzenie wymiarów strony PDF we właściwościach dokumentu. Strona z listem poziomym powinna mieć wymiary 11 na 8,5 cala. Jeśli wymiary wynoszą 8,5 na 11, strona jest nadal ułożona pionowo, a ustawienie orientacji dla tego konkretnego arkusza nie zostało zastosowane przed eksportem.
Podejście poziome Excel do PDF sprawdza się najlepiej, gdy arkusz kalkulacyjny jest projektowany z myślą o ostatecznym pliku PDF. Szerokości kolumn, rozmiary czcionek i wymiary wykresów wybrane do wyświetlania na ekranie mogą nie przekładać się dobrze na stronę drukowaną w orientacji poziomej. Od początku zaprojektuj arkusz kalkulacyjny pod kątem jego końcowego nośnika wyjściowego.
Ostatnia kontrola przed dystrybucją krajobrazu Excel do formatu PDF: otwórz plik PDF na telefonie i upewnij się, że kolumny arkusza kalkulacyjnego są czytelne bez nadmiernego powiększania. Strony poziome wyświetlane na ekranach telefonów ustawionych pionowo mogą być trudne do odczytania.
Krok Drukowanie PDF w przypadku arkuszy kalkulacyjnych w orientacji poziomej wymaga szczególnej uwagi, ponieważ nie wszystkie drukarki prawidłowo radzą sobie z orientacją poziomą. Upewnij się, że ustawienia drukarki odpowiadają orientacji pliku PDF, aby uniknąć nieoczekiwanego wydruku w orientacji pionowej.
Wypróbuj Excel do pliku PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.