Wieloarkuszowy skoroszyt programu Excel jest drukowany w formacie PDF i wychodzi z każdym arkuszem, tworząc strony o nieco innych wymiarach. Strona trzecia jest o ułamek cala szersza niż strona druga. Strona siódma ma marginesy, które nie odpowiadają stronie piątej. Podczas przewijania pliku PDF granice strony wyraźnie przeskakują z jednego arkusza na drugi. Dzieje się tak, ponieważ program Excel niezależnie przypisuje ustawienia rozmiaru strony i marginesów do każdego arkusza, a ustawienia te często ulegają rozbieżnościom w trakcie działania skoroszytu, gdy różne osoby edytują różne arkusze. Zrozumienie, dlaczego występują niedopasowane rozmiary stron, jest pierwszym krokiem w kierunku naprawienia wyniku Excel do formatu PDF.
Jak Excel określa rozmiar strony dla każdego arkusza
Każdy arkusz programu Excel ma własną konfigurację ustawień strony, przechowywaną oddzielnie od danych komórki. Konfiguracja ta obejmuje rozmiar papieru, orientację, szerokość marginesów, zawartość nagłówka i stopki oraz definicję obszaru wydruku. Podczas drukowania lub eksportowania do pliku PDF program Excel przetwarza każdy arkusz niezależnie i stosuje własne ustawienia strony. Jeśli Arkusz 1 jest skonfigurowany dla rozmiaru Letter z wąskimi marginesami, a Arkusz 2 jest skonfigurowany dla formatu A4 z szerokimi marginesami, powstały plik PDF będzie zawierał mieszankę wymiarów strony.
Ustawienia strony dla każdego arkusza nie są widoczne w normalnym widoku siatki komórek. Aby zobaczyć bieżące ustawienia, musisz przełączyć się do widoku Układ strony lub otworzyć okno dialogowe Ustawienia strony. Ta niewidoczność powoduje, że niedopasowane ustawienia Rozmiar strony PDF często pozostają niezauważone, dopóki plik PDF nie zostanie wygenerowany i ktoś nie zauważy przeskakujących granic stron. Zeszyt ćwiczeń przekazywany między kolegami z różnych krajów jest szczególnie narażony na ataki, ponieważ jedna osoba mogła ustawić arkusze w formacie A4, podczas gdy inna korzystała z Letter.
Wypróbuj Excel do pliku PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.
Sprawdzanie i standaryzacja ustawień strony na wszystkich arkuszach
Najbardziej niezawodnym sposobem na wykrycie niezgodnych ustawień strony jest sprawdzenie każdego arkusza z osobna przed eksportem. Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolną kartę arkusza i wybierz opcję Wybierz wszystkie arkusze. Spowoduje to grupowanie wszystkich arkuszy w taki sposób, że każda wprowadzona zmiana w ustawieniach strony będzie dotyczyć wszystkich arkuszy jednocześnie. Po wybraniu wszystkich arkuszy otwórz kartę Układ strony na wstążce. Kliknij listę rozwijaną Rozmiar i potwierdź, że wszystkie arkusze korzystają z tego samego rozmiaru papieru. Kliknij listę rozwijaną Orientacja i ustaw spójnie wszystkie arkusze na Pionową lub Poziomą. Kliknij Marginesy i wybierz te same ustawienia marginesów dla każdego arkusza.
Po ujednoliceniu ustawień strony i zgrupowaniu wszystkich arkuszy, rozgrupuj je, klikając prawym przyciskiem myszy kartę arkusza i wybierając opcję Rozgrupuj arkusze. Następnie przewiń każdy arkusz w widoku układu strony, aby wizualnie sprawdzić, czy strona jest podzielona, a marginesy wyglądają spójnie. Zwróć szczególną uwagę na arkusze z szerokimi tabelami, dla których mogła być ustawiona opcja Pozioma, podczas gdy w pozostałej części skoroszytu używana jest opcja Pionowa. Te zamierzone różnice w orientacji są prawidłowe, ale spowodują różne wymiary strony w pliku wyjściowym PDF. Jeśli spójny rozmiar strony jest ważniejszy niż optymalna orientacja każdego arkusza, należy również ujednolicić orientację.
Korzystanie z opcji skalowania w celu dopasowania zawartości do jednolitej strony
Standaryzacja rozmiaru papieru i marginesów nie gwarantuje, że treść będzie dobrze zmieścić się na każdej stronie. Szeroka tabela, która wcześniej była drukowana na dwóch arkuszach w orientacji poziomej, może teraz przekraczać granice strony w trybie pionowym. Użyj opcji skalowania w oknie dialogowym Ustawienia strony, aby dostosować sposób odwzorowania zawartości każdego arkusza na znormalizowaną stronę. Opcja Dopasuj do skaluje cały arkusz tak, aby zmieścił się w określonej liczbie stron szerokości i określonej liczbie stron wysokości.
Ustawienie opcji Dopasuj na 1 stronę szerokości poprzez pozostawienie pustego wysokiego pola powoduje, że program Excel przeskaluje szerokość w celu dopasowania do pojedynczej strony, jednocześnie umożliwiając zwiększenie wysokości na dowolną liczbę stron. Zapobiega to typowemu problemowi Drukowanie PDF, w którym tabela z jedną dodatkową kolumną tworzy przeważnie pustą drugą stronę z pojedynczą wąską kolumną danych. Jeśli przeskalowany tekst stanie się zbyt mały, aby go odczytać, dostosuj obszar wydruku, aby wykluczyć niepotrzebne kolumny lub ustaw skalowanie na minimalną czytelną wartość procentową, zamiast umieszczać cały arkusz na jednej stronie.
Ustawianie obszaru wydruku dla każdego arkusza
Niezdefiniowany lub niespójny obszar wydruku to kolejne częste źródło nieoczekiwanych zmian w rozmiarze strony. Jeśli jeden arkusz ma zdefiniowany obszar wydruku od A1 do K45, a inny arkusz nie ma zdefiniowanego obszaru wydruku, Excel drukuje cały używany zakres drugiego arkusza, który może znacznie wykraczać poza zamierzony zakres. Przed eksportem do pliku PDF ustaw obszar wydruku dla każdego arkusza. Zaznacz komórki, które powinny pojawić się w wynikach, kliknij kartę Układ strony i wybierz opcję Obszar wydruku, a następnie Ustaw obszar wydruku.
Po ustawieniu obszarów wydruku na wszystkich arkuszach użyj ekranu Podgląd wydruku, aby sprawdzić wydruk każdego arkusza przed zatwierdzeniem pliku PDF. Podgląd pokazuje dokładnie, co pojawi się w pliku PDF, łącznie z podziałami stron dzielącymi tabele na arkusze. Rozwiąż wszelkie niewygodne podziały stron, dostosowując wysokość wierszy, szerokość kolumn lub granice obszaru wydruku. Dodatkowe minuty spędzone w Podglądzie wydruku oszczędzają frustracji związanej z generowaniem pliku PDF, odkrywaniem problemów z układem, naprawianiem ich i ponownym generowaniem pliku.
Eksportowanie do pliku PDF ze spójnymi ustawieniami
Po skonfigurowaniu wszystkich arkuszy tego samego rozmiaru strony, orientacji, marginesów i obszaru wydruku wyeksportuj skoroszyt do pliku PDF. W Excelu przejdź do Plik, następnie Eksportuj i wybierz Utwórz PDF. W oknie dialogowym opcji eksportu w obszarze Opublikuj co wybierz opcję Cały skoroszyt, a nie Aktywne arkusze. Dzięki temu wszystkie arkusze zostaną uwzględnione. Kliknij przycisk Opcje i sprawdź, czy ustawienia publikowania odpowiadają wybranym wyborom standaryzacji. Sprawdź, czy właściwości dokumentu i znaczniki struktury dokumentu dotyczące dostępności są włączone, jeśli plik PDF będzie szeroko rozpowszechniany.
Po wygenerowaniu pliku PDF otwórz go i przewiń każdą stronę. Wymiary strony powinny teraz być spójne w poszczególnych arkuszach. Jeśli jakikolwiek arkusz nadal generuje strony o innych wymiarach, wróć do tego arkusza w Excelu i sprawdź jego indywidualne ustawienia strony, które mogły zostać wykluczone z wyboru grupy, jeśli były ukryte lub chronione. WukongPDF może skompresować lub scalić końcowy plik PDF, jeśli rozmiar pliku ze skoroszytu składającego się z wielu arkuszy przekracza limity załączników do wiadomości e-mail, ale standaryzacja ustawień strony programu Excel przed eksportem pozostaje najskuteczniejszym sposobem zapobiegania niedopasowanym rozmiarom stron.
Praca ze skoroszytami programu Excel utworzonymi w różnych systemach operacyjnych
Skoroszyty programu Excel edytowane na komputerach z systemem Windows i Mac są szczególnie podatne na niespójności w rozmiarach stron, ponieważ w obu systemach operacyjnych używane są różne domyślne rozmiary papieru i sterowniki drukarek. Domyślny rozmiar papieru w systemie Windows wynosi 8,5 na 11 cali. macOS również domyślnie korzysta z US Letter, ale podsystem drukarek na komputerze Mac odwzorowuje wymiary strony za pomocą systemu drukowania CUPS, który może interpretować marginesy i skalowanie nieco inaczej niż podsystem drukowania GDI systemu Windows.
Te różnice w systemach operacyjnych mogą powodować różnice w wielkości strony wynoszące kilka dziesiątych cala, które są na tyle subtelne, że mogą pozostać niezauważone na ekranie, ale oczywiste, gdy wydrukowane strony są ułożone razem lub gdy plik PDF jest przeglądany na dwóch stronach rozkładówek, w których sąsiadujące ze sobą strony powinny być idealnie wyrównane. Jeśli skoroszyt będzie edytowany w wielu systemach operacyjnych przed eksportem do pliku PDF, wyznacz jeden system jako ostateczną maszynę eksportu i wykonaj na tym komputerze standaryzację wszystkich ustawień strony przed utworzeniem pliku PDF.
Przed ostatecznym eksportem użyj WukongPDF, aby scalić dodatkowe strony lub skompresować dane wyjściowe, jeśli wieloarkuszowy plik PDF przekracza limity załączników do wiadomości e-mail. Standaryzacja ustawień strony Excel zapobiega niedopasowaniu rozmiarów, a dedykowane narzędzie PDF obsługuje zarządzanie plikami po eksporcie.
Ukryte wiersze i kolumny w programie Excel mogą powodować nieoczekiwane zachowanie rozmiaru strony w wynikach PDF. Jeśli arkusz zawiera ukryte kolumny wykraczające poza widoczny obszar wydruku, program Excel może uwzględnić ukrytą zawartość w obliczeniach szerokości strony. Przed eksportem odkryj tymczasowo wszystkie wiersze i kolumny, aby zobaczyć pełny zakres danych, a następnie usuń ukrytą zawartość lub dostosuj obszar wydruku, aby ją wyraźnie wykluczyć.
Sterownik drukarki wybrany w programie Excel może mieć wpływ na wymiary strony PDF, ponieważ program Excel wysyła do drukarki zapytania o obsługiwane rozmiary papieru i domyślne marginesy. Jeśli wybrana drukarka jest urządzeniem fizycznym obsługującym niestandardowy papier, wydruk PDF może odziedziczyć nieoczekiwane ustawienia rozmiaru strony. Aby uzyskać spójny wydruk w formacie PDF, przed otwarciem pliku Excel ustaw drukarkę domyślną na Microsoft Print to PDF.
Programy Excel dla komputerów Mac i Excel dla systemu Windows w różny sposób obsługują niektóre funkcje konfiguracji strony, zwłaszcza nagłówki i stopki zawierające grafikę. Arkusz z logo firmy w nagłówku może być renderowany w nieco innych wymiarach w każdym systemie operacyjnym, ponieważ algorytmy skalowania obrazu są różne. Jeśli skoroszyt zostanie wyeksportowany do pliku PDF na obu platformach, przetestuj dane wyjściowe na każdej z nich i określ, która platforma zapewnia preferowany wynik w ostatecznej kopii dystrybucyjnej.
Dystrybuując plik PDF do odbiorców, którzy mogą wydrukować go na papierze o innym formacie niż ten użyty do eksportu, dołącz notatkę w nagłówku wiadomości e-mail lub dokumentu wskazującą zamierzony rozmiar papieru. Plik PDF sformatowany na papierze A4 wydrukowany w formacie Letter przez odbiorcę z Ameryki Północnej może mieć lekko przycięte marginesy. Ustawienie rozmiaru strony PDF odpowiadającego najpopularniejszemu rozmiarowi papieru wśród odbiorców minimalizuje ten problem.
Wypróbuj Excel do pliku PDF
Nie wymaga instalacji. Działa bezpośrednio w Twojej przeglądarce.